Rozhodlo sa využiť základné komponenty existujúceho integrovaného knižničného systému, ktorý už poskytuje požadované funkcie – databázový manažment, katalogizačný modul a www prístup. Na konverziu údajov z externých zdrojov, ktorá je príliš špecifická, sa predpokladal vývoj modulu realizovaného na platforme voľne dostupného programu USEMARCON.

Z časového hľadiska bolo zrejmé, že zásadná zmena sa nemôže robiť v zhone, pretože vyžaduje starostlivé plánovanie a analýzu potrieb a potenciálnych riešení. Samotná implementačná fáza si tiež vyžaduje určitý čas, najmä ak je potrebný špecifický vývoj a adaptácia dodaného softvéru, ako aj starostlivé testovanie a hodnotenie výsledkov. Na druhej strane sa konštatovalo, že údržba starého systému je čoraz obtiažnejšia. Systém mal byť z uvedených dôvodov spustený v roku 2004, čo si vyžadovalo rozhodnúť o systéme začiatkom roku 2003, ako aj to, že verejné obstarávanie sa musí uskutočniť v poslednom štvrťroku 2002.

Správna rada ISSN v roku 2001 schválila a vyčlenila potrebné rozpočtové zdroje a načrtla hlavné zámery projektu nového informačného systému. Ustanovila medzinárodný riadiaci a dozorný výbor a určila manažéra projektu.

Konečné technické špecifikácie pre nový informačný systém navrhol malý implementačný tím v MC ISSN v období od októbra 2002 do februára 2003 na podklade materiálu vypracovaného francúzskou konzultačnou firmou Six et Dix na prelome rokov 2001/2002. Na spracovanie návrhu administratívnych dokumentov pre tender MC ISSN prizvalo špecializovanú právnu pomoc. Napriek skutočnosti, že MC ISSN ako medzivládna organizácia nie je viazaná európskymi zásadami verejného obstarávania, rozhodlo sa aplikovať francúzsky zákon. Dňa 18. októbra 2002 sa vypísala verejná súťaž (tender) na dodávku softvéru a služieb na implementáciu nového informačného systému. Mala dve etapy. Počas prvej, organizovanej v novembri 2002, sa zaslal obsiahly opis projektu spolu so zmluvnými podmienkami viac než 120 záujemcom a spoločnostiam, ktoré sa požiadali o vyjadrenie záujmu zúčastniť sa, o zaslanie potrebných údajov (finančné podmienky, referencie a pod.) a o potvrdenie schopnosti implementovať systém s požadovanými vlastnosťami v danej lehote. Prihlášky zaslalo 13 spoločností, riadiaci výbor projektu napokon vybral 5 najsľubnejších kandidátov, ktorým sa v marci 2003 zaslali podrobné technické špecifikácie.

Začiatkom mája 2003 riadiaci výbor overil referencie a po starostlivom posúdení všetkých kritérií (technických, ekonomických...) vybral ponuku založenú na rozšírených moduloch integrovaného knižničného systému Virtua (VTLS – USA). Jeho prednosťou bolo najmä dôsledné rešpektovanie formátu MARC 21. Rokovania MC ISSN a VTLS od mája do septembra 2003 sa týkali rôznych aspektov projektu (manažment projektu, školenie, implementačný kalendár, kapacita spoločnosti, náklady). Druhá fáza sa ukončila 15. septembra 2003 podpisom kontraktu na dodávku upraveného katalogizačného modulu, portálu a na vypracovanie špeciálnych konverzných a kontrolných programov na vstup a výstup údajov. Príprava nového informačného systému ISSN si vyžiadala niektoré opatrenia v rámci vnútornej organizácie a postupov. MC ISSN zamestnalo experta na zabezpečenie formálnych procedúr a kontaktov s VTLS, ktorý organizoval pravidelné mesačné porady s manažérom projektu a riešiteľským tímom z MC ISSN (vrátane kontaktov s VTLS).

Vypracoval sa plán kontroly kvality, ktorý stanovuje pravidlá pre vzťahy VTLS a MC ISSN v tomto špecifickom projekte a pokrýva manažment komunikácie, zmeny, riziká, testy, akceptáciu. Implementácia na báze Virtua sa naplánovala na 18 mesiacov (september 2003 – marec 2005). Posledné tri mesiace roku 2003 sa v spolupráci s VTLS venovali vypracovaniu detailných technických špecifikácií založených na požiadavkách predložených v súťažných podkladoch.

Implementácia nového informačného systému ISSN

Praktická implementácia nového systému (špecifický vývoj a rozšírenia, modifikácia Virtuy) sa rozdelila na 3 fázy. Každá fáza má vlastné verifikačné a kontrolné procedúry (1 mesiac na “Capability Acceptance” a 3 mesiace na “Regular Service Verification”) a zodpovedá príslušným platbám.

Prvá fáza, zameraná na vybudovanie základného katalógu, počítala s konverziou registra do formátu MARC 21 v máji 2004 a s akceptáciou do konca roku 2004. Druhá fáza sa mala zamerať na rozšírenie externých pracovných formátov na vstup a výstup (ISSN MARC, UNIMARC, ONIX, DublinCore, OpenURL...) tak, aby od 16. apríla 2005 systém pracoval v ostrom režime. V tretej fáze sa mali riešiť niektoré špeciálne postupy, ako je napríklad manažment URL liniek, správa rôznych verzií záznamov (napr. žiadostí o pridelenie ISSN) s príslušnými kontrolnými procedúrami.

1. implementačná fáza sa realizovala v prvých šiestich mesiacoch roku 2004. Jej výstupom je možnosť prieskumu (search) cez OPAC a Portál, ďalej katalogizácia vo formáte MAR C21, ukladanie a výber súborov údajov zo systému vo formáte ISSN-MARC alebo UNIMARC (s výnimkou konverzie z/do Dublin Core a ONIX pre seriály). Táto fáza rieši základné problémy správy ISSN registra a validačné procedúry ISSN záznamov na rovnakej úrovni funkcionality, akú mal pôvodný systém. Zahŕňa aj definitívnu migráciu bibliografických údajov na produkčné účely.

2. implementačná fáza rozširuje základnú funkcionalitu systému dosiahnutú v 1. fáze najmä o:

• konverzie iných MARC formátov na vstup údajov (ONIX pre seriály, Dublin Core),
• manažment zoznamu skrátených slov z kľúčových názvov,
• automatické generovanie väzobných údajov o tituloch vo väzobných poliach,
• automatizované generovanie predmetových hesiel “captions” (založené na indexoch MDT/Dewey v poliach 080/082) a implementáciu zodpovedajúcich prieskumov v portáli,
• Open URL v portáli ako cieľ aj ako zdroj umožňujúci použiť ISSN ako pointer k existujúcim prameňom, ktorý bude založený na aktuálnej situácii používateľa,
• štatistiku a správy zodpovedajúce uvedeným položkám.

Do 3. implementačnej fázy sa zaradil vývoj nasledujúcich modulov:

• vytvorenie databázy na podávanie žiadostí o pridelenie ISSN a “kandidátske pramene” (záznamy bez ISSN),
• www formuláre na pridelenie ISSN a požiadavky na overovanie ISSN,
• generovanie zoznamov ISSN (portál),
• hyperlinky pre rodiny ISSN (portál),
• XML formáty na vstup a výstup (DublinCore, Onix pre seriály),
• manažment URL v záznamoch,
• generovanie usporiadaných zoznamov podľa ISSN a podľa názvov cez portál,
• štatistiky a správy zodpovedajúce spomínaným položkám.

Hoci systém bude umožňovať komunikáciu údajov v celej palete formátov, na vstup sa odporúča využitie online klienta systému a, pokiaľ možno, vstupný formát MARC 21. Komunikácia v systéme Virtua medzi serverom a klientmi sa uskutočňuje na báze protokolu Z39.50 s neoptimalizovaným profilom. Katalogizátori v MC ISSN (ale potenciálne aj z jednotlivých NA ISSN, ktoré budú túto vlastnosť využívať) budú používať klienta systému Virtua (Virtua Client – VC) na tvorbu bibliografických záznamov. Systém vnútorne pracuje s univerzálnym súborom znakov UNICODE UTF8, záznamy ISSN sa realizujú v rozšírenom podsúbore znakov LATIN. Systém je založený na štruktúre údajov MARC 21, avšak schopný konvertovať záznamy dodané vo formáte UNIMARC alebo ISSN-MARC. Súbory zasielané národnými centrami do MC ISSN budú importované do systému na základe vylepšeného pracovného postupu bez časového oneskorenia. Zásadnou inováciou bude, že v novom integrovanom informačnom systéme sa akákoľvek zmena údajov okamžite sprístupní používateľom cez WWW alebo prostrednictvom Z39.50. V marci 2004 sa podpísal kontrakt s CINES, jedným z najväčších výpočtových centier francúzskych vysokých škôl v Montpelier. CINES bude hostiť servery nového systému a zabezpečovať prístup cez internet prostredníctvom francúzskej chrbticovej siete Renater. CINES bude zabezpečovať pravidelné zálohovanie a základnú údržbu a počítačová sekcia IC ISSN bude administrovať systém.

Portál ISSN – Virtua má dve verzie rozhrania (skin). Prvé, ktoré dovoľuje neobmedzený prístup k všetkým typom záznamov v systéme a k ich úplnému obsahu, je určené pre sieť národných centier ISSN a ďalších vybraných potenciálnych partnerov. Druhá verzia, ktorá má poskytovať obmedzený prístup k záznamom v registri bez interných údajov a poznámok, je určená pre abonentov a externých používateľov. Obe rozhrania dovolia okrem prieskumu v databáze ISSN vstupovať prostredníctvom protokolu Z39.50 do ďalších katalógov (napr. Library of Congress).

Pracuje sa s kompletnou databázou, predovšetkým online, t. j. aktuálne zmeny záznamov sú okamžite viditeľné – v reálnom čase (s výnimkou niektorých indexov). Cez portál však budú viditeľné iba záznamy, ktoré prejdú validačnými procedúrami. Systém bude aj naďalej dovoľovať nahrávanie záznamov v dávkovom režime, kde sa predpokladá maximálny čas spracovania do 24 hodín. WWW prístup je integrálnou časťou nového systému s funkcionalitami ISSN Online. Prístup bude však v širšom rozsahu prostredníctvom Z39.50 klientov.

Centrálny register ISSN je budovaný na báze programového systému Virtua a opiera sa o architektúru typu klient/server. Národné agentúry budú môcť pracovať s katalogizačným klientom a budú mať k dispozícii prístup cez ISSN portál. Každý z typov prístupu podlieha samostatnej licencii. Virtua je implementovaná v operačnom prostredí Linux. Má dve vrstvy – databázový systém Oracle a aplikáciu servera Virtua. Používanie systému Virtua sa licencuje podľa celkového počtu univerzálnych prístupových kanálov bez rozlíšenia kategórie klienta. V súčasnosti je v ISSN IC k dispozícii licencia na 64 prístupových kanálov (connection slots), ktoré sa dynamicky prideľujú a spoločne využívajú. Na základe technických špecifikácií vypracovaných VTLS bolo oslovených viacero hardvérových spoločností. Nakoniec sa vybrali servery HP Linux (jeden na databázu a jeden na portál).

Od formátu ISSN-MARC k MARC 21

Medzinárodný systém ISSN používal fomát ISSN-MARC, ktorý je podmnožinou US MARC. Prax a zosúlaďovanie pravidiel ISSN s AACR a ISBD (CR) ukázala zastaranosť a nespôsobilosť formátu ISSN-MARC na adaptáciu zmien. Problém nastal pri snahách aplikovať nové kódy do formátu, ktoré prijali ISBD a AACR, napr. kód frekvencie pre integrujúce pokračujúce pramene. Kód použitý v MARC 21 sa používal v ISSN formáte pre iné frekvencie. Taktiež snaha MC ISSN o vypracovanie konverzného programu pre importovanie dát z UNIMARC-u ukázala zastaranosť formátu. V rámci prípravy projektu počítačového systému, o ktorom sme podrobnejšie už hovorili, sa uskutočnil prieskum, ktorého cieľom bolo zmapovať používanie formátov v rámci systému ISSN. Aplikácie bibliografických formátov MARC 21 a UNIMARC národnými agentúrami a národnými knižnicami potvrdzujú širokú a rôznorodú prax formátov pre katalogizáciu pokračujúcich prameňov. Vo väčšine týchto aplikácií sa bibliografické formáty používajú na tvorbu popisných bibliografických záznamov, s výnimkou polí pre holdingové údaje pokračujúcich prameňov v knižniciach.

Revízia ISSN formátu sa začala v roku 2002. V rámci výmeny medzinárodného systému ISSN sa dohodlo, že výmennými formátmi pre ISSN údaje budú okrem ISSN-MARC aj MARC 21 a UNIMARC. Na konferencii riaditeľov národných centier ISSN bola založená pracovná skupina pre otázky formátov, ktorá spracovala profil MARC 21 a UNIMARC a oba formáty sa porovnali s formátom ISSN-MARC. Zistilo sa, že aplikácie oboch formátov majú určité rozdiely a miestne špecifiká. Pracovná skupina pre formáty pri MC ISSN počas dvoch rokov postupne zapracovávaním pripomienok od národných centier a na základe skúseností knižníc používajúcich MARC 21 vypracovala požadovaný formát.

Nový ISSN formát bude podmnožinou polí MARC 21, ktorý sa tiež môže preklápať do UNIMARC-u a z neho. Záznamy, ktoré sa budú importovať z národných centier, budú obsahovať viac polí, ako to bolo doteraz. Zámerom je importovať všetky bibliografické záznamy s výnimkou holdingov.

Spracovanie záznamov ISSN v novom informačnom systéme

Architektúra systému sa opiera o dve produkčné databázy – hlavnú a pomocnú. Pomocná databáza sa pripravila na zadávanie požiadaviek a prihlášok na registráciu nových titulov (obr. 1). V hlavnej databáze registra sa vyskytuje 7 kategórií záznamov, pre ktoré platia špeciálne validačné kritériá:

1. Free – voľné, ktoré ešte nie sú pridelené.

2. Legacy – zdedené záznamy z Bowkera a NST, záznamy, ktoré sa prideľovali v rámci “New serial titles” v Amerike automaticky, tieto sa postupne validujú v MC ISSN, ak sú duplicitné, zrušujú sa a radia do kategórie cancelled.

3. Validation request – overovanie ISSN pre externých používateľov.

4. Work records – pracovné záznamy slúžiace ako tranzitné záznamy (free ISSN – work record – Register ISSN, ISSN request – work record – ISSN Register).

5. Register records – záznamy registra, ktoré prešli validáciou.

6. Cancelled – zrušené záznamy.

7. Suppressed – potlačené záznamy.

Programové vybavenie klienta Virtua-ISSN sa líši od štandardného programu. Dodávateľ systému upravil a rozšíril funkcionalitu na základe požiadaviek siete ISSN s cieľom optimalizovať postupy pri spracovaní seriálov a pokračujúcich prameňov. Agentúry, ktoré budú vykonávať online katalogizáciu, budú mať možnosť vidieť cez klienta všetky záznamy, avšak prístup budú mať len k editovaniu svojich záznamov. Prihlásenie (login) je asociované s kódom príslušného národného centra, čo dovoľuje kontrolovať právo na zasahovanie do záznamov. Pri katalogizácii vo Virtue v systéme ISSN vlastne už nepôjde o vytváranie záznamov, ale o ich editovanie. Katalogizátor si vyberie z bloku voľných ISSN nové číslo, ktoré mu systém poskytne spolu s formulárom, v ktorom už sú preddefinované základné údaje. Katalogizátor má možnosť rozšíriť pripravený formulár s voľným ISSN na formulár so všetkými preddefinovanými poliami MARC 21 pomocou editora MARC a funkcie Merge špeciálne implementovanej pre systém Virtua-ISSN. Formulár sa upraví do podoby konkrétneho záznamu, ktorý sa uloží do databázy.

Výhody online katalogizácie prostredníctvom klienta Virtua:

• okamžitá integrácia údajov v medzinárodnej databáze, pričom používatelia budú môcť okamžite získať prístup k záznamom,
• okamžitý prístup k celej databáze ISSN pri overovaní údajov,
• okamžitá validácia a kontrola každej modifikácie záznamu,
• Windows aplikácie s možnosťou duplikovať, kopírovať a načítať (paste) záznam,
• Unicode UTF-8 set znakov, ktorý nevyžaduje žiadnu lokálnu adaptáciu softvéru a dovoľuje pre načítanie originálnej podoby písma kľúčových údajových prvkov (tag 880 MARC 21),
• ľahký a okamžitý prístup k aktuálnemu stavu prideľovania ISSN v blokoch v zodpovednosti jednotlivých národných centier,
• jednoduchý download záznamov vo formáte, ktorý sa môže ďalej spracovať inými oddeleniami domovskej inštitúcie národného centra (MARC 21, UNIMARC),
• prístup k vyslaným delegovaným, tzv. “legacy” záznamom (NST a BOWKER ISSN),
• nie sú potrebné žiadne exporty do medzinárodného centra, všetky ISSN a záznamy pod zodpovednosťou národného centra sú nepretržite univerzálne prístupné v reálnom čase, nie je treba kontrolovať, či záznam bol alebo nebol exportovaný,
• nie sú potrebné lokálne operácie na spravovanie systému,
• okamžitý prístup k záznamom cez protokol Z39.50,
• help pre online katalogizáciu v MARC 21,
• účasť v elektronickej skupine pre online katalogizáciu, čo umožní výmenu informácií a pomoc od kolegov, ktorí používajú tú istú katalogizáciu.

Národná agentúra ISSN v SR v Univerzitnej knižnici v Bratislave sa v súčasnosti pripravuje na prechod na online katalogizáciu. Kým doteraz sa záznamy zapisovali do lokálnej databázy Osiris, z ktorej sa pomocou FTP servera exportovali do MC ISSN a ďalší export sa robil do súborného katalógu periodík do formátu UNIMARC, teraz sa bude katalogizovať priamo prostredníctvom špeciálne upraveného klienta systému Virtua. Online katalogizácia zjednoduší spracovanie záznamov, odbremení pracovníkov agentúry od niektorých úkonov, ako je napr. exportovanie záznamov, administratíva spojená so zasielaním zrušených (cancelled) a potlačených (suppressed) záznamov ap., vylúči možnosť duplicitne pridelených ISSN a zabezpečí prehľadnosť v systéme prideľovania, pretože každé pridelené ISSN bude mať hneď pri pridelení svoj záznam v databáze. Prechod na online katalogizáciu v Národnej agentúre ISSN sa plánuje na január 2005.

Súčasný stav implementácie systému a výhľad do najbližšej budúcnosti

Test prototypu sa začal v januári 2004 a bol založený na údajoch poskytnutých MC ISSN v decembri 2003. Dňa 28. septembra 2004 začala bibliografická sekcia MC ISSN s ostrou prevádzkou systému. Prvá implementačná fáza, naplánovaná na 1. polrok 2004, sa mierne oneskorila kvôli prieťahom na strane dodávateľa systému (VTLS). Dosiahnutý stav dovoľuje katalogizovať vo formáte MARC 21, importovať a exportovať súbory záznamov v hlavných používaných formátoch (MARC 21, UNIMARC a ISSN-MARC). Združená fukcionalita systému dosiahla úroveň doterajšej implementácie registra ISSN a ISSN Online ako z hľadiska správy záznamov, tak aj ich prístupnosti cez WWW rozhranie. Databáza obsahuje úplný register ISSN a všetky typy záznamov, ktoré budú spracúvané v novom systéme, celkom viac než 1,8 mil. záznamov. Systém je v súčasnosti v pokusnej prevádzke a je naďalej postupne modifikovaný.

WWW brána nového informačného systému, ktorá nahradí systém ISSN Online, využíva upravený modul Virtua Chameleon iPortal [http://horus.issn.org:8000/]. Portál ISSN bude sprístupnený verejnosti po úplnej parametrizácii, overení a zmluvnom prevzatí (pôvodný plán počítal s termínom X. 2004).

Spolupráca s národnými centrami pri zadávaní – vstupe údajov je základným aspektom úspechu projektu. Implementácia nového počítačového systému je prirodzene primárnou zodpovednosťou MC ISSN. Národné centrá možno rozdeliť do niekoľkých kategórií, ktoré sa rozlišujú podľa spôsobu implementácie:

• používatelia Osiris: môžu pokračovať v zasielaní súborov vo formáte ISSN-MARC v protokole ISO 2709 ešte istý čas, ale mali by zvážiť možnosti, ktoré poskytuje nový systém,
• používatelia iných knižničných systémov: môžu exportovať záznamy vo formáte UNIMARC alebo v MARC 21 z vlastného prostredia, ak je to možné,
• používatelia systému Virtua-ISSN: budú používať online katalogizačného klienta Virtua na priamu katalogizáciu do centrálnej databázy registra.

MC ISSN poskytlo na testovanie do konca roka 2004 programové vybavenie klienta systému Virtua V.44 vrátane dokumentácie [5]. Programy a postup sa čiastočne líšia od štandardného balíka vzhľadom na to, že klient Virtua-ISSN bol modifikovaný na základe požiadaviek MC ISSN. Začiatkom roka 2005 sa očakáva inštalácia systému Virtua verzie 45, ktorá by mala byť štandardne používaná jednotlivými národnými agentúrami. Viacero národných agentúr už vyjadrilo záujem na využívaní katalogizačných klientov Virtua. V júli 2004 sa uskutočnilo prvé a v septembri druhé trojdenné školenie, ktoré absolvovalo zatiaľ sedem národných agentúr ISSN. Tri zo zúčastnených a v súčasnosti testujúcich agentúr sa odhodlali začať s priamou katalogizáciou už na jeseň 2004.

V rámci kontraktu sa dohodol nákup licencií zodpovedajúci počtu simultánnych relácií (connections) k dvom databázam: 64 + 16 = 80 klientov. Treba však poznamenať, že pravidelné používanie daného katalogizačného klienta v NA ISSN prakticky zmrazí jeden zo simultánnych prístupov, na ktoré je oprávnenie. Virtua klient, administračné nástroje, Z39.50 obsadzujú prístupové kanály (connection slot) na celý čas relácie permanentne. Prístup cez WWW sa automaticky udržiava s časovým presahom 1 min., pričom sa na 4 – 6 používateľov kalkuluje s 1 obsadeným prístupovým kanálom. Počty jednotlivých typov prístupu možno nastaviť a obmedziť podľa požiadaviek prevádzky a rozdeliť na prístupy cez ISSN klienta pre súbežne pracujúcich katalogizátorov (v súčasnosti sa vyhradilo 30 kanálov), na prístupy cez WWW (10 kanálov) a na ďalšie permanentné relácie (Z39.50, admin.). To môže pri vyššej záťaži predstavovať isté obmedzenia konektivity pre externých používateľov a ostatných pracujúcich katalogizátorov, a to bez ohľadu na priepustnosť komunikačných sietí. Katalogizační klienti, a tým viac katalogizačné relácie (sessions), hoci ich je v súčasnosti k dispozícii dostatočný počet, budú úzkoprofilovým zdrojom, ktorý nemožno jednoducho distribuovať bez zodpovedajúceho nastavenia a kontroly. V súčasnosti sa overuje vyhľadávanie záznamov cez OPAC a testuje sa sieťová záťaž portálu.

Špecifické úpravy programového vybavenia systému Virtua na účely medzinárodného systému ISSN, najmä drobné vylepšenia klienta systému, ktoré sa opierajú o dlhoročné praktické a teoretické poznatky a skúsenosti medzinárodnej siete ISSN v oblasti spracovania pokračujúcich prameňov, môžu v budúcnosti uplatniť i ďalší používatelia systému Virtua. A naopak, presadzovanie nových myšlienok v rámci medzinárodnej skupiny používateľov (Virtua Users Group – VUG) umožní priebežné zlepšovanie funkcionality systému a veľmi žiaducu výmenu skúseností. To napokon napomôže integráciu informačných systémov, spoločnú tvorbu a využívanie zdrojov a kapacít a v neposlednom rade harmonizáciu metodických prístupov a pracovných postupov prinajmenšom v rámci globálneho záberu medzinárodnej siete ISSN.

Zoznam bibliografických odkazov:

[1] Hymn to Osiris. In The Egyptian Book of the Dead. 1240 BC. The Papyrus of Ani. Translated by E. A. Wallis (http://www.touregypt.net/bkofdead.htm, 13. 10. 2004).

[2] The ISSN Network (http://www.issn.org:8080/pub/faqs/network,13. 10. 2004).

[3] MARC 21. Format for Bibliographic Data.1999 Edition & Updates 2001, 2002, 2003. Washington : Library of Congress.

[4] ISSN Manual. Cataloguing Part. Paris : ISSN International Centre, 2003.

[5] Dokumentácia systému Virtua, v. 44 a Inštalačné programy klienta ISSN-Virtua. CD-ROM