Digitalizačné pracovisko v UK TU Košice

Budovanie digitálnej knižnice v UK TU

V roku 2001 vznikla v Univerzitnej knižnici (UK) Technickej univerzity v Košiciach (TU) iniciatíva na budovanie digitálnej knižnice, ktorej súčasťou nie sú len externé zdroje, ale aj vlastný interný fond publikácií pracovníkov TU. Táto iniciatíva je v súlade s medzinárodným trendom budovania otvorených archívov [1], založených na princípoch interoperability systémov a ich lepšieho využívania v záujme prístupu k digitálnym zdrojom a službám. Jadrom projektu digitálnej knižnice UK TU je vývoj a implementácia informačného systému zabezpečujúceho získavanie, spracovávanie, uchovávanie a sprístupňovanie digitálnych zdrojov na úrovni úplných textov dokumentov publikačnej činnosti TU – EPC TU [2]. Systém EPC TU je navrhnutý na používateľsky orientované komplexné zabezpečenie celého procesu evidencie a registrácie publikačnej činnosti (PC) na TU. Niektoré súčasti systému sú už plne funkčné, iné sú vo vývoji a riešení. Ide o tieto základné procesy:

• elektronický zber podkladov: tvorba deskriptívnych metadát autormi, t. j. samotnými tvorcami primárnych zdrojov, prostredníctvom dynamických elektronických formulárov, s možnosťou pripojenia a prenosu (upload) úplného textu primárneho dokumentu;

• digitalizácia: transformácia jednotlivých strán tlačeného primárneho dokumentu do digitálnej podoby vo forme grafických súborov;

• bibliografické spracovanie: vzhľadom na to, že spracovanie je rozdelené medzi autora a katalogizátora, ide o verifikáciu, prípadne editáciu údajov vo formulári podľa digitálnej kópie primárneho dokumentu a pridanie administratívnych metadát;

• výstupná kontrola kvality: kontrola digitálneho obrazu a bibliografického záznamu;

• vyhľadávanie a prezentácia dát: vyhľadávanie cez webové rozhranie na základe popisných charakteristík dokumentu pomocou kľúčových slov, ich kombinácií a fráz, viacúrovňové sprístupňovanie (bibliografický záznam dostupný na internete, úplný text dostupný podľa podmienok zmluvy s autorom), prezentácia digitálnych kópií primárnych dokumentov v rôznych formátoch (html, doc, xml, pdf);

• výstupy a štatistiky: automatické generovanie požadovaných zoznamov publikačnej činnosti a ohlasov na rôzne využitie (akreditácie pracovísk TU, výstupy podľa požiadaviek grantových agentúr);

• manažérska nadstavba: štatistiky podľa potrieb pracovísk TU, “autorský systém“ prístupný cez webové rozhranie na definovanie prístupových práv k dokumentom (po implementácii digitálneho podpisu).

Počiatky digitalizácie

Zriadenie digitalizačného pracoviska (DP) v UK TU sa viaže na december 2001, v ktorom UK z prostriedkov grantu Ministerstva školstva SR na podporu informačných technológií na vysokých školách (IT MŠ SR 2001), za spolufinancovania TU, zakúpila vysokorýchlostný dokumentačný skener Fujitsu so softvérom VirtualReScan a dokumentačný server. Nutné hardvérové rozšírenie pracoviska, v záujme úschovy veľkého objemu dát, sme zabezpečili v rámci projektu IT MŠ SR 2002. Týmto boli vytvorené základné technické podmienky na štart prevádzky DP z hľadiska hardvéru.

V roku 2002 prebiehalo testovanie zariadení DP s následnou tvorbou technických, organizačných a personálnych návrhov. Zároveň UK iniciovala viaceré rokovania s manažmentom TU a fakúlt s cieľom navrhnúť požiadavky na informačný systém pre agendu publikačnej činnosti na TU a pracovné postupy akceptovateľné všetkými zúčastnenými, ako aj ich rôznorodé požiadavky:

• autori z TU: minimum práce s vykazovaním PC, spracovanie podkladov do databázy v čo najkratšom čase, jednoduchý prístup k personálnej bibliografii v požadovanom členení podľa druhu využitia a v štandardizovanej forme podľa STN ISO 690 a ISO 690-2.

• UK TU: z hľadiska používateľov – sprístupnenie digitálneho archívu publikácií autorov z TU používateľom, zefektívnenie a podpora zberu publikácií na evidenciu do UK, poskytovanie výstupov podľa požiadaviek, pridané funkčnosti a služby pre autorov a manažment TU; z hľadiska interných potrieb UK – zefektívnenie spracovania, minimalizácia manuálnych činností, kontrola nad systémom kvôli možnosti finančne nenáročných a flexibilných zmien podľa požiadaviek, podpora otvorených štandardov a iniciatív na zlepšenie prístupu používateľov k zdrojom, získavanie skúseností v oblasti tvorby digitálnej knižnice;

• manažment TU: jednoduchý prístup k bibliografii pracovísk a jednotlivcov v požadovanom členení a štandardizovanej forme za dané časové obdobie na rôzne využitie, najmä periodické hodnotenia pracovísk (akreditácie a evaluácie), grantové agentúry a pod., scientometrické hodnotenia pracovísk a jednotlivcov z TU, prezentácia a uchovanie výsledkov tvorivej práce autorov z TU do budúcnosti;

• študenti TU: jednoduchý 7/24 prístup k základnej študijnej literatúre.

V januári 2003, po ukončení základných vývojových prác na vývoji modulu pre digitalizáciu Scan a jeho testovacej prevádzky, začalo DP svoju rutinnú prevádzku v nadväznosti na spustenie modulu elektronického zberu podkladov na publikačnú činnosť eForm. Proces digitalizácie je viazaný na predchádzajúce vyplnenie a odoslanie elektronického formulára zo strany autora, keďže ku každému elektronickému formuláru sa dynamicky vygeneruje tzv. archívne číslo publikácie a heslo. Archívne číslo je jedinečné pre daný dokument a je väzbovým prvkom medzi elektronickým formulárom, bibliografickým záznamom o dokumente a digitálnou kópiou úplného textu dokumentu.

Proces digitalizácie

Po vyplnení a zaslaní elektronického formulára autorom a zapožičaní originálu primárneho dokumentu publikačnej činnosti autora do UK na formálnu verifikáciu údajov (údaje vo formulári vs. údaje podľa dokumentu) nastáva proces digitalizácie. (Výnimku tvoria prípady, ak bol k elektronickému formuláru pripojený úplný text dokumentu ako súbor zhodný s originálom dokumentu v pomere 1 : 1 a v požadovanej kvalite.)

Proces digitalizácie sa skladá z nasledujúcich krokov:

1. Príjem a evidencia zapožičaných originálnych dokumentov na digitalizáciu.

2. Výber dokumentu na digitalizáciu podľa časového hľadiska (termín vrátenia dokumentu autorovi je štandardne 3 pracovné dni) a rozsahu (počet strán).

3. Skenovanie relevantných strán primárneho dokumentu podľa interného pracovného postupu (rozlíšenie 400 dpi, b/w).

4. Úprava digitálneho obrazu (nastavenie kontrastu a jasu, odstránenie šumu, natočenie, orezanie čiernych okrajov a pod.).

5. Uchovanie digitálnych obrazov v adresári pod archívnym číslom totožným s archívnym číslom zaslaného formulára pre daný dokument (formát TIFF).

6. Výstupná kontrola kvality digitálnej kópie podľa určeného pracovného postupu. V prípade nekvality opätovná digitalizácia.

Po stránke personálnej DP nie je dodnes komplexne dobudované. V súčasnosti je obsadené 3 pracovníčkami (1 VŠ a 2 SŠ), vykonávajúcimi aj inú odbornú – knihovnícku, resp. ekonomickú – agendu. Digitalizácii sa venujú dve pracovníčky SŠ v priemere spolu 5 hodín denne, výstupnej kontrole kvality digitálnych obrazov a konverzii elektronických dokumentov do formátu TIFF sa venuje jedna VŠ pracovníčka priemerne 6 hodín denne. Priemerný počet zdigitalizovaných a skontrolovaných strán vychádza okolo 300 strán denne, čo síce v súčasnosti postačuje, ale zároveň predstavuje kapacitný strop spracovateľských možností v UK za súčasného stavu odovzdávania dokumentov PC, existujúcich pracovných postupov a nasadeného personálu.

V súčasnosti (t. j. po 16 mesiacoch prevádzky) tvorí digitálny archív UK TU vyše 5 000 titulov úplných textov publikácií autorov z TU, čo je asi 60 000 naskenovaných strán publikácií. Z hľadiska typológie dokumentov je rozloženie digitálneho archívu nasledujúce: dokumenty v zborníkoch (37 %), ohlasy na publikačnú činnosť (33 %), dokumenty v časopisoch (18 %), monografie (6 %), iné typy dokumentov (6 %).

Vyhodnotenie a budúci vývoj

Elektronický zber podkladov na registráciu publikačnej činnosti, nasadený na TU od januára 2003, asi trojnásobne zvýšil počet odovzdaných publikácií na evidenciu a registráciu do UK oproti klasickému odovzdávaniu podkladov v minulých rokoch (vyplnenie a odovzdanie tlačeného formulára autorom a odovzdanie tlačených kópií relevantných strán dokumentu do UK na spracovanie). Z hľadiska spracovateľských kapacít UK sa zvýšené objemy dodaných podkladov na evidenciu spracovávajú pri stále rovnakom personálnom zabezpečení na úseku spracovania. Ide o dve odborné pracovníčky (SŠ), pričom každej pribudli aj ďalšie agendy (príjem, návrat a evidencia originálnych podkladov na formálnu verifikáciu, resp. digitalizáciu). Na bibliografickom spracovaní publikačnej činnosti sme vďaka prvotnej tvorbe metadát samotnými autormi úplne odstránili zdĺhavé prepisovanie dát z tlačeného formulára a fyzického dokumentu do elektronickej podoby, čím sme výrazne znížili chybovosť. Tiež sme odstránili ťažkopádnu manipuláciu
s “dokumentom v ruke“ (prípadne s jeho tlačenou kópiou), ktorú nahradila digitálna kópia.

Vývoj a implementácia informačného systému digitálnej knižnice v UK TU si vyžaduje nielen technické zabezpečenie, ale aj dostatok kvalifikovaných špecialistov na zabezpečovanie nových úloh v oblasti manažmentu, analýzy a návrhu informačného systému, vývoja informačného systému, výstupnej kontroly kvality a marketingu. Zároveň je potrebné zabezpečiť podporu používateľov systému (autori) vo forme pravidelných inštruktáží a školení, neustáleho kontaktu s autormi, ako aj kooperáciu s manažmentom a pracoviskami TU.

Pre rutinnú a kvalitnú prevádzku DP bude potrebné v budúcnosti doriešiť najmä personálne otázky (v súčasnosti nám chýbajú minimálne 2 pracovníci vývoja) a pokračovať vo vývojových prácach na module Scan. Systémovým riešením a nasadením vhodného softvéru bude možné omyly pri práci s naskenovanými dokumentmi do značnej miery eliminovať a zároveň zvýšiť produktivitu pri zabezpečení požadovanej kvality. Vyvinutý softvér bude mať využitie nielen pri digitalizácii publikačnej činnosti, ale perspektívne aj pri elektronickej medziknižničnej výpožičke dokumentov. V tomto roku plánujeme ukončiť vyhľadávacie webové rozhranie systému EPC TU a sprístupniť prvé dokumenty z digitálneho archívu vo forme úplných textov, pripojených k bibliografickému záznamu. Toto sa uskutoční za predpokladu, že sa podarí doriešiť súvisiace legislatívne otázky (príprava a schválenie licenčnej dohody uzatvorenej medzi TU a autorom, súhlas autora na zverejnenie dokumentu).

Ing. Milena Maťašovská Tetřevová (tetrevova@lib.tuke.sk)
Ing. Žigmund Maťašovský (matasovsky@lib.tuke.sk)
UK TU Košice)

MAŤAŠOVSKÁ-TETŘEVOVÁ, Milena – MAŤAŠOVSKÝ, Žigmund. Digitalizačné pracovisko v UK TU Košice. In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online].   2004, č. 02 [cit. 2004-06-23].  Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib042/matasov.htm>. ISSN 1336-0779.
ITlib. Informačné technológie a knižnice