Publikačná
a citačná registrácia výskumných a pedagogických aktivít História Registrácia publikačných aktivít zamestnancov UKF siaha do roku 1960, keď vznikla samotná univerzitná knižnica a už v roku 1961 sa začali budovať samostatné bibliografické katalógy a kartotéky. V roku 1985 začala univerzita vydávať printové bibliografické ročenky, v ktorých boli záznamy radené podľa katedier a pracovísk školy, mali svoj menný register a v nezmenenej podobe vychádzali až do roku 1993. S elektronickým spracovaním bibliografických záznamov sa začalo až v roku 1992, keď sa v knižnici implementoval medzinárodný informačný databázový systém CDS/ISIS a ktorý s menšími obmenami je ako finančne dostupný informačný softvér dodnes prevádzkovaný pod názvom ProfLIB. V roku 1995 bol zakúpený nový knižnično-informačný systém LIBRIS a uskutočnila sa prvá konverzia katalogizačných a bibliografických záznamov. Súčasťou implementovaného softvéru bol podsystém BIBLIS – integrovaný bibliografický informačný modul umožňujúci bibliografické spracovanie záznamov. Softvér zároveň umožňoval robiť export záznamov do programu Microsoft Word, v ktorom sa záznamy editovali a následne po korektúrach sa tlačili bibliografické ročenky. Veľkým nedostatkom aplikovaného softvéru bol jeho nevyhovujúci výmenný formát ISO 2709, chýbajúci protokol Z39.50 a operačný systém MS DOS, pod ktorým pracoval. Tento knižnično-informačný systém sa prevádzkoval na univerzite 12 rokov a posledným printovým výstupom podsystému BIBLIS bola Bibliografická ročenka UKF z roku 2005, ktorá registrovala publikačnú a umeleckú činnosť zamestnancov za rok 2003. Zostavená bibliografická ročenka za rok 2004 je uchovaná už iba v elektronickej podobe. Prijatie Smernice č. 13/2005-R z 31. augusta 2005 o bibliografickej registrácii a kategorizácií publikačnej činnosti a ohlasov prinútilo vedenie univerzity hľadať nový spôsob evidencie publikačnej činnosti. Dočasným riešením bola implementácia softvérového projektu pre evidenciu publikačnej činnosti. Projekt riešila Fakulta prírodných vied a softvér dostal názov LIBSYS. Postupne začali LIBSYS aplikovať aj ďalšie fakulty univerzity. Týmto novým spôsobom sa už registrovala publikačná činnosť univerzity za roky 2004, 2005 a 2006. Výstupy publikačnej činnosti sú dodnes k dispozícii na webovej adrese http://www.libsys.ukf.sk. Súčasný stav Koncom roka 2006 UKF na podnet vedenia Univerzitnej knižnice vypísalo verejné obstarávanie na dodávku nového komplexného knižnično-informačného systému, ktorého víťazom sa stal knižnično-informačný systém Dawinci od firmy SVOP, s. r. o. Bratislava. Začiatok roka 2007 bol teda pre knižnicu, ako aj samotný referát bibliografie hektický, nakoľko prebiehala konverzia bibliografických záznamov z dvoch rozdielnych systémov a formátov do prostredia UNIMARC-u. Samotná bibliografická konverzia záznamov mala tri etapy s približne 75 % úspešnosťou. Súbežne s editovaním nesprávne prekonvertovaných bibliografických záznamov, ktoré sa ešte aj v súčasnosti retrospektívne editujú, prebiehalo aj nastavovanie zobrazovacích náhľadov záznamov online katalógu, v moduloch systému klient a rešeršných a tlačových výstupov. Dawinci je moderný knižnično-informačný softvér, ktorý integruje najnovšie prvky z oblasti serverových aplikácií, databázových systémov a dokumentového manažmentu. Hlavný modul – Katalóg – tvorí jadro celého systému. Obsahuje funkcie pre akvizíciu, katalogizáciu, bibliografiu, správu holdingov, objednávky, faktúry, adresár dodávateľov, autority a i. Pre každý druh dokumentu sú v systéme prednastavené hierarchické UNIMARC štruktúry. Na zobrazenie záznamov v klientovi sa používajú prehliadače (Obr. 1), v ktorých si používateľ sám dokáže definovať UNIMARC polia a podpolia v jednotlivých záložkách, ktoré sa majú zobrazovať. Záznamy je možné limitovať jednoduchým nastavením filtrov.
Systém DAWINCI umožňuje zápis v štruktúrach formátu UNIMARC alebo MARC21. Záznamy sa zapisujú priamo do pripravených formulárov pre jednotlivé typy dokumentov v klientovi, prípadne sú záznamy do klienta importované zamestnancami univerzity z rozhrania internetových webových formulárov. Okrem ručného zápisu údajov a možnosti stiahnuť si hotový záznam je knihovníkom k dispozícii aj viacero možností editácie, a to priamym prístupom do registrov, tezaurov, možnosťou vytvárať nové väzby na autority a edície, či vnútorných kontrol na duplicitné alebo nesprávne zapísané údaje. K záznamom je možné jednoducho pridať aj odkaz na elektronický dokument (PDF súbor, webová stránka, video/audio ukážka a pod.) a vytvárať tak „živú“ databázu – využiteľnú napr. pri dištančnom vzdelávaní, evidencii publikačnej činnosti, evidencii záverečných prác alebo pri tvorbe tematicky zameraných katalógov. Modul disponuje funkciami pre hromadnú úpravu vybraných MARC-hodnôt, zmenu zaradenia záznamov do iného fondu či tematickej skupiny, prípadne prelokalizáciu prírastkov. Implementovaný protokol Z39.50 umožňuje vyhľadávať požadované záznamy a jednoducho ich sťahovať do vlastnej databázy. Na import záznamov z externých zdrojov do formulára knižnice predchádza prenos záznamu cez prednastavené tabuľky nadefinovaných zdrojov, ktoré upravujú záznam do požadovanej štruktúry (zmažú nepotrebné údaje, upravia smerovanie do polí a pod.). Protokol Z39.50 sa okrem toho využíva aj na externé vyhľadávanie v online katalógu knižnice, na ktorý je v súčasnosti pripojených 27 domácich a zahraničných verejných i licencovaných externých zdrojov. Všetky vyhľadané záznamy sa zobrazujú prostredníctvom preddefinovaných formátov (ISBD, analytický, UNIMARC...), môžu sa exportovať do košíka, zasielať na e-mailové schránky, tlačiť alebo ukladať do adresára vlastného počítača. V januári 2010 bola sprevádzkovaná beta verzia OPAC katalógu. Spôsob zápisu EPCA a ohlasov na UKF Evidencia publikačnej činnosti prebieha na UKF formou zápisu bibliografických záznamov a ohlasov prostredníctvom preddefinovaných webových formulárov. Samotní autori tak môžu vkladaním záznamov prispieť k urýchleniu bibliografického spracovania publikačnej činnosti a ohlasov na publikačnú činnosť. Webové formuláre sú dostupné po prihlásení zamestnanca prostredníctvom vytvoreného rozhrania centralizovanej databázy LDAP (Lightweight Directory Access Protokol). Linka na vstupné prihlásenie autorov pre vkladanie záznamov je umiestnená priamo v online katalógu knižnice (http://kis.ukf.sk/opac?fs=DCAA0771DC1E4A7BA9BAAC56E346ADCC&fn=main). Najproblematickejšou časťou implementácie systému vo vzťahu k používateľom je akceptovanie bibliografických pravidiel nevyhnutných pre správny zápis údajov o dokumentoch. Na zápis údajov a zabezpečenie bibliografickej registrácie publikačnej činnosti a ohlasov je nevyhnutná koordinácia činnosti medzi autormi, katedrami a pracoviskami UKF a knižnicou. Zavedenie systému vkladania záznamov prostredníctvom webových formulárov je založené na myšlienke, že každý zamestnanec univerzity je zaškolený, pozná príslušné knihovnícke normy a rešpektuje vnútornú smernicu univerzity. Ukázalo sa však, že aj napriek prepracovanému rozhraniu formulárov a školeniach dochádza k veľmi častým chybám a nedostatkom vo vkladaných a odoslaných záznamoch. Problémom je aj skutočnosť, že o zaradenie publikácie alebo príspevku do príslušnej kategórie rozhoduje autor publikácie, ktorý niekedy zaradenie neodhadne správne. Tento problém je však typický nielen pre UKF, ale aj pre všetky univerzity na Slovensku. Preto je nevyhnutná vzájomná spolupráca a koordinácia medzi pedagogickými a vedeckými zamestnancami univerzity a zamestnancami knižnice. Na zápis potrebných údajov o dokumentoch v používateľskom prostredí webových formulárov si autor sám vyberie správny typ šablóny. Po zápise a odoslaní sú záznamy importované do modulu Katalóg, kde sa ukladajú do databázy publikačnej činnosti. V knižnici sú „imputy“ priebežne editované a porovnávané so zaslanými podkladmi (xerokópiou alebo originálom dokumentu). Neúplné alebo nesprávne zaradené bibliografické záznamy a ohlasy sa vracajú späť autorovi na doplnenie údajov alebo prehodnotenie zaradenia do inej kategórie publikačnej činnosti. Priebeh spracovania záznamov a export editovaných záznamov do aktívnej databázy online katalógu si môže autor po prihlásení sledovať na svojom konte v jednotlivých záložkách systému ako záznamy rozpracované, čakajúce, potvrdené a záznamy určené na opravu. V beta verzii online katalógu sa pripravuje nová typológia na zápis záznamov s redukciou počtu predefinovaných šablón. Na podobnom princípe ako zápis publikačnej činnosti prebieha aj samotný zápis ohlasov. Záznamy ohlasov sa po exporte zo šablóny pripájajú na citované dokumenty. Citovaný dokument musí byť najskôr zapísaný v databáze, inak sa vkladaný ohlas nedá pripojiť na citovaný záznam. Autor si vidí zapísané ohlasy v online katalógu alebo na tlačových výstupoch priamo pod citovaným dokumentom. Samotnému pripojeniu ohlasov k citovanému dokumentu predchádza vlastná editácia ohlasu zamestnancom bibliografického referátu, ktorý nesprávne zapísaný ohlas upraví podľa platných noriem STN ISO 690 a STN ISO 690-2. Ohlasy si musia vo vlastnom záujme zamestnanci univerzity sledovať a priebežne zapisovať sami. Výnimku tvoria kategórie ohlasov 1 a 2 (citácie v zahraničných a domácich publikáciách registrované v citačných indexoch WOS a SCOPUS), ktoré môžu monitorovať aj zamestnanci knižnice na základe zasielania vopred nastavených alertov z citačných databázaz Web of Science a SCOPUS podľa afiliácie inštitúcie. Výhody vkladania záznamov pedagogickými zamestnancami:
Nevýhody:
Záverečné zhodnotenie Vďaka dlhoročnému vývoju systém DAWINCI integruje najnovšie prvky z oblasti serverových aplikácií, databázových systémov a dokumentového manažmentu. Jeho vývoj prebiehal v spolupráci so zamestnancami knižníc rôznych typov a technické parametre sú podobné ako pri veľkých systémoch národných korporácií. Svojou štruktúrou, technickým riešením, prístupnou cenou a výbornou klientskou podporou spĺňa parametre moderného knižnično-informačného systému. Navyše je vybavený vhodne vypracovaným bibliografickým subsystémom na evidenciu publikačnej činnosti a ohlasov.
Zoznam bibliografických odkazov BELLÉROVÁ, Beáta a kol. 2003. Projekt prepojenia akademických knižníc SR. [cit. 2010- 05-07]. Dostupné na internete: <http://www.fem.uniag.sk/eunis/sk/system/files/IBAK_final_.rtf>. ČERETKOVÁ, Soňa. 2007. Publikačná činnosť pracovníkov FPV. In: Výročná správa Fakulty prírodných vied Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre za rok 2006. Nitra : UKF, 2007. ISBN 978-80-8094-121-5, s. 55. DRLÍK, Martin – SKALKA, Ján – VOZÁR, Libor. 2006. Evidencia publikačnej činnosti na UKF v Nitre. In: Rozvoj informačných technológií na Slovenských vysokých školách. Nitra : SPU, 2006. ISBN 80-8069-804-X, s. 25-30. GRMAN, Ján – ŠPÁNI, Pavol. 2009. Dawinci. [cit. 2010-05-07]. Dostupné na internete: <http://www.dawinci.sk/>. HOCHEL, Igor. 2009. Univerzitná knižnica. In: Polstoročie
v službách vzdelanosti. 50 rokov Univerzity Konštantína Filozofa KOPÁL, Ján. 1979. 20 rokov Pedagogickej fakulty v Nitre. Nitra : Pedagogická fakulta, 1979. S. 113-115.
Peter Kružlík (pkruzlik@ukf.sk), Eugen Trajtel (etrajtel@ukf.sk)
In ITlib. Informačné technológie
a knižnice [online], 2010, č. 03 [cit. 2010-09-30]. |
