Štátne archívy SR a digitalizácia
Organizácia slovenského archívnictva Sústavu archívov v Slovenskej republike tvoria verejné archívy a súkromné archívy. Verejné archívy sú
Súkromné archívy sú archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb. Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou ako svoje zariadenia bez právnej subjektivity na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr.[1] Úlohy a povinnosti archívov upravujú dve základné legislatívne normy zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach1 a vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z.[2] Archívna legislatíva už v základných pojmoch definuje archív ako odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty. Pod termínom archívny dokument rozumieme záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívne dokumenty pochádzajúce z činnosti jedného pôvodcu alebo fyzickej osoby tvoria jeden archívny fond. Archívne dedičstvo Slovenskej republiky tvoria archívne fondy, archívne zbierky a archívne dokumenty evidované na území Slovenskej republiky. Ide o písomnosti pozoruhodné rozsahom aj kvalitou a pestrosťou informácií zo všetkých oblastí života spoločnosti. Štátne archívy vedú evidenciu archívneho dedičstva, ktoré je uložené v archívoch, ale aj v držbe fyzických osôb a inštitúcií. Archívne fondy a archívne zbierky pokrývajú z vecného hľadiska všetky spoločenské oblasti a obdobia, a to od konca 11. stor. až do súčasnosti. Z dôvodu prehľadnosti a systémového prístupu sa pôvodcovia archívnych fondov členia podľa tzv. klasifikačnej schémy do 16 skupín, ktoré sa ďalej členia.[3] Na ilustráciu uvádzame Klasifikačnú schému archívnych fondov a archívnych zbierok štátnych archívov v Slovenskej republike s aspoň časťou členenia v kapitole Štátna moc, správa a samospráva.
I. Zákonodarné orgány
Zákonodarné orgány v rokoch 1918 – 1938 II. Orgány
vládnej moci III. Ústredné orgány štátnej správy do roku 1918 IV. Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1918 – 1938
Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1918 – 1927 V. Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1939 – 1945
Ministerstvá Slovenskej republiky VI. Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1945 – 1960
Povereníctva VII. Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1960 – 1968
Povereníctva SNR VIII. Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1969 – 1992
Ministerstvá SSR, resp. SR IX. Ústredné orgány štátnej správy od roku 1993
Ministerstvá SR X. Úrady pozemkovej reformy /1920 – 1949/ XI. Župná správa a samospráva do roku 1922
V súčasnosti 47 štátnych archívoch spravuje približne 27 000 archívnych fondov a archívnych zbierok v rozsahu asi 187 000 bežných metrov (bm) archívnych dokumentov.
Každý archív vedie evidenciu príslušných archívnych dokumentov. Štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou vedie evidenciu všetkých archívnych dokumentov nachádzajúcich sa v jeho územnom obvode, Ministerstvo vnútra SR vedie ústrednú evidenciu všetkých archívnych dokumentov nachádzajúcich sa na území SR, tzv. ústredná evidencia. Evidencia archívnych dokumentov, ktorú vedú štátne ústredné archívy, štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a ústredná evidencia, je evidenciou archívneho dedičstva. Ústrednú evidenciu tvoria: a) evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov evidovaným štátnym ústredným archívom a štátnym archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou a archívom štátneho orgánu, štátnej rozpočtovej organizácie a štátnej príspevkovej organizácie, b) záznamy o vyradení súborov archívnych dokumentov z evidencie a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov vyradeným z evidencie štátneho ústredného archívu, štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou a archívu štátneho orgánu, štátnej rozpočtovej organizácie a štátnej príspevkovej organizácie. Evidenčný list archívneho fondu (ELAF) sa môže vyhotovovať v papierovej aj elektronickej forme. Archívny informačný systém (systém informácií o archívnych dokumentoch) tvorí evidencia archívneho dedičstva a archívne pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg a register). Vedú ho štátne ústredné archívy, štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a Ministerstvo. Na evidenciu archívnych fondov sa v tomto roku začala používať nová aplikácia AFONDY založená na databáze Oracle, ktorá pracuje pod operačným systémom Linux s webovým rozhraním. Prístup štátnych archívov je z počítačovej siete VSNET, pre ostatné archívy (podľa zákona č. 395/2002 Z. z.) z internetu cez webové rozhranie, ktoré by malo byť sprístupnené v druhej polovici roku 2010. V súčasnosti prebieha v štátnych archívoch SR revízia a spresňovanie údajov o archívnych fondoch. Po jej ukončení budú môcť štátne archívy vstupovať online do databázy a upgradovať príslušné informácie týkajúce sa jednotlivých archívnych fondov. Okrem toho sa plánuje koncom roka 2010 aj sprístupnenie tejto databázy širokej verejnosti na internete. Zdrojom základných informácií o tom, čo je možné a dostupné v archívoch na štúdium, sú analytické a syntetické archívne pomôcky. Z celkového počtu približne 4000 archívnych pomôcok (predovšetkým inventárov) je až 80 % v analógovej forme a len 20 % v digitálnej forme. Archívne pomôcky sa až do konca 90. rokov minulého storočia vyhotovovali na písacích strojoch, formou rotaprintu, neskôr v programe T602 a MS Word. Od roku 2007 sa archívne pomôcky vyhotovujú v elektronickej forme, a to prostredníctvom aplikácie Bach – Inventáre. Archívne pomôcky vyhotovené v elektronickej forme sú prístupné na internetovom prehliadači http://vademecum.vsnet.sk prostredníctvom aplikácie VadeMeCum firmy Bach systems, s. r. o. Žiaľ, v súčasnosti je sprístupnených len 275 inventárov. Preto snahy slovenského archívnictva v oblasti digitalizácie v prvom rade smerujú k sprístupneniu analógových archívnych pomôcok a ich konverzii do elektronickej formy. Ich digitalizácia sa vykonáva na základe bilaterálnej dohody so Slovenskou národnou knižnicou v Martine a je predpoklad, že v priebehu budúceho roku by mohli byť všetky archívne pomôcky sprístupnené na internete.
K základným úlohám štátnych archívov patrí sprístupňovanie archívnych dokumentov verejnosti a súčasne ich ochrana. Digitalizácia archívnych dokumentov je prostriedkom umožňujúcim prístup verejnosti k týmto dokumentom formou digitálnych kópií a zároveň chráni originálne archívne dokumenty pred možným poškodením pri umožňovaní prístupu. Archívne fondy však predstavujú jednotlivé celky, ktoré sa svojím rozsahom môžu diametrálne líšiť, napr. fond Uhorská kráľovská komora z rokov 1615 – 1617 v Slovenskom národnom archíve v Bratislave má rozsah 0,1 bm, kým fond Krajinský úrad v Bratislave z obdobia 1928 – 1938 má rozsah 1 327 bm. Z pohľadu záujmu bádateľskej verejnosti má zmysel digitalizovať celé fondy. V zmysle citovaného zákona č. 395/2002 Z. z. „archív predkladá na štúdium originál archívneho dokumentu iba výnimočne; kópiu archívneho dokumentu predkladá vždy, ak ide o archívny dokument, ktorý vznikol pred rokom 1526“. Ochrana najstarších archívnych dokumentov je teda prioritou a z uvedeného dôvodu by sa na štúdium týchto dokumentov mali predkladať len ich kópie. Toto je dôvodom, prečo by ďalšia priorita digitalizačných procesov v slovenskom archívnictve mala byť orientovaná práve na tieto dokumenty. Podľa prieskumu sa v štátnych archívoch SR z obdobia do roku 1526 nachádza okolo 40 000 kusov archívnych dokumentov vo forme jednotlivín (listín) a vyše 3 000 v knižnej forme, čo môže predstavovať okolo 1,5 milióna strán. 3. mája 2010 sa začala v Slovenskom národnom archíve v rámci európskeho projektu Monasterium – ICARus (http://www.monasterium.net/ieekq/sk/achievements.php) digitalizácia stredovekých listín v počte asi 22 000 kusov. Tieto listiny by mali byť zdigitalizované do konca septembra a sprístupnené na uvedenej webovej stránke projektu. Predpokladaný objem dát je asi 7,5 – 10 TB (50 000 skenov x (150 – 200) MB). Bolo by veľmi vítané a želateľné, keby digitalizácia ďalších/všetkých archívnych dokumentov do roku 1526 mohla byť saturovaná z prostriedkov projektov OPIS, prioritná os 2. Treba si však uvedomiť, že aj keď sa zrealizujú súčasné digitalizačné priority, z celkového množstva archívnych dokumentov bude zdigitalizovaný len ich zlomok, teda asi 0,2 – 0,5 %. Štúdium matrík na genealogické účely je jedným z najrozšírenejších využití tohto typu archívnych dokumentov na celom svete. Matriky do roku 1895 spravujú ako archívne dokumenty a poskytujú na štúdium štátne archívy zriadené ministerstvom vnútra. Vzhľadom na enormný záujem verejnosti o toto štúdium sa matriky študujú z mikrofilmov, pretože všetky matriky do roku 1895 sú zmikrofilmované (ochrana originálnych matrík). Jedná sa približne o 12 000 matrík s viac ako 2,25 miliónmi záberov. Nedostatok čítacích zariadení na mikrofilmy v študovniach archívov však spôsobuje to, že v mnohých prípadoch existujú „poradovníky“ záujemcov o štúdium matrík, čo vyvoláva značnú nespokojnosť bádateľskej verejnosti a stavia do nepriaznivého svetla nielen zamestnancov archívov, ale aj celý rezort. V súlade s celosvetovým trendom by iste túto situáciu vyriešila možnosť štúdia matrík na internete, samozrejme, pri dodržaní ustanovení všeobecne záväzných predpisov. Preto digitalizácia mikrofilmov matrík a sprístupnenie týchto údajov na webe patrí k ďalším prioritám slovenského archívnictva.
Záver Digitalizácia archívnych dokumentov predstavuje dlhodobý proces, v ktorom si treba určiť jasné priority predovšetkým z hľadiska využívania a ochrany jednotlivých archívnych fondov. Samotná digitalizácia bez bezpečného dlhodobého uloženia digitálnych kópií a možností ich širokého využívania pre potreby verejnosti však nerieši žiaden problém a stáva sa len zbytočným mrhaním ľudskou energiou a finančnými prostriedkami. Treba si uvedomiť, že takto komplexne ponímaná digitalizácia s dlhodobým, bezpečným uložením a efektívnym využívaním digitálnych kópií archívnych dokumentov môže byť nákladnou a komplikovanou záležitosťou.
Jozef Hanus (Jozef.Hanus@mvsr.vs.sk) Monika Péková (Monika.Pekova@mvsr.vs.sk)
[1] Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov [2] Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov [3] Informatívny sprievodca štátnych archívov Slovenskej republiky. Zostavila M. Stieberová. Ministerstvo vnútra SR, odbor archívnictva a spisovej služby. Bratislava 2000. ISBN 80-967553-7-4, s. 11-21.
In ITlib. Informačné technológie
a knižnice [online], 2010, č. 02 [cit. 2010-06-30]. |