Statistické vykazování veřejných knihovnických a informačních služeb (dále VKIS) a podmínek, za kterých jsou knihovnami poskytovány (okrajově i průběžné vedení podkladové evidence), představuje v České republice složitý systém s dlouholetou tradicí a vlastní historií. Systém je patrně ne vždy plně funkční a v rámci jednotlivých subsystémů různě sofistikovaný. Informace v něm obsažené jsou stále častěji využívány jak knihovnami tak jejich zřizovateli. I proto je postupně vylepšován a modernizován.

V současné době zajišťuje státní statistickou službu za oblast kultury, tedy i pro oblast části veřejných knihoven¹, Národní informační a poradenské středisko pro kulturu NIPOS². Činí tak z pověření Ministerstva kultury ČR a podle zák. č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě, ve znění pozdějších předpisů. Statistická zjišťování jsou každoročně upřesněna v Programu statistického zjišťování³, který vyhláškou vydává Český statistický úřad. Podle té NIPOS řídí sběr a zpracování statistických dat v jednotlivých typech kulturních organizací a zařízení, např. v muzeích a galeriích, divadlech, hvězdárnách a v knihovnách, avšak jen v knihovnách obecních, městských, krajských, Moravské zemské knihovně a v Národní knihovně ČR.

Statistika všech knihoven představuje složitý systém, který lze rozdělit do subsystémů charakteristických oborovým zaměřením knihoven nebo podle typu zřizovatele / provozovatele knihovny. Jedná se např. o okruh (subsystém, chcete-li síť) knihoven školních, vysokoškolských, síť knihoven zdravotnických zařízení, muzejních knihoven atd. Sběr, sumarizace, zpracování, vyhodnocení a zveřejnění probíhá po vlastní linii, tj. uvnitř těchto uskupení. Uvedené subsystémy knihoven poskytují roční výsledky v sedmi základních ukazatelích i Knihovnickému institutu NK ČR a ten je, počínaje rokem 1993, elektronicky zveřejňuje⁴. Přehled však zachycuje pouze některé sítě knihoven, jejichž statistické vykazování a především spolupráce v rámci sítě měla určitou tradici, ve které pokračuje. Zbývá skupina knihoven, evidovaných u MK ČR, tzn. poskytujících VKIS ve smyslu knihovního zákona, které nelze jednoznačně včlenit do některého z uvedených a/nebo existujících subsystémů, a ty, resp. jejich provozovatele, oslovuje NIPOS v souvislosti s vyplňováním statistického výkazu individuálně dopisem.

Největším subsystémem statistiky knihoven ČR (i statistiky kultury ČR), především co do počtu vykazujících jednotek, je právě statistika knihoven obcí, měst, krajů, Moravské zemské knihovny Brno a Národní knihovny ČR, tedy knihoven veřejných (s použitím jejich tradičního označení).

Právě statistikou veřejných knihoven jako systémem se budu dále zabývat v tomto článku. Jak jsem uvedla na začátku, má statistika veřejných knihoven dlouhou historii, během které se vyvíjela spolu s knihovnami a jejich službami. Protože se jedná o knihovny z oblasti veřejné správy a státu, bylo původně statistické zjišťování organizováno obdobně, jako státoprávní uspořádání - obec, okres, kraj, město, stát. Na jednotlivých úrovních byly zpracovávány i sumáře a výsledky vyhodnocovány. To vše v klasické, papírové formě.

Po roce 1989 se ještě několik let pokračovalo v zavedené praxi, avšak s transformací veřejné správy došlo u knihoven ke změnám zřizovatelů (provozovatelů) a v návaznosti na to i ke změnám funkčním. Se zrušením okresních knihoven zmizel i mezičlánek statistického šetření. NIPOS nyní zpracovává statistiku cca 5 660 veřejných knihoven a to klade velké nároky na zpracovatele i na vykazující jednotky - knihovny. Proto jsou hledány nejrůznější formy metodické pomoci - např. v rámci výkonu regionálních funkcí⁵ i využívání možností, které nabízí automatizace a elektronizace v knihovnách.

Příkladem takového úspěšného programu je program StatExcel, který vznikl v SVK Hradec Králové, který po vložení dat vypočítá i různé výkonové ukazatele, ale především eliminuje, resp. zabrání možným chybám. Je upraven vždy, změní-li se statistický výkaz, srovnává roky, propočítává výkonové ukazatele a nejnověji vyhodnocuje i to, jak knihovna - vykazující jednotka splňuje Standard VKIS⁶.

V polovině 90. let 20. století poskytl NIPOS knihovnám možnost vyplňovat statistický výkaz Kult(MK) 12-01 prostřednictvím webového formuláře. První dva roky byla statistika zpracovávána souběžně elektronicky i papírově, kvůli možnosti oprav chyb. Od roku loňského vyplňují veřejné knihovny "naostro" výkaz Kult(MK) 12-01 Roční výkaz o knihovně za rok... pouze elektronicky. Postupně je elektronický formulář, resp. program, vylepšován tam, kde to je možné "kontrolními body", aby minimalizoval možné chyby vkládajícího. Poté je báze na NIPOS uzavřena a krátkodobě znovuotevřena pro vykazující jednotky, aby mohly být opraveny chyby, které byly zjištěny dodatečně. Po oficiální uzávěrce již nelze opravovat a jakkoliv měnit. Program, který zaručuje ochranu dat ve smyslu zákona 89/1995 Sb., v platném znění, zpřístupňuje na základě hesla vykazujícím jednotkám jejich výsledky a srovnání s předešlým rokem. Sumární výsledky za oblast kultury, tedy i za veřejné knihovny ČR, každoročně publikuje v ročence Statistika kultury...⁷.

Potud k formální stránce organizace statistiky knihoven v ČR.

Dále bych se věnovala obsahu a údajům, které jsou veřejnými knihovnami evidovány, vykazovány a s nimiž lze dále pracovat.

Právě používaný formulář, který nese název a označení Kult(MK) 12-01 Roční výkaz o knihovně za rok 2007, bude ještě jedenkráte použit pro vykázání roku 2008. Obsahuje osm oddílů údajů⁸. V současnosti však neobsahuje to, co knihovny poskytují, čím žijí, co nabízejí.

V posledním desetiletí se významně změnily služby knihoven ať již obsahově, tak i po stránce forem. Změnili se totiž uživatelé, jejich požadavky a potřeby. Uživatelé potřebují otevřený a především rychlý přístup k dokumentům a v nich obsaženým informacím. Rychlost hraje významnou roli v jejich životě, nechtějí, ani nemohou pokaždé navštěvovat knihovnu osobně. Stále hojněji využívají všech možností elektronické komunikace s knihovnou, resp. s knihovnami a služeb, které knihovny mohou touto formou nabídnout.

Na straně druhé sílí ve společnosti fenomén celoživotního vzdělávání a potřeby setkávat se, vzájemně komunikovat, žít problémy míst, být členem nějaké komunity a jejich aktivit. Tak se postupně stal oficiální roční výkaz Kult(MK) 12-01 výkazem, který byl vyplňován údaji, které ve svém souhrnu již zdaleka nereprezentovaly a nevypovídaly vše důležité o knihovnách a jejich aktivitách. Proto byl výkaz v jednotlivých letech postupně doplňován o aktuálně potřebné údaje. To však vyústilo k nekonzistentnímu souhrnu údajů, útržkovitosti a roztříštěnosti samotného tiskopisu, jehož údaje nereprezentovaly vykazující jednotku.

Také kvalita vyplněných údajů je v mnoha případech diskutabilní. Ať je to způsobeno různým výkladem vykazovaných jevů, nejednoznačností metodických nástrojů a často i nezodpovědným přístupem a nepochopitelným podceňováním významu průběžné evidence a vykazování. To se děje v situaci, kdy význam využívání statistických dat na všech úrovních managementu knihoven nebo celých knihovních systémů významně roste, kdy bez opory v číslech lze vysvětlit, odůvodnit a prosadit jen velmi málo záměrů, cílů a projektů.

Knihovnický institut NK ČR spolu s osmi zástupci krajských knihoven se rozhodl takový stav změnit. Navrhnout změny ve výkaze, které by nejen odpovídaly současnému stavu, ale byly využitelné i v blízké budoucnosti, tzn. aby se evidence a vykazování neměnily v nejbližších letech. Po jednání s NIPOS, oficiálním garantem statistiky kultury, zpracovala skupina návrh výkazu Kult(MK) 12-01, návrh Deníku veřejné knihovny na rok 2009 a 2010, návrh Definic, Pokyny pro vyplňování Deníku a Pokyny k vyplňování výkazu.

Práce trvaly celý kalendářní rok a po dvou připomínkových kolech jsou v definitivní podobě hotovy návrhy výkazu Kult(MK) 12-01 a Deníku. Na úpravách definic a pokynů k vyplňování se nadále pracuje v návaznosti na změny, které vzešly z připomínek. Nutno zmínit i to, že připomínky, ačkoliv jich bylo řádově od desítek knihoven, jen potvrdily rozdílnost náhledů a interpretací jednotlivých vykazovaných údajů o službách a podmínkách, za kterých jsou poskytovány. Na základě různosti postojů a interpretací jednotlivých vykazovaných údajů se pracovní skupina míní vrátit i k původnímu skromnému cíli, totiž vypracování podrobných pokynů k vyplňování Deníků, jakousi pomůcku "Jak na to a co je co."

Návrh Výkazu Kult(MK) 12-01 obsahuje následující oddíly: I. Knihovní fond, II. Uživatelé, III. Výpůjčky, IV.Elektronické služby, V. Další údaje, VI. Zaměstnanci, hospodaření, VII. Síť knihoven.

I.

Knihovní fond

V oddílu I. je navrženo zjednodušení evidence a vykazování KF. Nadále se bude vykazovat KF jako celek složený z jednotlivých druhů dokumentů. Vázaná periodika již nebudou zařazována mezi knihy podle obsahového zaměření, ale pouze jako samostatný druh dokumentů.

II. Uživatelé

Oddíl II. reflektuje změnu vycházející z vývoje a změn uživatelů knihoven. Nadále budou vykazováni registrovaní čtenáři jako registrovaní uživatelé (nejedná se již pouze o čtenáře, ale o uživatele knihoven, jejich širokého spektra služeb). Změní se obsahově i kategorie návštěvníci. Nebude představovat pouze fyzické návštěvníky, ale i ty, kteří vstoupí elektronicky (chcete-li virtuálně) přes webové rozhraní "do knihovny" a využijí některou z nabízených elektronických služeb. Několikaleté sledování počtu návštěvníků fyzických a počtu návštěvníků virtuálních jednoznačně dokládá úbytek fyzických návštěv ve prospěch virtuálníchnávštěv. Úbytek návštěvníků spolu s přibývajícími virtuálními návštěvami nedokazují pokles činnosti knihoven a pokles zájmu o jejich služby, nýbrž kvalitativní změnu služeb ve smyslu jejich modernizace. Proto je nutné pokusit se o takovou změnu v pojetí kategorie "návštěvník". Oddíl je samozřejmě obsáhlejší, co do vykazovaných skutečností a pravděpodobně bude pro knihovníky i nezvyklé jej vyplňovat. Ale tuto novinku by měli zvládnout již v průběhu roku při vyplňování Deníku knihovny nebo adekvátním vedení evidence.

III. Výpůjčky

Oddíl III. Výpůjčky se zásadně nemění. Reflektuje filosofii uplatněnou v oddíle I. Knihovní fond. Budou vykazovány výpůjčky jednotlivých druhů dokumentů, tzn. periodika zvlášť jako druh dokumentu. Vzhledem k zaměření drtivé většiny veřejných knihoven bude zachována tradice vykazování výpůjček knih dospělým čtenářům (uživatelům) a dětským čtenářům (uživatelům), a to vždy ve dvou kategoriích: krásná a naučná literatura. V tomto oddíle přibudou i dvě kategorie údajů, nezbytně nutných pro naplnění práv autorů ze strany knihoven⁹ - totiž počet prolongací a počet evidovaných prezenčních výpůjček z celkového počtu výpůjček.

IV. Elektronické služby

Oddíl IV. Elektronické služby je oddílem nově zaváděným. Vzbudí patrně mnohé diskuze a je počítáno i s variantou, že zpočátku bude vyplňován pouze většími knihovnami (od knihoven poskytujících regionální funkce výše), i když vyplnění údaje o počtu návštěv webové stránky nebude problémem ani pro celou řadu knihoven obecních s "dobrovolným" knihovníkem.

Do oddílu jsou navrženy ke sledování elektronické služby, které konkrétní knihovna nabízí svým uživatelům, totiž vstupy do OPAC, vstupy do výpůjčního systému (objednávky, prodloužení...), využívání elektronických databází ať již vlastních či licencovaných. Právě tyto tři druhy elektronických služeb, jsou-li využity "z prostoru mimo knihovnu", představují zároveň tzv. virtuální návštěvy.

Posledním údajem jsou další informační služby označené jako On-line informační služby, které knihovna poskytuje prostřednictvím internetu, např. počty zodpovězených dotazů v rámci služby Ptejte se knihovny.

Oddíl V. Další údaje není změněn, ale rozšířen o služby, které jsou většími knihovnami poskytovány dalším knihovnám a jejich provozovatelům. Jedná se především o zachycení těch aktivit, které nespadají do oblasti regionálních funkcí nebo je poskytuje knihovna, která regionální funkce nemá, není jimi ani smluvně pověřena, a přesto takové služby poskytuje. Jedná se především o konzultace, poradenství, ale i vzdělávací akce pro další knihovny.

V. Další údaje

Oddíl VI. Zaměstnanci, hospodaření se stal neočekávaně problematickém tématem. Po důkladných zvažováních jednotlivých údajů, konzultacích s ekonomy velkých knihoven, přípravou pokynu k vyplňování došloběhem finálních prací k návrhu na změnu ze strany NIPOS, resp. ČSÚ. Proto ponechávám obsah tohoto oddílu bez komentáře, neboť jednání nejsou dosud u konce.

Oddíl VII. Síť knihoven zůstává beze změn, až na vypuštění řádku o střediskových knihovnách, neboť tyto vlastně v současném systému veřejných knihoven právně ani funkčně neexistují, byť některé z jejich služeb jsou vykonávány na základě objednávek a následně jimi fakturovány objednateli. Tyto knihovny však nepředstavují zvláštní kategorii ani funkční ani formální.

Vyplňování výkazu Kult(MK) 12-01 by mělo být zvládnutelným úkolem, pokud knihovna průběžně vede podkladovou evidenci. Ta je nenahraditelným zdrojem potřebných údajů. Jde především o přírůstkové a úbytkové seznamy, lhostejno zda v elektronické či klasické papírové podobě, evidence docházejících periodik, výpůjční protokoly, resp. evidence registrovaných uživatelů, evidence výpůjček, evidence návštěvníků, počítadlo návštěv webové stránky, roční vyúčtování, resp. výkaz zisku a ztráty za rok a jeho příloha rozvaha atd. Značná část údajů je automaticky sledována používanými SW. To ulehčuje knihovníkům práci, údaje

o pracovnících a hospodaření nedělají problémy knihovnám, které jsou účetní jednotkou, potřebu vysvětlování spíše očekáváme tam, kde je knihovna po právní stránce organizační složkou obce nebo částí jiné právnické osoby. Ale ani to není nepřekonatelné, jak se s postupem let ukázalo i při vyplňování současné podoby statistického výkazu.

Co bude nezbytné učinit, aby takto upravený statistický systém fungoval?

Ihned po schválení nové podoby výkazu příslušnými institucemi (MK ČR a NIPOS) seznámit zevrubně s podkladovými materiály (tj. Deníkem veřejné knihovny a v něm obsažených definic a pokynu) všechny ředitele a vedoucí knihoven, metodiky krajských knihoven, následně pak proškolit pracovníky knihoven pověřených regionálními funkcemi, kteří budou zaškolovat všechny knihovníky v rámci svého regionu.

Každá knihovna bude muset prověřit u správce užívaného SW, co všechno po stránce jeho využívání sleduje a statisticky vyhodnocuje. Zjistit, zda webová stránka knihovny má počítadlo a jak toto počítadlo registruje návštěvy.

Proškolení jistě nebude jednoduchou záležitostí, ale povede-li se alespoň zčásti, lze mluvit o statistickém systému veřejných knihoven jako o systému aktuálním, který bude moci sloužit jak při řízení uvnitř knihovny, tak na všech úrovních českého knihovnictví. Bude to systém reflektující současnou podobu poskytovaných VKIS i podmínek v nichž jsou poskytovány, tedy systém vypovídající o skutečném stavu této části českých knihoven, systém umožňující srovnávání knihoven, jejich porovnávání se mezi sebou¹⁰, systém obsahující data využitelná pro formulaci nových záměrů a cílů.

¹ Veřejná knihovna ve smyslu zák. č. 257/2001 Sb., tzn. ta, která poskytuje VKIS a je evidována u MK ČR.

² Národní informační a poradenské středisko pro kulturu http://www.nipos-mk.cz/  

³ http://www.czso.cz/csu/klasifik.nsf/i/program_statistickych_zjistovani_na_rok_2007  

⁴ http://knihovnam.nkp.cz/sekceno.php3?page=05_St/Statistika2.htm  

⁵ http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=10_RegFceRozc.htm  

⁶ METODICKÝ pokyn Ministerstva kultury k vymezení standardu VKIS poskytovaných knihovnami zřizovanými a/nebo provozovanými obcemi a kraji na území České republiky. Praha, MK ČR 2005. 6 s. Dostupné na http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=03_Leg/01_LegPod/MetodVKIS.htm  

⁷ Dostupné na http://www.nipos-mk.cz/statistika/default.asp?id=54  

⁸ Dostupné na http://www.nipos-mk.cz/download/vykazy2007/V12kni07.doc

⁹ NK ČR zastupuje knihovny systému knihoven při jednání s kolektivními správci autorských práv ve věci úhrad odměn za užití předmětů ochrany podle zvláštního právního předpisu (autorského zákona) a provádí úhradu odměn za jejich půjčování.

¹⁰ http://www.nipos-mk.cz/statistika/default.asp?id=54

Ladislava Zemánková (Ladislava.zemankova@nkp.cz)
Knihovnický institut Národní knihovny ČR, Praha

In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online], 2008, č. 02 [cit. 2008-07-11].
Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib082/zemankova.htm>. ISSN 1336-0779.

ITlib. Informačné technológie a knižnice