Kritériá
kvality moderného knižnično-informačného systému
Rozšíriteľnosť Rozšíriteľnosť systému chápeme ako schopnosť meniť správanie systému za prevádzky bez zásahov do zdrojového kódu či zmeny verzie. Ide napríklad o možnosť prispôsobovať používateľské prostredie (nastavenia zobrazovaní údajov, rôzne pohľady na dáta), zmeny štruktúr a väzieb záznamov, či rozšírenie o nové lokácie, služby a iné. Bezpečnosť a spoľahlivosť Bezpečnosť je potrebné vnímať na dvoch úrovniach, a to zabezpečenie voči výpadkom spôsobeným zlyhaním hardvéru a zabezpečenie voči neoprávnenému prieniku do systému. Pri implementácii systému kladieme dôraz na dokonalé technické zabezpečenie, preto využívame osvedčené hardvérové riešenia od svetových renomovaných výrobcov. Hardvérová časť podlieha technickému zabezpečeniu, ktoré zahŕňa pravidelný monitoring, údržbu a upgrade. Každá z databáz je denne zálohovaná a zálohy sú uchovávané fyzicky mimo serveru. Prístup na server býva spravidla ošetrený viacerými bezpečnostnými prvkami, zabezpečovanými organizáciou, ktorá ho prevádzkuje (napr. prístup z konkrétnej IP adresy, firewall, prihlasovacie meno a heslo). V prípade outsourcingu sa používatelia prihlasujú priamo do databázy na základe povoleného prístupu na konkrétny port. Zabezpečenie voči neoprávnenému prístupu do systému je riešené povinným overovaním identity každého používateľa pomocou prístupového mena a hesla. Obmedzenie pôsobnosti v systéme je dosiahnuté detailným definovaním používateľských práv, navyše systém eviduje každú vykonanú akciu, takže je veľmi jednoduché spätne určiť pôvodcu operácie i čas. Schopnosť prispôsobiť sa požiadavkám zákazníka Každá knižnica je svojím spôsobom jedinečná, či už systémom práce alebo svojimi požiadavkami a očakávaniam od KIS. Vplyv zavádzaného KIS je viditeľnejší pri dovtedy neautomatizovaných knižniciach a rovnako je väčší aj priestor na zefektívňovanie samotných procesov. Po dôkladnej analýze systému práce každej knižnice individuálne navrhujeme optimálny model práce. KIS DAWINCI dokáže vďaka svojej otvorenej koncepcii reagovať na väčšinu bežných procesných požiadaviek používateľov. Otvorenosť spočíva v možnosti prispôsobiť nastavenia potrebám knižnice, ale rovnako aj v schopnosti doplniť systém o požadované funkcie. Jednoduchosť použitia Koncepcia jednoduchého používateľského prostredia bola navrhnutá pri samotnom vytváraní systému. Základné ovládacie prvky a navigácia vychádzajú z platformy operačného systému Windows. Všetky okná sú prehľadné, tlačidlá samopopisné a ovládanie intuitívne. Uniformita jednotlivých submodulov v systéme je dosiahnutá vďaka použitiu štruktúry v štýle MARC a rovnakého používateľského prostredia (dáta sú zobrazované v stĺpcoch a nad nimi je možné robiť prehľady a rôzne zobrazenia pomocou filtrov). Všetky funkcie sú okrem tlačidiel dostupné aj prostredníctvom kontextového menu, samozrejmosťou pre zjednodušenie ovládania sú klávesové skratky. Intuitívnosť pri ovládaní je dosahovaná aj pevnou pozíciou všetkých funkčných tlačidiel v oknách systému. K dispozícií je aj farebná škála, pomocou ktorej majú používatelia možnosť si odlíšiť jednotlivé prvky v celkovom náhľade záznamov či rýchlo identifikovať špeciálne režimy a stavy vo výpožičnej karte čitateľa. Vo formulároch pre zápis údajov je k dispozícií aj možnosť meniť veľkosť, štýl a font písma. Špeciálna komunikácia medzi systémom a pracovníkmi prebieha prostredníctvom výstražných či informačných okien a voliteľne aj zvukov, ktoré upozorňujú na mimoriadnu udalosť alebo neštandardné použitie funkcie. Konverzie Mimoriadny dôraz pri zavádzaní systému kladieme na konverziu dát z pôvodného KIS. Ku dnešnému dňu sme konvertovali záznamy z 5 knižničných systémov a niekoľkých databázových systémov. Proces konverzie prebieha vo viacerých fázach. Prvou je vstupná analýza záznamov a následná pilotná konverzia, ktorá je pri každom kroku spoločne so zákazníkom kontrolovaná a vyhodnocovaná. Pri kontrole dát navrhujeme klientom aj úpravu záznamov, opravujú sa zvyčajne systematické chyby: opakujúce sa preklepy, nesprávne formy zapísaných údajov a pod. Nasleduje ďalšia kontrola a v prípade úspešnosti sa tesne pred spustením ostrej prevádzky urobí finálna konverzia. Podpora Kvalitná používateľská podpora tvorí neoddeliteľnú časť správneho fungovania systému. V prípade systému DAWINCI ju môžeme rozdeliť do niekoľkých častí. Školenia predstavujú úvod do používania systému. Používatelia získavajú vedomosti o fungovaní všetkých procesov a funkcií, o ovládaní systému a osvojujú si prácu v ňom. K dispozícii je dostatočne dlhý čas a priestor na odskúšanie si naučených zručností a vedomostí. Aby sa predišlo strate vedomostí, kým sa prejde do ostrej prevádzky, majú zákazníci prístup do cvičnej databázy a dostanú k dispozícii aj manuály k systému. Všetci zákazníci majú možnosť konzultovať svoje otázky a pripomienky prostredníctvom hot-line. K dispozícii majú viaceré komunikačné kanály, ako napr. telefón, e-mail, icq, skype alebo klasická pošta. V prípade možnosti priameho prístupu do systému zákazníka sme schopní vyriešiť požiadavky okamžite alebo za niekoľko minút. Na základné a často kladené otázky dostane náš zákazník odpoveď aj prostredníctvom špeciálnej stránky na našom webe, ktorá je prehľadne členená a priebežne dopĺňaná. Okrem tipov pre efektívnejšiu prácu na nej nájde návody, ako nastaviť periférne zariadenia spolupracujúce s naším systémom. Vývoj Vývoj systému prebieha v dvoch rovinách. Prvá predstavuje reakciu na meniace sa nové informačné technológie a štandardy v knižničnej praxi. Druhá vychádza z potrieb existujúcich zákazníkov. Vďaka úzkej spätnej väzbe s našimi klientmi dostávame podnety a požiadavky na zmeny a „vylepšenia“ v systéme. Každý návrh je zaznamenaný a vyhodnotený vývojovou komisiou. Pozitívne vyhodnotené podnety sú zaradené do vývojového plánu a podľa priority implementované do nových verzií, ktoré distribuujeme v pravidelných intervaloch. Outsourcing knižnično-informačného systému KIS je živým organizmom, o ktorý je potrebné sa pravidelne starať servisnými zásahmi a navyše musí spĺňať stále sa meniace požiadavky a rastúce nároky samotných knihovníkov, ale najmä používateľov. Zmeny a servis systému si vyžadujú buď zamestnať (a adekvátne ohodnotiť) systémového knihovníka, ktorý bude schopný ich vykonávať (musí byť vyškolený na nový systém), alebo dodávateľovi platiť za každú zmenu, ktorú pre knižnicu v systéme vykonal, a takisto za každú novú verziu systému. Jedným z efektívnych riešení, ktorým knižnica môže uspokojiť spomenuté potreby a požiadavky, je možnosť obstarania a prevádzky KIS formou outsourcingu (prenájmu). Jeho výhody spočívajú najmä v:
O kvalite každého systému najviac povedia jeho klienti, preto je komunikácia s nimi pre každého producenta najdôležitejším kritériom merania jeho kvality a efektívnosti.
Použitá literatúra
Mgr. Pavol Špáni (spani@svop.sk)
In ITlib. Informačné technológie
a knižnice [online], 2007, č. 04 [cit. 2007-12-21]. |
Knižnično-informačný
systém je podobne ako každý iný systém žijúci organizmus, ktorý musí neustále
reagovať na vnútorné aj vonkajšie podnety v snahe skvalitňovať svoje služby,
prinášať nové a inovatívne riešenia, byť spoľahlivým partnerom každodennej
reality knižníc a popri tom uspieť na poli konkurenčného boja. Dlhoročné
skúsenosti z analýz, projektovania a realizácie informačných systémov položili
základný kameň vývoja knižnično-informačného systému DAWINCI a pomohli nám
načrtnúť základné princípy, ktoré priamo ovplyvňujú jeho kvalitu.