Efektívny spôsob ochrany knižničných fondov v Slovenskej národnej knižnici
Sprístupňovanie dokumentov v Slovenskej národnej knižnici je determinované jej funkciami národnej knižnice. V zmysle zákona č. 183/2000 Z. z. SNK ako konzervačná a depozitná knižnica SR „prednostne zhromažďuje, odborne spracúva, uchováva, ochraňuje a sprístupňuje domáce a zahraničné slovacikálne dokumenty“. Požiadavka ochraňovať dokumenty a zároveň ich sprístupňovať je v podstate protirečivá. SNK riešila tento rozpor diferencovaným prístupom používateľov k jednotlivým častiam knižničného fondu. Keďže podľa zákona o povinnom výtlačku získava dva výtlačky slovacikálnych dokumentov, jeden výtlačok je konzervačný a pre jeho sprístupňovanie platia osobitné podmienky. Zároveň si jeho výpožičku nemožno objednať ani cez online katalóg SNK. Rozdielny spôsob prístupu k národnému konzervačnému fondu sa tak stal východiskom pre riešenie situácie, keď si ochrana dokumentov skutočne vyžaduje obmedzenie ich prístupnosti. Knižničný fond SNK je uložený vo výškovej časti knižnice, v tzv. zatvorených skladoch, do ktorých okrem pracovníkov odboru správa depozitu nemajú prístup ani čitatelia SNK, ani ostaní pracovníci knižnice. Na bežné sprístupňovanie je k dispozícii tzv. duplikát, v signatúre označený ako D1, prípadne D2. Čitatelia si objednávajú jeho výpožičku zadávaním žiadanky buď v online katalógu SNK cez WEB OPAC, alebo ešte stále i na klasickej papierovej žiadanke. Čitateľ pri objednávaní výpožičky v online katalógu SNK vidí dostupnosť dokumentu, čo je vyjadrené statusom: dostupné, požičané do (dátum), príručná knižnica, spracovanie, väzba atď. Pri dokumentoch dostupných na výpožičku sa bežne vyskytovali situácie, že dokument zo skladu neprišiel, hoci požičaný nebol a v online katalógu bol jasne označený ako dostupný. Preto sa čoraz naliehavejšie ukazovala potreba riešiť sledovanie pohybu dokumentov medzi skladom a výpožičným pultom. Pri riešení problému sa využili možnosti, ktoré ponúka knižnično-informačný systém Virtua. Konkrétne ide o pojem lokácia, resp. zaznamenávanie jej zmeny prostredníctvom transakcie check-in (vrátenie), ktorá sa zapisuje i do transakčného logu výpožičiek. Prakticky to znamená, že okrem domovskej lokácie SNK, ktorou je 1-0SNK, definovanej v systéme pre sklad, sa vytvorila nová samostatná lokácia pre výpožičný pult označená ako 29SNK. Pre SNK sú teda definované 2 lokácie: sklad a výpožičný pult. Status dokumentu, ktorý odišiel zo skladu na výpožičný pult, ale ešte nie je požičaný čitateľovi, je v klientovi systému výpožičiek Virtua označený v tranzite a v online katalógu SNK v prechode. Ako to funguje v praxi? Po zadaní žiadanky čitateľom sa žiadanka odovzdá do výťahu, kde si ju prevezme skladník. Na základe žiadanky skladník vyhľadá požadovaný dokument na príslušnom poschodí depozitu a prinesie ho na výpožičný pult. Pracovník výpožičných služieb tam v jeho prítomnosti uskutoční transakciu check-in načítaním čiarového kódu dokumentu. Tým sa dokument dostane z lokácie sklad do lokácie výpožičný pult, pričom transakcia sa zaznamenáva aj do transakčného logu systému Virtua, a to ako „vrátenie do lokácie výpožičný pult“. Potom sa bežným spôsobom uskutoční výpožička čitateľovi – načíta sa čiarový kód z čitateľského preukazu čitateľa a čiarový kód požičiavaného dokumentu. Systém vytlačí potvrdenku o výpožičke, ktorú čitateľ podpíše a ktorá slúži ako doklad o výpožičke pri prípadnom súdnom vymáhaní nevrátenej výpožičky, resp. ako doklad pri eventuálnom spore s čitateľom. Kým potvrdenka o výpožičke ostáva v SNK, pre čitateľa sa vytlačí zoznam jeho výpožičiek i s požadovaným dátumom ich vrátenia. Výpožička sa opätovne zaznamená v transakčnom logu. Pri vrátení dokumentu čitateľom je postup opačný. Čitateľ vracia dokument do lokácie výpožičný pult, pričom sa mu vytlačí potvrdenie o vrátení. Systém zároveň upozorní, že dokument patrí do inej lokácie (do lokácie sklad) a dá mu status „V prenose“. Pracovník výpožičných služieb potom odnesie vrátené dokumenty na miesto, kde ich preberá pracovník skladu prihlásený do systému Virtua svojím prideleným používateľským menom a heslom pre lokáciu sklad (1-0SNK). V prítomnosti pracovníka výpožičných služieb uskutoční načítaním čiarového kódu dokumentu transakciu vrátenia z lokácie výpožičný pult do lokácie sklad, pričom transakcia sa opäť zaznamenáva v transakčnom logu systému. Pracovníci výpožičných služieb sa do svojej lokácie výpožičného pultu prihlasujú svojím používateľským menom a heslom, podobne i určení pracovníci skladu do svojej lokácie skladu. Pracovník skladu nemá oprávnenie na iné operácie výpožičiek ako Check-in – Vrátenie z lokácie 29SNK do svojej lokácie 1-0SNK, čiže nehrozí, že by mohol vstúpiť do systému výpožičiek a prípadne tam urobiť nejaké zmeny. Pred zavedením lokácie Výpožičný pult systém pri vracaní rezervovaného dokumentu upozorňoval, že dokument je žiadaný iným čitateľom, a zároveň tlačil i oznam o vrátení rezervovaného dokumentu, ktorý sa vkladal do rezervovanej knihy. Po zavedení novej lokácie systém pri vrátení dokumentu čitateľom už na túto skutočnosť neupozorňuje, pretože žiadanky sú nastavené na lokáciu 1-0SNK, teda sklad, a nie na lokáciu výpožičný pult. Systém teda nezachytí rezervované dokumenty pri transakcii vrátenia do výpožičného pultu, ale až pri transakcii vrátenia do lokácie sklad, kde sa tlačí i oznam o vrátení rezervovanej publikácie. Prakticky to znamená, že pracovník výpožičných služieb sa až na mieste, kde vrátený dokument preberá pracovník skladu, dozvie, že dokument je rezervovaný a musí si ho vziať späť na výpožičný pult. Je to jediná nevýhoda opísaného riešenia sledovania pohybu dokumentu medzi skladom a výpožičným pultom, avšak výhody prevažujú. V čom sa teda prejavuje efektívnosť tohto procesu? Uvedený spôsob umožňuje v každom okamihu zistiť, na ktorom mieste v knižnici sa dokument nachádza, čo je výhodné pre čitateľov i pre pracovníkov výpožičných služieb a depozitu. Status „V prenose“ vidí čitateľ pri vyhľadávaní v online katalógu SNK aj pracovník výpožičných služieb, čo obom naznačuje, že dokument sa nachádza ešte na výpožičnom pulte. Zároveň sa vyriešili ďalšie dva problémy výpožičných služieb:
Teraz sú uvedené dokumenty označené statusom „v prechode“, čo všetkým zainteresovaným naznačuje, že dokument sa nachádza na trase medzi skladom a čitateľom, teda niekde na výpožičnom pulte. Keďže všetky transakcie sa zapisujú i do transakčného loga systému Virtua, je možné zistiť, kedy prišla kniha zo skladu na výpožičný pult, kedy bola požičaná čitateľovi, kedy ju čitateľ vrátil na výpožičný pult a kedy prišla z výpožičného pultu do skladu. Štatistika výpožičiek sa neskresľuje, pretože sa robí iba na lokáciu 1-0SNK, teda na lokáciu skladu, nie na lokáciu výpožičného pultu. Spolu so sledovaním pohybu dokumentov sa začali výraznejšie sledovať i nevybavené žiadanky, a najmä dôvod ich nevybavenia. Nevybavené žiadanky na výpožičku sa z čitateľových aktivít vymažú a zoznam signatúr na dokumenty neprinesené zo skladu (tzv. nulky) sa každý deň odovzdávajú revízii. Jej úlohou je zistiť príčinu ich neprinesenia z depozitu. Ako už bolo spomenuté, v minulosti boli dôvodom nevybavenia žiadanky často knihy objednané čitateľom a prichystané preňho na výpožičnom pulte, kde si ich mohol prevziať do 3 dní, a knihy rezervované, kde si ich mohol prevziať do stanoveného dátumu, ktoré v online katalógu vystupovali ako dostupné, pretože ešte neboli požičané. Teraz sú tieto knihy označené V prenose, z čoho je zrejmé, že tieto knihy nie sú v sklade, ale niekde na výpožičnom pulte. V súčasnosti je teda dôvodom neprinesenia kníh zo skladu iba zlé založenie knihy na regáli v depozite alebo dávnejšia strata knihy. Ak revízia takúto knihu v depozite nenájde, zmení jej status dostupné na nezvestné. Ak knihu nenájde ani po troch mesiacoch, status nezvestné zmení na stratené. Na rušenie nevybavených žiadaniek sa využívajú tri možnosti: Výstup Nevybavené žiadanky, ktorý sa každý deň tlačí z InfoStation. Výstup obsahuje tieto údaje:
Tento výstup predkladá zoznam nevybavených výpožičiek dokumentov, ktoré však môžu byť vybavené inými dostupnými exemplármi. Záložka Nevybavené obsahujúca zoznam nevybavených žiadaniek na výpožičku vystavených vo vybranej lokácii uloženia v klientovi systému výpožičiek Virtua. V prípade SNK je takouto hlavnou lokáciou uloženia knižničný depozit (sklad). Záložka zobrazuje 4 stĺpce údajov:
Nevybavené a prečiarknuté žiadanky na výpožičku transportované z depozitu miesto požadovanej knihy, resp. žiadanky na knihy, pre ktoré si čitateľ do 3 dní neprišiel. Nevybavené žiadanky na výpožičku sa rušia a mažú z konta čitateľa každý deň. Každá knižnica by mala robiť maximum v záujme spokojnosti svojich čitateľov i ochrany svojho fondu. Významný podiel na tejto spokojnosti má práve vhodný spôsob komunikácie medzi čitateľom, výpožičným pultom a skladom a nástroj umožňujúci sledovať pohyb dokumentu medzi nimi. Knižnično-informačný systém Virtua takýto nástroj ponúka.
PhDr. Darina Janovská (janovska@snk.sk)
In ITlib. Informačné technológie
a knižnice [online], 2007, č. 04 [cit. 2007-12-21]. |