Proč a k čemu využít benchmarking

Činnost každé knihovny je pod dvojím tlakem, který v mnoha ohledech působí jako spojité nádoby či uzavřený kruh. Provozovatel, který knihovnu financuje, ať tím myslíme obec, město, školu či firmu, vyžaduje, aby výdaje na knihovnu byly co nejnižší, nebo aby byly využívány co nejefektivněji. Knihovna se minimálně jednou za rok dostává do centra zvýšené pozornosti při sestavování a schvalování rozpočtu a nezřídka se stává, že musí čelit i tlakům na snížení dotace. V tomto okamžiku jsou mobilizovány všechny síly pro vytvoření argumentů zdůvodňujících význam a úlohu knihovny. Soustřeďují se doklady o tom, že veškeré finanční prostředky jsou vynakládány efektivně a pro stanovený účel.

V dnešní době, kdy se nejdůležitějším kritériem téměř každé činnosti stává především ekonomický efekt, může mít neschopnost vysvětlit nebo nalézt odpovědi na otázky ekonomické efektivnosti přímo fatální následky. Na druhé straně stojí uživatelé knihovny se svým očekáváním, potřebami a požadavky. Po knihovně zcela samozřejmě vyžadují kvalitní služby a pokud jim knihovna nedokáže vyhovět, odmění se jí kritikou nebo také nezájmem o její služby. Poskytování kvalitních služeb ale vyžaduje solidní financování. Pokud knihovně podstatně poklesne počet uživatelů a dalších výkonů, klesá i její efektivnost a kruh se uzavírá. Provozovatel knihovny má v ruce argumenty k omezení finančních příspěvků i dotací a tento krok zdůvodňuje tím, že o služby knihovny není zájem.

Jak vyjádřit efektivní vynakládání finančních prostředků? Jak vlastně měřit výkony knihovny či posuzovat kvalitu jejích služeb? Kdy je možno zjistit, že právě naše knihovna poskytuje stejně dobré nebo dokonce lepší služby, než knihovny na jiných místech?

Pro porovnání výkonů knihoven můžeme použít dvě základní metody:

1. první z nich je založena na porovnávání vlastního výkonu knihovny s parametry, které nějaká autorita stanovila jako optimální a žádoucí. Na tomto principu je založena práce se standardem veřejných knihovnických a informačních služeb (Metodický 2005). Standard VKIS vymezuje několik oblastí činnosti knihoven, pro které stanoví optimální hodnoty, např. rozsah přírůstku, výdaje na nákup knih, provozní dobu, počet počítačů připojených k internetu, počet studijních míst. Tyto údaje jsou vztaženy k počtu obyvatel obce. Jednotlivé parametry standardu byly definovány na základě vzájemného konsensu jako optimální hodnoty. Z tohoto hlediska si každá knihovna může porovnat vlastní dosahované výkony s tím, co je považováno za optimální, může identifikovat oblasti činnosti, ve kterých dosahuje dobrých výsledků, a také ty, které je potřeba zlepšovat.
2. Druhou metodou je srovnávání vlastních výkonů s výkony jiných knihoven, respektive hledání a srovnávání se s těmi, kteří vykazují nejlepší výsledky. V této souvislosti se velmi často hovoří o benchmarkingu. Nahlédnutím do jazykového slovníku zjistíme, že tento pojem je překládán jako standard, značka zeměměřiče pro měření výšky, komparativní bod či porovnávací ukazatel. V oblasti strategického managementu se jedná o jednu z mnoha metod či technik používaných pro analýzu současného či očekávaného vývoje organizace.

Poznámka redakcie:

Uvedený text je úryvok z príspevku PhDr. Víta Richtera (NK ČR) Benchmarking knihoven – měření a srovnávání výkonu a kvality činnosti knihoven, ktorý odznel na medzinárodnom sympóziu INFOS 2007. Autor v ňom podrobne predstavil český projekt „Benchmarking v knihovnách“ (ciele a etapy projektu, výber indikátorov pre hodnotenie výkonu a kvality činnosti knižníc. Plné znenie prednášky nájdete na: (http://www.infolib.sk/index/podstranka.php?id=1683&idf=368&lang=sk).

Skúsenosti českých kolegov z oblasti merania výkonov a kvality v knižniciach, štandardy a normy vydané v ČR k tejto problematike a ďalšie podrobnosti o projekte „Benchmarking v knihovnách“ nájdete na adrese: http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=15_Vykon.htm.

In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online], 2007, č. 04 [cit. 2007-12-21].
Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib074/bench.htm>. ISSN 1336-0779.

ITlib. Informačné technológie a knižnice