Budovanie súborov autorít v Slovenskej ekonomickej knižnici EU v Bratislave

Úvod

V Slovenskej ekonomickej knižnici (SEK) sme sa po prvýkrát stretli s pojmom “autority” pri práci v systéme Rapid Library (1994 – 2003) a vtedy sme pochopili význam budovania súborov autorít pre činnosti a procesy prebiehajúce v knižnici, a to od získavania (akvizície) dokumentov až po ich sprístupňovanie, ako aj pre kooperáciu medzi knižnicami na národnej aj medzinárodnej úrovni.

Implementáciou automatizovaného knižnično-informačného systému Advanced Rapid Library (ARL, 2003), ktorý umožnil podrobnejšie rozpracovanie štruktúry autoritatívnych záznamov, tvorbu ďalších druhov súborov autorít a možnosti ich väzieb na záznamy o dokumentoch v katalógu, nadobudla naša práca s autoritami kvalitatívne vyššiu úroveň.

Súbory autorít budujeme podľa medzinárodných pravidiel a štandardov, ako sú katalogizačné pravidlá AACR2, ISBD, výmenný formát UNIMARC a UNIMARC/Autority.

Na zápis autoritatívnych záznamov využívame v systéme ARL vstupné pracovné formuláre so štruktúrou výmenného formátu UNIMARC/Autority s pripojenými kódovníkmi a preddefinovanými hodnotami. Spracovanie a aktualizácia autoritatívnych záznamov je súbežná so spracovaním katalogizačných a bibliografických záznamov o dokumentoch.

Pre súbory autorít je nevyhnutná unifikácia a permanentná správa, t. j. priebežná aktualizácia a kontrola duplicity, aby sa dosiahlo používanie jednoznačných termínov a minimálna chybovosť v celom knižnično-informačnom systéme (ďalej KIS) knižnice. Na zabezpečenie týchto činností je veľkou výhodou funkcia systému ARL, ktorá umožňuje zlučovanie duplicitných záznamov na jeden autoritatívny záznam. Táto funkcia súčasne zabezpečuje automatickú opravu väzieb vo všetkých záznamoch katalógu z duplicitnej na adekvátnu autoritu. Správu súborov autorít kontinuálne zabezpečujú poverení pracovníci.

Vo vzťahu k dokumentu vystupuje autorita, ako napr. autor, vydavateľ, dodávateľ, organizátor akcie, konferencia/akcia, edícia, predmet atď. V KIS budujeme tieto súbory autorít:

1. menné autority (osobné meno),
2. korporácie,
3. konferencie/akcie,
4. edície,
5. slovník ekonomických termínov.

Medzi autoritami existujú tieto vzájomné väzby a vzťahy:

• hierarchické (nadriadená a podriadená autorita),
• polyhierarchické (1 autorita má viacero podriadených, príp. naopak),
• priradenie a vzájomná súvislosť.

1. Tvorba súboru MENNÝCH AUTORÍT

Súbor menných autorít tvoria autoritatívne záznamy o slovenských a zahraničných autoroch, ktorých publikácie sa nachádzajú v knižnično-informačnom fonde SEK. Informácie, ktoré autoritatívne záznamy obsahujú, zároveň identifikujú autora, čím ho odlišujú od iného rovnomenného autora. Vzhľadom na odborné zameranie Ekonomickej univerzity (EU) základ súboru tvoria mená autorov, ktorí sa špecializujú prevažne na ekonomickú vedu, resp. príbuzné vedné odbory. Prioritou je vytvárať autoritatívne záznamy o pedagogických a vedeckový-skumných pracovníkoch EU, čo je nevyhnutnou podmienku pre systematické budovanie databázy evidencie publikačnej činnosti.

Autoritatívny záznam mennej autority obsahuje: polia kódovaných údajov, autoritatívne záhlavie – osobné meno, odkazové záhlavia (vylučovacie a pridružovacie odkazy typu “pozri”, “pozri aj”), tituly, dátum a miesto narodenia, príp. úmrtia, pracovisko, profesijné zameranie, poznámky, ktoré poskytujú doplňujúce faktografické údaje, zdroj, v ktorom boli nájdené informácie o záhlaví, adresu webovej stránky autora, odkazy na záznamy v katalógu dokumentov atď.

Údaje o autoroch získavame z dokumentov spracovávaných do Katalógu dokumentov SEK a ďalších verejne dostupných informačných zdrojov, ako sú napríklad študijné programy jednotlivých fakúlt, pamätnice a výročné správy EU, webové stránky, katalóg autorít Library of Congress, resp. v katalógu Národní knihovny v Prahe.

Tvorba a aktualizácia súboru menných autorít si vyžaduje mimoriadnu pozornosť, ako aj kooperáciu pracovníkov celej knižnice. Autoritatívne záznamy pokladáme za “živé záznamy”, ktoré sa kontinuálne upravujú a inovujú.

2. Tvorba súboru autorít KORPORÁCIA

V súvislosti s prechodom na systém ARL bolo umožnené aj prehodnotenie tvorby korporatívnych autorít. Oproti minulosti, keď sa vydavateľ a dodávateľ zapisovali ako samostatné autority, teraz chápeme autoritu “Korporácia” ako všeobecnejší a nadradený pojem.

Korporácia môže vo vzťahu k dokumentu plniť nasledujúce funkcie:

• autorská zodpovednosť = zodpovednosť za intelektuálny obsah dokumentu,
• vydavateľ = zodpovednosť za fyzickú výrobu, rozširovanie alebo správu informačného zdroja,
• dodávateľ, distribútor,
• organizátor konferencie/akcie,
• zodpovednosť k edícii (korporácia ako gestor edičného radu iného vydavateľa).

“Korporácia” môže súčasne plniť viacero funkcií, na vyjadrenie ktorých používame kódy špecifikácie v poli 980$x. Pridelenie špecifikácie využívame predovšetkým v procese akvizície, ale aj na užšie vyhľadávanie podľa selekčných kritérií “Vydavateľ”, “Dodávateľ” atď.

Autoritatívny záznam korporácie obsahuje: polia kódovaných údajov, autoritatívne záhlavie, odkazové záhlavia (vylučovacie a pridružovacie odkazy typu “pozri”, “pozri aj”), poznámky a polia určené pre nadštandardné údaje a potreby knižnice (polia 980, 981, 982), odkazy na záznamy v katalógu dokumentov atď.

Unifikované záhlavie korporácie zapisujeme v priamej forme, čiže pod menom, pod ktorým je autorita bežne identifikovaná, a v jej úradnom jazyku. Názov overujeme v príručkových informačných zdrojoch alebo priamo na webovej stránke konkrétnej organizácie. Inojazyčné a ďalšie používané tvary (napr. skratky) zapisujeme ako variantné záhlavia. Odkazy “pozri aj” vytvárame pre samostatne zapísané korporácie, ktoré sú v určitom vzťahu (napr. “Ekonomická univerzita v Bratislave” má po zmene názvu vytvorenú vzájomnú väzbu s predchádzajúcim záhlavím “Vysoká škola ekonomická v Bratislave”).

V prípade pochybností pri zápise zahraničných korporácií overujeme údaje v katalógu autorít Library of Congress, resp. v katalógu Národní knihovny v Prahe.Na zápis korporatívnych záhlaví fakúlt a pracovísk univerzít a vysokých škôl využívame formu hierarchie podriadených korporácií. Prax ukázala, že najlepším riešením je vytvoriť samostatný záznam pre univerzitu, fakultu a katedru:

210$a Ekonomická univerzita

210$a Ekonomická univerzita $b Obchodná fakulta

210$a Obchodná fakulta $b Katedramarketingu

Záznamy sú zároveň hierarchicky previazané pridružovacím odkazom “pozri aj”.

3. Tvorba súboru autorít KONFERENCIA/AKCIA

Napriek tomu, že podľa pravidiel AACR2 je konferencia považovaná za korporáciu, popisujeme ju ako samostatnú autoritu. Vzhľadom na špecifické prostredie akademickej knižnice tvoríme tieto autority predovšetkým z vedeckých a odborných konferencií a akcií, ktoré majú priamu alebo nepriamu súvislosť s EU, ako napr. evidencia publikačnej činnosti, zborníky atď.

Autoritatívny záznam konferencie/akcie obsahuje: polia kódovaných údajov, autoritatívne záhlavie, odkazy variantných názvov, miesto konania, ročník akcie, rok konania akcie, odkazy na záznamy v katalógu dokumentov, poznámky, meno organizátora atď.

Na každú (aj opakovanú) akciu vytvárame samostatný autoritatívny záznam. Unifikované záhlavie konferencie/akcie zapisujeme v tvare a jazyku, v akom sa oficiálne konala. Názov preberáme priamo z popisovaného informačného zdroja a v prípade nejasností ho overujeme aj z iných zdrojov, napr. na webovej stránke organizátora. Inojazyčné tvary názvu zapisujeme ako variantné záhlavia. K autoritatívnemu záznamu akcie vytvárame väzbu na autoritatívny záznam organizátora v systémom vygenerovanom poli C15.

4. Tvorba súboru autorít EDÍCIA

Súbor autorít edícií je v súčasnosti v počiatočnom štádiu budovania. Hlavný názov edície zapisujeme ako unifikované záhlavie. Súbežný názov edície zapisujeme formou odkazu “pozri”. V najbližšej budúcnosti pripravujeme zápis údajov o zodpovednosti vzťahujúcej sa k edícii a ISSN jednotlivých edícií do autoritatívneho záznamu.

5. Tvorba súboru autorít SLOVNÍK EKONOMICKÝCH TERMÍNOV

Špecializovaný selekčný jazyk z oblasti ekonómie a príbuzných vedných disciplín – Slovník ekonomických termínov (ďalej Slovník) – sa buduje v SEK už od začiatku 70. rokov. Prešiel rôznymi vývojovými štádiami a v súčasnosti je spracovaný ako súbor autorít v systéme ARL.

Slovník ako komunikačný nástroj v knižnično-informačnom systéme SEK sa využíva pri analyticko-syntetickom spracovávaní dokumentov, pri systematickom ukladaní dokumentov v študovniach, v procese vyhľadávania, trie-denia a sprístupňovania dokumentov a informácií o dokumentoch.

Slovník má dve úrovne, ktoré sú navzájom previazané. Prvú tvorí systematické triedenie – Systematika EKO, ktorého základom je Medzinárodné desatinné triedenie. Druhú úroveň tvoria deskriptory ako hlavné lexikálne jednotky selekčného jazyka. Na tvorbu a zápis autoritatívnych záznamov obidvoch úrovní, systematiky aj deskriptorov sme z formátu UNIMARC/Autority využili štruktúru záznamu autority – predmetové heslo.

Zaradenie nového deskriptora do Slovníka prebieha určitým procesom, ktorý pozostáva z nájdenia nového termínu v procese analyticko-syntetického spracovania dokumentov, vyhľadanie termínu v odborných encyklopédiách, výkladových slovníkoch atď., overenie v slovníku slovenského jazyka a určenie tvaru autoritatívneho záhlavia – deskriptora. Nasleduje zaradenie deskriptora do príslušnej systematickej skupiny, príp. skupín a určenie odkazových záhlaví. Synonymá, inojazyčné tvary, skratky a pod., tzv. nedeskriptory, zapisujeme ako vylučovacie odkazy “pozri”. Pridružovacími odkazmi “pozri aj” prepájame autoritatívne záznamy deskriptorov, ktoré spolu určitým spôsobom súvisia.

V systéme ARL je na spracovanie autoritatívnych záznamov pre každú úroveň Slovníka vytvorený vlastný vstupný formulár, pričom sú tieto rozlíšené kódmi špecifikácie v poli 980$x.

Autoritatívny záznam deskriptora obsahuje: polia kódovaných údajov, autoritatívne záhlavie – deskriptor, odkazové záhlavia (vylučovacie a pridružovacie odkazy typu “pozri” a “pozri aj”), poznámky, systematiku, definíciu – vysvetlenie pojmu, zdroj, v ktorom bola nájdená informácia o záhlaví, anglický ekvivalent, kód špecifikácie, odkazy na záznamy v katalógu dokumentov.

Autoritatívny záznam systematiky obsahuje: polia kódovaných údajov, autoritatívne záhlavie – systematika, poznámky, citáciu zdroja, v ktorom bola nájdená informácia o záhlaví, anglický ekvivalent, kód špecifikácie, odkazy na záznamy v katalógu dokumentov. Každý záznam obsahuje vygenerované odkazy (pole TU1) na autoritatívne záznamy deskriptorov, ktoré sú tematicky zaradené do príslušnej systematickej skupiny.

Základ Slovníka ekonomických termínov sa budoval v rokoch, keď súbory autorít v dnešnom ponímaní ešte ne existovali, preto obsahuje aj také termíny, ako sú mená osobností, názvy organizácií a spoločností a geografické názvy krajín. Tieto termíny postupne vyčleníme zo Slovníka a zaradíme do príslušných súborov autorít.

Výhody budovania súborov autorít v podmienkach SEK:

• autorita ako jednoznačný selekčný prvok umožňuje jednoznačný výber a použitie potrebného termínu pri spracovaní a sprístupňovaní dokumentov a informácií o dokumentoch,
• katalogizátor pri spracovávaní záznamu o dokumente doťahuje do katalogizačného záznamu už vytvorenú autoritu, čím sa zabraňuje zápisu odlišnej formy, duplicite a chybovosti; výhodou systému ARL je, že umožňuje pri tvorbe katalogizačného záznamu vyhľadávať v súboroch autorít; po overení a výbere adekvátnej autority sa vytvorí väzba a do katalogizačného záznamu sa automaticky doplnia zodpovedajúce podpolia z autoritatívneho záznamu; ak sa autorita nenachádza v súbore autorít, systém umožňuje katalogizátorovi zápis nového autoritatívneho záznamu priamo v rozpracovanom katalogizačnom zázname,
• používanie autoritatívnych záznamov pri katalogizácii dokumentov prispieva k zvýšeniu kvality katalogizačných záznamov,
• jeden autoritatívny záznam je mnohonásobne využitý v procesoch spracovávania, vyhľadávania, sprístupňovania atď., čím prispieva k vyššej efektívnosti práce,
• previazanie autoritatívnych a katalogizačných záznamov zaisťuje vzájomnú väzbu všetkých relevantných dokumentov k danej autorite a autority k dokumentom,
• používanie systému odkazov v autoritatívnych záznamoch naviguje katalogizátora aj používateľa k použitiu správnej formy autoritatívneho záhlavia, a tým k relevantnejšiemu výsledku vyhľadávania,
• vyhľadávanie v online katalógu SEK nie je obmedzené len na vyhľadávanie v Katalógu dokumentov SEK, ale umožňuje vyhľadávanie aj v jeho Súboroch autorít, čím sa rozširujú možnosti vyhľadávania relevantných informácií.

In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online], 2007, č. 01 [cit. 2007-28-03].
Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib071/plecenikova.htm>. ISSN 1336-0779.

ITlib. Informačné technológie a knižnice