| Skúsenosti s implementáciou systému Virtua v ŠVK
v Banskej Bystrici
V knihovníckej verejnosti Slovenska je všeobecne známe, že naša knižnica od roku 1996 prevádzkovala knižnično-informačný systém VTLS, v súčasnosti prevádzkovaný firmou VTLS Inc., nazývaný ako VTLS Classic. Systém vyhovoval našim požiadavkám. Niektoré nedostatky v jeho prevádzke vyplývali predovšetkým z toho, že knižnica nemala pri zaobstarávaní dostatok finančných prostriedkov na to, aby mohla zakúpiť všetky moduly. Chýbal nám predovšetkým modul Document Delivery, ktorý zabezpečoval zadávanie žiadaniek používateľmi priamo zo systému. V systéme VTLS Classic sme prevádzkovali modul katalogizácie, správy autorít, správy seriálov, výpožičiek, VTLS Gateway (pre online prístup do katalógu ŠVK). Knižnica mala v systéme spracovaných vyše 200 000 bibliografických záznamov, vyše 300 000 záznamov o exemplároch, okolo 15 000 záznamov o používateľoch, holdingové záznamy pre všetky tituly dochádzajúcich periodík. Možnosť zapojenia sa do projektu KIS3G a prechod na nový, modernejší a komplexnejší systém sme privítali a boli sme jednou z prvých knižníc, ktorá sa k projektu prihlásila. Skutočnosť, že pre projekt KIS3G bol zakúpený systém Virtua firmy VTLS Inc., sme z pohľadu prechodu na nový systém považovali za našu výhodu a za predpoklad, že prechod bude pomerne jednoznačný a jednoduchý. Na základe našich konkrétnych skutočností dnes môžeme povedať, že bez problémov sa neuskutoční žiadny prechod na nový systém alebo na novú verziu systému. Napriek ubezpečeniam firiem, ktoré systémy vyvíjajú a predávajú, že všetko pôjde bez problémov, nie je to pravda. Problémy vzniknú, treba sa na ne pripraviť. V našej knižnici to bol len prechod na nový systém tej istej firmy, prechod z US MARC-u do MARC 21, a predsa to nebolo celkom jednoduché a jednoznačné. Implementácia mala byť podľa dodávateľa otázkou dvoch, troch dní, maximálne týždňa. V skutočnosti prechodné obdobie medzi používaním VTLS Classic a Virtua trvalo viac ako dva mesiace. V súlade s harmonogramom implementácie, ktorý zverejnila Slovenská národná knižnica v Martine, sme prechod na nový systém načasovali na prázdninové mesiace. V tomto období knižnicu navštevuje málo používateľov a dva týždne je pre verejnosť úplne zatvorená. Bol by to pre nás ideálny čas, aby sme odstránili chyby a nedostatky z prenosu dát, dôkladnejšie a bez stresov sa zoznámili v praxi (nie na školeniach) so systémom a pripravili sa na zvýšený počet používateľov v septembri a októbri. Dáta z VTLS Classic sme vyexportovali už koncom júla. Najprv plánovali bibliografické záznamy preniesť do systému Virtua pracovníci SNK. Po dohode s firmou VTLS Inc. dáta komplexne preniesli jej pracovníci. V prvej fáze prenášali naše dáta spoločne s bibliografickými záznamami SNK a východoslovenského združenia ZVYKNI. Do jednej databázy sa dostali záznamy, ktoré boli spracované na rôznej úrovni, bez použitia autorít. V systéme Virtua neboli nastavené filtre na lokáciu, dokumenty, ktoré má knižnica vo fonde, boli pre našich používateľov veľmi ťažko vyhľadateľné. V databáze bolo potrebné robiť ešte mnoho úprav, testovania, čo pre našu knižnicu, ktorá potrebovala veľmi rýchlo prejsť do ostrej prevádzky s modulom Výpožičky, bolo neprijateľné. Po dohode so SNK bola pre našu knižnicu dočasne vyčlenená samostatná databáza, do ktorej boli nanovo nahraté kompletne naše dáta z VTLS Classic. Tento proces trval do začiatku októbra. V tomto prechodnom období sme nové bibliografické záznamy o dokumentoch, záznamy o nových používateľoch ukladali na lokálne počítače, výpožičky a vrátenia dokumentov sme registrovali v programe Virtua-Circulation Backup taktiež na lokálnych PC. Po ukončení prenosu dát sme v časovom strese skontrolovali úplnosť a kvalitu prenesených údajov, museli sme nastaviť parametre databázy a za pomoci pracovníkov SNK sme začali aktualizovať dáta. Prenos bibliografických záznamov a záznamov o používateľoch z lokálnych PC do systému Virtua na serveri v Bratislave nebol problém. Problémom bola aktualizácia výpožičiek a aktivít používateľov. Dva mesiace je dlhý čas na prevádzkovanie modulu Cirkulation Back-up, najmä vtedy, ak sa do tohto času začlenili aj dni medzi 15. septembrom a 15. októbrom, keď našu knižnicu denne navštívi 800 – 1 000 používateľov, evidujeme mnoho nových používateľov a mnohým predlžujeme platnosť preukazu. Práve preregistrovaní používatelia robili pri aktualizácii údajov najväčšie problémy. Systém nezaktualizoval konto používateľa v systéme Virtua skôr, ako mu bola predĺžená platnosť preukazu. V čase písania tohto príspevku (koniec októbra) “na ostro” prevádzkujeme v systéme Virtua moduly Katalogizácia, Správa autorít, Správa seriálov, Výpožičky, OPAC a i-Portal Chameleon. Sústavne musíme kontrolovať správnosť údajov a opravovať niektoré dáta. Nie všetky sa preniesli korektne, napríklad pri dokumentoch, ktoré sú umiestnené v študovniach a požičiavajú sa len prezenčne, je status dokumentu “dostupné”. Predpokladáme, že sú to chyby, ktoré vznikli kvôli postupnému poznávaniu a používaniu systému VTLS Classic. Počas prevádzky sme napríklad dopĺňali v parametroch triedu dokumentu, upravovali parametre výpožičiek a podobne. Pracovníci knižnice si pomerne rýchlo osvojili prácu so systémom. Je používateľsky príjemný a pohodlný, poskytuje komplexnejšie a rýchlo dostupné údaje o dokumentoch, používateľoch, výpožičkách. Ak porovnáme prevádzku v systéme VTLS Classic a Virtua, musíme konštatovať, že v novom systéme zatiaľ nerobíme všetko to, čo sme robili v pôvodnom. Netlačíme prírastkové zoznamy, katalogizačné lístky, upomienky, stále nefunguje elektronická žiadanka na dokument priamo z OPAC-u. To sú všetko problémy, ktoré musíme urýchlene riešiť. Systém je zakúpený Slovenskou národnou knižnicou a je nainštalovaný na serveri v Bratislave. Nemáme administrátorský prístup na server, okrem nastavenia parametrov pre našu bázu v programe Virtua Profiler. Administrátor nemá oprávnenia na vyberanie alebo prezeranie údajov priamo z tabuliek, vytvárať tzv. ad hoc reports, nedokáže sa pozrieť, čo sa deje na serveri. Zatiaľ máme prístup len k vopred definovaným výstupom cez webové rozhranie – tzv. InfoStation. V prípade určitej chyby, nastavení globálnych parametrov alebo nefunkčnosti niektorých procesov nemôžeme priamo riešiť problémy tak, ako sme to robili pri predchádzajúcom systéme. Musíme sa obracať s požiadavkou na riešenie do SNK. Na e-mailové požiadavky často nedostávame odpoveď obratom. Stalo sa, že sme museli telefonicky urgovať riešenie problému. Pri súrnych požiadavkách o pomoc musíme telefonovať, najlepšie na mobilné telefóny zodpovedných pracovníkov. Ak má byť projekt KIS3G naozaj funkčný, bude potrebné doriešiť pružnosť technickej a systémovej podpory, dozor nad systémom, hot line. Uvedomujeme si, že sme v rámci projektu KIS3G prvou knižnicou, ktorá pracuje v systéme Virtua v ostrej prevádzke, a mnoho funkcií a procesov budeme musieť dolaďovať, testovať, možno aj modifikovať. Kým ostatné knižnice sa pripravujú na prenos bibliografických záznamov, údajov o používateľoch a výpožičkách, v našej knižnici sa priebežne dolaďujú nastavenia parametrov, opravujú chyby z prenosu dát. Upozorňujeme na nesprávnosť prekladov na obrazovkách, systémových správach, na nefunkčnosť niektorých tlačidiel a podobne. V súčasnosti riešime tlač upomienok, oznámení používateľom a vrátení sa dokumentov do knižnice, ktoré mali rezervované, do konca roka plánujeme pripraviť potrebné vstupy na spustenie modulu Akvizícia (uložiť záznamy o dodávateľoch, predpripraviť účty na akvizíciu jednotlivých druhov dokumentov a pod.). Elektronickú žiadanku, ktorá je pre pružnosť výpožičného systému a odstránenie nepríjemností v práci s používateľmi nutnosťou, riešia v Slovenskej národnej knižnici v Martine. Okrem problémov, ktoré sa týkajú priamo implementácie a prevádzky systému Virtua, sa pred nami denne vynárajú aj otázky súvisiace so spracovávaním informačných dokumentov vo formáte MARC 21. V pôvodnom systéme sme spracovávali záznamy vo formáte US MARC a v úplnosti, aká vyhovovala našej knižnici. V súčasnosti si uvedomujeme, že záznamy budú súčasťou jednotnej slovenskej databázy a mali by spĺňať podstatne vyššie požiadavky z hľadiska úplnosti záznamov, ale aj z hľadiska jednotnosti ich spracovania. Privítali by sme, keby boli celoslovensky prijaté a zverejnené požiadavky na to, ktoré polia a podpolia je potrebné v zázname vypĺňať, či budú používané národné polia a ktoré. Možno po prečítaní uvedených riadkov sa zdá, že problémov je nad hlavu. V našej knižnici vieme, že sú to počiatočné problémy a že ich musíme prekonať. S našimi skúsenosťami, poznatkami z prevádzky systému Virtua sme ochotní podeliť sa s ostatnými knižnicami a pracovníkmi, ktorí budú zapojení do projektu KIS3G. Ponúkame záujemcom možnosť priamej stáže na našich pracoviskách, aby sa bližšie oboznámili s fungovaním systému a možno sa vyhli niektorým chybám, ktorých sme sa dopustili pri implementácii a počiatočnej prevádzke systému my. Riešiteľom projektu KIS3G navrhujeme, aby sa naša knižnica stala experimentálnou a pilotnou knižnicou projektu.
Lýdia Žáčiková (zacikova@svkbb.sk) - Mgr. Alica Kmeťová (kmetova@svkbb.sk)
ŽÁČIKOVÁ, Lýdia – KMEŤOVÁ, Alica: Skúsenosti s implementáciou systému
Virtua v ŠVK v Banskej Bystrici. In ITlib. Informačné technológie
a knižnice [online], 2004, č. 04 [cit. 2004-12-13]. Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib044/zacikova.htm>. ISSN 1336-0779. |