Využitie CDS/ISIS v Divadelnom ústave

  Divadelný ústav (DÚ) okrem iného systematicky zhromažďuje, spracováva, uchováva a sprístupňuje archívne, dokumentačné, knižničné, audiovizuálne a scénografické materiály o profesionálnom divadle na území Slovenska. Jeho súčasťou je aj špecializovaná knižnica, ktorá disponuje rozsiahlym a v mnohom unikátnym fondom slovenskej a zahraničnej odbornej divadelnej literatúry, dramatických textov a literatúrou príbuzných odborov v počte asi 32 000 knižných jednotiek. Knižničný fond tiež zahŕňa odborné a kultúrne periodiká. Popri klasických lístkových katalógoch je knižný fond spracovaný tiež v automatizovanom systéme. Na vybudovanie elektronického katalógu bol vybraný softvér CDS/ISIS (pre Windows – WinISIS) zakúpený v roku 2001. Softvér CDS/ISIS poskytuje UNESCO prostredníctvom siete národných distributérov. Túto funkciu u nás zastrešuje Centrum vedecko-technických informácií.

Systém pôvodne slúžil výlučne na spracovanie knižného fondu, neskôr sa ukázala jeho využiteľnosť pre všetky dokumentačné fondy a zbierky. Vytvoril tak doplnok k využívanému informačnému systému THEISA, ktorý obsahuje dáta o osobnostiach divadelného života, divadlách, divadelných súboroch, inscenáciách, zájazdoch, festivaloch a ďalších aktivitách v rámci slovenského profesionálneho divadla. Systém WinISIS je v súčasnosti zavedený v lokálnej sieti Divadelného ústavu v rámci technického vybavenia inštitúcie.

Na pôde DÚ sa v systéme WinISIS spracúvajú vybrané fondy a zbierky a pre verejnosť sú sprístupnené databázy, ktoré obsahujú údaje o:

V databáze knižných fondov je asi 20 500 záznamov o viac ako 32 000 knihách. Záznamy v databáze sa vytvárali “s knihou v ruke” v spolupráci s odborníkmi z oblasti teórie a histórie divadla. Toto umožnilo doplniť základné bibliografické údaje o špecifické, odborné informácie vystihujúce tematiku a vzájomné súvislosti medzi knihami. Databáza umožnila napríklad prepojiť divadelné hry uvádzané v divadlách pod rôznymi názvami.

Údaje získané z elektronického katalógu knižných jednotiek nám ďalej zjednodušili a zrýchlili revíziu fondu, rovnako nám u-možnili vytvoriť katalogizačné lístky pre tlačený služobný a používateľský katalóg bez multiplicitnej katalogizácie.

V rámci ďalšieho vývoja sa plánuje zavedenie elektronického systému výpožičiek a sprístupnenie ďalších databáz knižničných fondov a zbierok (periodík a pod.).

Druhou najstaršou zo súboru databáz je databáza aktuálnej bibliografie článkov. Ponúka kompletný prehľad výstrižkov z vybranej dennej a odbornej tlače vrátane recipročne získaných výstrižkov. Databáza v súčasnosti obsahuje 18 500 záznamov, ku ktorým mesačne pribúda asi 400 nových.

Umožňuje nám vyhľadávanie podľa zadaných požiadaviek a jednoduché vytváranie a tlač rešerší a súpisov pre externých používateľov a spolupracujúce inštitúcie. Rovnako systém poskytuje prehľad o dostupnosti vybraného materiálu v rámci fondov a zbierok.

Sprístupňuje sa tiež retrospektívna bibliografia zo šesťdesiatych rokov, ktorá sa spracováva v rámci projektu retrospektívnych ročeniek slovenského divadla. Pripravuje sa prepojenie databázy výstrižkov s ďalšími databázami fondov a zbierok DÚ.

Databáza videotéky ponúka používateľom prístup k záznamom o jedinečnom fonde, ktorý obsahuje záznamy divadelných a televíznych inscenácií a dokumentov určených výlučne na študijné účely. Obsahuje asi 2 800 záznamov.

Pre používateľov (z radov pracovníkov aj externých používateľov) bolo vytvorené rozhranie, ktoré poskytuje a súčasne zamedzuje prístup do spomínaných databáz, v ktorých používatelia môžu vyhľadávať dokumenty a tlačiť ich.

S databázami môžu v plnom rozsahu pracovať len pracovníci zodpovední za príslušný fond, a to po zadaní prideleného hesla.

V rámci lokálnej siete sú v skúšobnej prevádzke pre pracovníkov DÚ dostupné ešte ďalšie databázy:

Medzi špecifikami týchto databáz možno spomenúť, že databáza makiet scénických návrhov a databáza zbierkových predmetov umožnili vytvoriť obrazovú dokumentáciu vybraných predmetov. Databáza tematických hesiel na druhej strane predstavuje spôsob vytvárania tematických celkov z rôznych typov dokumentov. Poskytuje prepojenie na záznamy konkrétnych dokumentov (napr. výstrižky, fotografie), ktoré sú uložené v spracovanom tematickom súbore.

V budúcnosti sa počíta so sprístupnením ďalších databáz pre spracovanie:

Jednotlivé databázy sú vytvárané podľa požiadaviek odborných pracovníkov, s ohľadom na potreby používateľov. Systém WinISIS umožňuje správu databáz s nízkym finančným zaťažením a v rámci personálnych možností DÚ.

Prínosom využitia systému WinISIS je zefektívnenie odbornej evidencie fondov a postupne nahrádza ručnú, často multiplicitnú evidenciu. Systém WinISIS nám umožňuje z elektronických evidenčných záznamov vytvárať rôzne tlačové výstupy, zaznamenávať údaje o akvizícií, o uložení, umožňuje prepojenie s ďalšími databázami a taktiež vytvárať samostatné tematické celky.

Elektronizácia katalógov fondov a zbierok umožňuje i ochranu archívnych a historických materiálov pred nadmerným používaním, zefektívnenie práce zamestnancov DÚ, skvalitnenie služieb a vďaka medzinárodným štandardom pre popis dokumentov umožňuje výmenu dát s ďalšími organizáciami podobného zamerania.

Viera Sadloňová – Jana Šubová (kniznica@theatre.sk)
Divadelný ústav v Bratislave

SADLOŇOVÁ, Viera – ŠUBOVÁ, Jana: Využitie CDS/ISIS v Divadelnom ústave. In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online], 2004, č. 04 [cit. 2004-12-13]. Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib044/sadlonova.htm>.  ISSN 1336-0779.

ITlib. Informačné technológie a knižnice