Knižnično-informačný systém v stredne veľkej verejnej knižnici (Postrehy, skúsenosti) Zavádzať v akejkoľvek knižnici akýkoľvek informačný systém (nemusí byť nevyhnutne práve tretej generácie) nie je vôbec jednoduchá záležitosť. Úvodom teda niekoľko dobrých rád ako na to. Čo všetko treba urobiť skôr, než začneme vôbec o knižnično-informačnom systéme uvažovať? Absolútne nevyhnutné pre jeho úspešné zavedenie sú financie, ľudia (tak riadiaci, ako aj výkonní pracovníci) a dobrá organizácia práce. Je potrebné: - zabezpečiť financie, zhromaždiť tím “zapálených” ľudí, pripraviť ich a, samozrejme, i seba samého na to, čo vás čaká (niekedy sa nedá ani vytušiť, čo všetko); - rozhodnúť o výbere systému, čo v praxi znamená realizovať jedno, dve, prípadne tri kolá výberového konania. Čo by sme mali od systému, resp. od jeho dodávateľa očakávať? Komfortný prístup k informáciám tak pre používateľov, ako i pre nás, knihovníkov, komplexnosť riešenia problematiky, optimálnu technickú a cenovú náročnosť, schopnosť vývoja (nové a dokonalejšie verzie), schopnosť akceptovať v rozumnej miere požiadavky na úpravy. Nezanedbateľné sú aj informácie o dodávateľovi samotnom: aký má firma imidž, jej personálne a vývojové zázemie, etablovanie sa na slovenskom trhu – počet a úspešnosť inštalácií v knižniciach a informačných strediskách, perspektívy ďalšieho vývoja systému; - vypracovať samotný projekt implementácie systému; - v prípravnej fáze (predprojektové štádium) knižnicu technicky vybaviť (počítače, tlačiarne, server, skenery, laminátory, pripojenie na internet). Pokiaľ máte knižničný fond kompletne spracovaný v elektronickej podobe, bude treba konvertovať dáta, čomu predchádza ich dôkladná analýza. Skôr či neskôr sa však s problémom konverzie stretneme všetci; - inštalovať testovaciu, ostrú a školiacu verziu systému, vyškoliť pracovníkov knižnice; - ustanoviť riadiaci výbor projektu, kde by mal byť zastúpený dodávateľ systému aj objednávateľ, teda knižnica. Nie je na škodu veci, ak je jeho členom i zástupca zriaďovateľa, najmä v prípade, ak je knižnici naklonený. Výhodou je, ak je navyše aj kompetentný rozhodovať o financiách. Riadiaci výbor rozhoduje o zásadných otázkach projektu, ako sú finančné náklady, zdroje, personálne zabezpečenie, termíny...; - zostaviť funkčný projektový tím tak na strane knižnice, ako i na strane dodávateľa systému. Projektový tím prakticky denne riadi práce na projekte. Mal by byť schopný rýchle a presne formulovať a pochopiť problémy a navrhnúť ich konštruktívne riešenie; - vypracovať presný a reálny časový harmonogram projektu, pričom dostatočný časový priestor odporúčam ponechať skúšobnej prevádzke jednotlivých modulov systému. Počas skúšobnej prevádzky sa môžu riešiť prípadné úpravy systému. Treba rátať s určitým časovým priestorom na záverečné doladenie systému a jeho uvedenie do rutinnej prevádzky. Na základe mojich skúseností s riadením podobného projektu v Stredisku informácií Slovnaft, a. s., v rokoch 1998 – 2000 považujem za optimálny časový úsek dva roky pre stredne veľkú knižnicu. Počas realizácie projektu odporúčam pravidelne vyhodnocovať plnenie úloh na oboch stranách (na strane dodávateľa i objednávateľa), napr. formou výkazov práce; - zabezpečiť správu systému (správa servera, zálohovanie dát, upgrady systému, aktualizácie databáz, kontroly riadených slovníkov, ostatné údržby...) a technickú podporu zo strany dodávateľa – najlepšie uzavrieť zmluvu o technickej podpore, resp. údržbe systému. Toľko v rovine odporúčaní, aby nám po prečítaní príspevku bolo jasné, čo všetko sme zanedbali a na čo všetko sme nedali pozor. Ako je na tom Staromestská knižnica v Bratislave? Myslím si, že podobne ako väčšina verejných knižníc na Slovensku. V prvom rade ide o úplne iný model implementácie systému, než s akým som mala skúsenosti v Stredisku informácií Slovnaft, a. s. Je to dané charakterom pracoviska, jeho lokalizáciou a taktiež personálnym vybavením a finančnými podmienkami a možnosťami. V prípade Slovnaftu išlo o firemnú, neverejnú knižnicu, slúžiacu predovšetkým zamestnancom firmy. Implementovali sme systém T-Series, ktorého dodávateľom bol Ústav výpočetní techniky Univerzity Karlovy Praha. Pracovisko bolo kvalitne personálne a technicky vybavené a malo dostatok finančných prostriedkov (i keď tých nikdy nie je dosť). V predprojektovom štádiu (trvalo 3 roky) bol kompletne elektronicky spracovaný knižničný fond asi 100 000 k. j. Samotná realizácia projektu trvala 2 roky. Projekt bol náročný na úpravy (kastomizáciu), pretože nešlo o klasický model knižnice. Najzložitejší bol modul Akvizícia (centralizované doplňovanie pre všetky odborné útvary firmy), sprístupnenie interných dokumentov – podsystému prekladov a cestovných správ, stanovenie prístupových možností jednotlivým kategóriám používateľov, náročná bola i konverzia dát – dáta sa konvertovali z troch systémov: Alpha, ISIS, FOX. Realizácia projektu bola úspešne zavŕšená, až na to, že v konečnom dôsledku to bola zbytočná práca. Firma totiž v roku 2003 knižnicu zatvorila. Dnes je jej činnosť znovu obnovená, ale vykonáva len základné knižničné služby. Staromestská knižnica v Bratislave je stredne veľkou (knižničný fond asi 110 000 k. j.) verejnou – mestskou knižnicou. Obe pracoviská (Stredisko informácií Slovnaft, a. s., i Staromestská knižnica) sú teda porovnateľné, čo sa týka veľkosti knižničného fondu. Je rozpočtovou organizáciou, ktorej zriaďovateľom je miestna samospráva. Knižnica je dislokovaná na piatich pracoviskách, technicky nedostatočne vybavených. V roku 2001 knižnica zakúpila knižnično-informačný systém Libris, v tom istom roku sa začalo s elektronickým spracovaním knižničného fondu tak priebežným, ako i retrospektívnym. Pracovníci knižnice nemali s automatizáciou a výpočtovou technikou žiadne alebo len minimálne skúsenosti, knižnica nemala pracovníka, odborníka zdatného i v oblasti informačných technológií, ktorý by projekt viedol, nemala s dodávateľom systému uzatvorenú zmluvu o technickej podpore, prípadne údržbe systému, dodnes nemáme inštalačné médiá (tak ako väčšina zainteresovaných knižníc). Pracoviská neboli (s výnimkou jednej pobočky) pripojené na internet, finančné prostriedky sú obmedzené. Projekt rieši zavedenie knižnično-informačného systému a zároveň internetizáciu knižnice s plánovaným ukončením a uvedením systému do rutinnej prevádzky do konca roku 2005. Nastúpila som do už rozbehnutého vlaku, čo je vždy ťažšie a zložitejšie, ako začať “na zelenej lúke” a byť pri tom od samého začiatku. Čo sa nám v období apríl – november 2004 podarilo urobiť, s čím všetkým sme zápasili a zápasíme? Vybudovali sme lokálnu sieť zatiaľ na dvoch pracoviskách a na dvoch pracoviskách sme zaviedli internet. V súčasnosti je teda prenos dát “sieťkový”, v budúcnosti plánujeme ak nie online, tak aspoň dávkový. V spolupráci s doškoľovacím strediskom CVTI SR sme umožnili všetkým pracovníkom knižnice aby sa naučili základy práce na počítači. Vybavili sme knižnicu výpočtovou technikou. Niečo sme kúpili, niečo získali formou sponzorských darov, čo si však vyžadovalo neporovnateľne viac práce a tiež aj finančné investície. Síce menšie, ale museli sme s nimi počítať (chýbali USB porty, sieťové karty, CD mechanika bola zastaraná, taktiež bolo treba investovať do softvéru – MS Office a antivírusové programy). Prijali sme pracovníka – projektového manažéra a správcu systému v jednej osobe, čo však nestačilo. Vybudovali sme si a dodnes budujeme tím externých spolupracovníkov, vo väčšine prípadov nadšencov (treba napr. rátať i s poruchami hardvéru i softvéru, siete...). Pripravujeme prezentáciu našej činnosti (vrátane online katalógu) používateľskej verejnosti na internete. Momentálne riešime ideový projekt našej webové stránky. Pri jeho realizácii máme dve možnosti – vytvoriť ju vlastnými silami, alebo sa obrátiť na externú firmu, čo vyžaduje ďalšiu jednorazovú finančnú investíciu. Jednorazovú za predpokladu, že aktualizácie budeme realizovať vlastnými silami. To len na začiatok. Predpokladáme, že do dvoch rokov sa nám podarí vyriešiť nákup redakčného systému, ktorý umožní jednoduché publikovanie na webe, bez znalosti jazyka HTML. Ku koncu budúceho roka predpokladáme uzavrieť retrospektívne spracovanie knižničného fondu na všetkých piatich pracoviskách. Paralelne spúšťame do rutinnej prevádzky modul Výpožičky postupne na jednotlivých pracoviskách. Riešime počítačové vybavenie jednotlivých pracovísk a zároveň ich pripojenie na internet. Dnes máme pripojené na internet tri pracoviská, pričom na jednom z nich poskytujeme internetové služby aj používateľom. Sieťová verzia systému v pravom zmysle slova nefunguje, na jednotlivých pracoviskách sa postupne budujú lokálne siete. To všetko za obmedzených finančných možností. Podčiarknuté, zrátané: zle, čo i len čítať, nieto ešte realizovať. Všetko sa nám aspoň do istej miery, hoci s nadľudským úsilím darilo realizovať, keď virtuálnym priestorom slovenského knihovníctva prebehla správa, ktorá rozvírila jeho pokojnú a “ospalú” hladinu, o tom, že autor, dodávateľ a vývojár systému Libris (všetko v jednej osobe) je “nezvestný”. Tretí, prípadne štvrtý vývojový stupeň informačných systémov (dezilúzia, resp. totálny zmätok) ako vyšitý, okorenený navyše “kriminálnou zápletkou”. Bolo to riziko podnikania, zvoliť si systém, ktorý stojí a padá na jednej osobe, resp. v lepších časoch na dvoch. Bol to však systém lacný a tým i dostupný pre malé a stredné knižnice zápasiace s finančnými problémami, ktoré i napriek tomu chceli na tomto poli niečo urobiť. Staromestská knižnica v Bratislave kupovala systém od roku 2001, tak ako väčšina iných knižníc, per partes – tak, ako dokázala uvoľniť finančné prostriedky. Prečo Libris? Dobrá otázka. A prečo nie? Má dnes na Slovensku asi 120 inštalácií, čo je na naše pomery skutočne dosť. Tie knižnice, ktoré sa preň rozhodovali a nakoniec si ho aj vybrali, viedla k tomu pravdepodobne len jeho cenová dostupnosť. Určité problémy možno očakávať pri zavádzaní akéhokoľvek systému. S Librisom ich avizovala a upozorňovala na ne už pred časom Mgr. M. Pracná (dokonca na stránkach ITlib-u). A ako sú na tom dnes šťastní majitelia Librisu, Biblisu? Dodávateľ systému – firma ACOM – dnes už neexistuje (informácia bola uverejnená na portáli InfoLib v lete tohto roku). A my zápasíme s obrovskými problémami. Ktorá z verejných knižníc, kde systém Libris, resp. Biblis, beží-nebeží, je natoľko bohatá, že môže investovať do nákupu knižnično-informačného systému dvakrát? Ako to zdôvodní svojmu zriaďovateľovi a financovateľovi? V duchu hesla “Pomôž si sám”, čo mi bolo jasné od samého začiatku, nabádam “postihnuté” knižnice: založme združenie, klub, spolok... Lepšie systémy majú založené združenia používateľov, pravidelne sa stretávajú, hovoria o problémoch, nútia dodávateľa systém vyvíjať a zdokonaľovať. Hlas takéhoto združenia, klubu, spolku má, samozrejme, väčšiu morálnu i právnu silu ako osamotené hlasy z jednotlivých verejných knižníc. Aké možnosti riešenia máme na výber?
Toľko pokiaľ ide o veľké a stredne veľké knižnice (knižničný fond povedzme 100 000 – 150 000 k. j.). A čo s malými knižnicami, s fondom hoci do 50 000 k. j.? Treba nám na Slovensku doplniť ponuku o knižničný systém finančne nenáročný, ktorý by si mohli dovoliť zakúpiť i malé knižnice, ale rozhodne už nie systém “jedného muža”. V prípade, ak toto všetko v dobrom duševnom zdraví a fyzickej kondícii prežijete, môže nastať 5. až 7. štádium životného cyklu informačných systémov. Budú sa hľadať vinníci, trestať nevinní a prípadne oceňovať nezúčastnení. A môže sa vám stať, v duchu Murphyho zákonov, že vás odvolajú, prípadne knižnicu zatvoria, alebo ešte lepšie – zlikvidujú. Stojí nám to za to? Prečo to všetko podstupujeme? Aby sme “neobrástli machom” a neustrnuli vo vývoji, aby sme našim používateľom mohli ponúknuť komfortné a adresné knižnično-informačné služby, aby sme sa aktívne podieľali na budovaní informačnej spoločnosti na Slovensku a nestáli len na jej okraji, hoci v súčasnosti (a tá trvá minimálne 25 rokov) je naše miesto práve tam. Budovať informačnú spoločnosť v podmienkach SR je skutočne veľmi zložité. Na záver mi dovoľte “oprášiť” desatoro slovenského manažéra projektu z čias implementácie knižnično-informačného systému v Stredisku informácií Slovnaft, a. s.: 1. Žiaden systém nie je ideálny. Všetky by však mali spĺňať požiadavku komplexného pokrytia štandardných knižnično-informačných procesov a činností, prístup k jednotlivým čiastkovým činnostiam je však rôzny. Ide o to, ako vám práve pri týchto “maličkostiach” systém vyhovuje, resp. kam až ste mu ochotní ustúpiť a zmeniť zaužívané pracovné postupy, prípadne celý systém práce. 2. Dobre zvážte všetky úpravy – kastomizácie systému. Odporúčam zasahovať doň čo najmenej. Niekedy postačí len zmena prístupu pracovníkov ku každodennej práci, resp. zmena pracovných postupov. Čím menej sa do systému zasahuje, tým lepšie. Všetko totiž so všetkým súvisí. Okrem toho sú všetky úpravy zvyčajne nad rámec zmluvy, čiže treba ich financovať. 3. Vyhnite sa naivným predstavám, že vám systém okamžite uľahčí prácu. Práve naopak. Spočiatku vám ju poriadne skomplikuje, pretože sa nevyhnete určitým chybám a omylom, čo je prirodzené. 4. Pripravte sa na intenzívny, minimálne päťročný “boj o prežitie”. V predprojektovom štádiu budete bojovať s vašimi nadriadenými o možnosť skvalitniť knižnično-informačné služby, ktoré poskytujete práve zakúpením knižnično-informačného systému a finančnými investíciami doň. Bojovať budete i sami so sebou, pretože vy ponesiete zodpovednosť za výber systému a jeho úspešné uvedenie do prevádzky. A nakoniec, denne budete bojovať i so svojimi kolegami a spolupracovníkmi. Keď už systém nebudú mať radi, naučte ich, aby ho aspoň rešpektovali. 5. Nepodceňte organizačné zabezpečenie projektu. Rozumne zvoľte implementačný tím a zostavte podrobný časový harmonogram projektu. Ak ponecháte príliš veľký časový priestor, môže sa stať, že zastanete niekde na polceste. 6. Nevyhnutná je dobrá spolupráca všetkých oddelení, útvarov knižnice. Ideálne je mať v kolektíve technicky i softvérovo zdatného kolegu. Vybudujte si okruh kvalitných externých spolupracovníkov a nezabudnite, že ľudí treba motivovať, najlepšie finančne. Ak na to nemáte, tak aspoň “diplomami či medailami”. Staromestská knižnica na tento účel zriadila a rozhodla sa udeľovať “Rad bobra – knihovníka” za nezištnú pomoc pri rozvoji knižnice. 7. Odporúčam začať s činnosťou, ktorá priamo slúži používateľom – s online katalógom. Výsledky totiž všetci očakávajú okamžite. Nikoho nebude zaujímať, ako vy knihy evidujete, spracovávate atď. 8. Dostatok času a priestoru venujte kontrole. Permanentná kontrola databáz, oprava záznamov, riadených slovníkov... aspoň dovtedy, kým si všetci zvyknú na to, čo od nich vy i systém očakávate. Budete aspoň vedieť, kde sa robia najčastejšie chyby a máte možnosť ich včas napraviť. 9. Nepodceňte propagáciu svojich “úspechov”. Publikujte, organizujte exkurzie, prednášky, dni otvorených dverí, nezabudnite na prezentáciu knižnice (vrátane funkčného online katalógu na webe). 10. Ukončením projektu sa vaša práca s knižnično-informačným systémom nekončí. Uvedomte si, že ak ste už raz začali, stali ste sa súčasťou “nekonečného príbehu”. Buď prídu nové, lepšie, komfortnejšie systémy, alebo nové verzie toho vášho – to v lepšom prípade.
PhDr. Judita Kopáčiková (Kopacikova@starlib.sk)
KOPÁČIKOVÁ, Judita: Knižnično-informačný systém v stredne veľkej verejnej knižnici. In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online], 2004, č. 04 [cit. 2004-12-13]. Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib044/kopacikova.htm>. ISSN 1336-0779. |