Vplyv informačných technológií na poskytovanie služieb MVS

Tak ako vo všetkých oblastiach knižničných služieb, aj v medziknižničných výpožičných službách spôsobilo zavedenie informačných technológií prevratné zmeny. Využívanie počítačov služby MVS niekoľkonásobne zrýchlilo (lokalizácia dokumentu a jeho získanie dnes môže trvať iba niekoľko minút na rozdiel od minulosti, keď niekedy trvali aj niekoľko týždňov), uľahčilo (zjednodušená evidencia čitateľov, vyplňovanie žiadaniek a pod.) a tým výrazne skvalitnilo.

Jednotlivé fázy činnosti v MVS boli ovplyvnené využívaním konkrétnych informačných technológií a zdrojov.

Lokalizácia dokumentov a overovanie bibliografických údajov

Pred zavedením informačných technológií do práce v oddelení MVS bolo overovanie bibliografických údajov zdĺhavé, zložité a často bezvýsledné. V prípade, že bibliografické údaje na žiadanke boli neúplné alebo nepresné, knihovník ich mohol overiť a doplniť v rôznych tlačených bibliografiách, v lístkovom katalógu vlastnej knižnice či iných knižníc, prípadne v súbornom katalógu Celoštátnej evidencie zahraničnej literatúry (CEZL) alebo ďalších katalógoch či tlačených zdrojoch. V tomto prípade mnohé menšie knižnice ani nemali šancu dostať sa k mnohým z týchto zdrojov. Odoslanie neúplnej žiadanky inej knižnici, prípadne do zahraničia tak mohlo znamenať, že čitateľ publikáciu nezískal. Pritom mohlo ísť o triviálne chyby (nesprávne číslo alebo ročník časopisu, nesprávne zapísané meno autora a pod.).

Ďalším problémom bola lokalizácia literatúry, keď žiadanka mohla kolovať medzi knižnicami aj niekoľko týždňov, každá z nich ju musela preveriť vo vlastnom lístkovom katalógu, čo opäť mohlo zabrať niekoľko dní, jej doručenie opäť trvalo dlhší čas. Výsledkom mohlo byť aj to, že čitateľ dokument nezískal, pretože knihu nemala žiadna z knižníc, do ktorej bola žiadanka zaslaná.

V súčasnosti však pracovníci MVS majú k dispozícii mnohé elektronické informačné zdroje, ktoré všetky uvedené procesy významne skracujú a odstraňujú niektoré z uvedených problémov.

Najvýznamnejším pomocníkom pracovníkov MVS sú online katalógy. Umožňujú získať rýchlu informáciu o tom, či sa hľadaný dokument nachádza vo fonde (vlastnej alebo inej, aj zahraničnej) knižnice. Rýchla lokalizácia hľadaného dokumentu umožňuje smerovanie objednávky priamo do knižnice, ktorá ho vlastní (na rozdiel od minulosti, keď požiadavky smerovali do národných knižníc alebo do knižníc, ktoré by dokument teoreticky mohli vlastniť na základe regionálneho alebo tematického vymedzenia, pričom sa musela dodržiavať okružnosť stanovená vyhláškou o MVS). Ďalej môžeme získať okamžitú informáciu o tom, či je dokument požičaný alebo dostupný, a môžeme si prípadne vybrať medzi viacerými knižnicami, ktoré dokument vlastnia, tú, o ktorej na základe skúseností vieme, že knihu poskytne rýchlo, prípadne finančne výhodne.

Online katalógy sú prístupné prostredníctvom internetu všetkým používateľom aj knihovníkom bez ohľadu na to, na akom mieste sa nachádzajú, čo umožňuje pohodlné využívanie knižničných fondov a služieb. Online katalógy môžu zahŕňať fondy jednej knižnice, ale aj viacerých knižníc združených na základe regionálnej alebo štátnej príslušnosti. Tak vznikajú online súborné katalógy jednotlivých krajov a štátov.

Na Slovensku začína fungovať Súborný katalóg knižníc SR, ktorý má časti Monografie a Periodiká (informácie o ňom sú dostupné na adrese www.snk.sk/skksr/), v Českej republike je to Souborný katalog ČR (dostupný na adrese: www.caslin.cz). Prehľad a možnosti vyhľadávania v súborných katalógoch jednotlivých západoeurópskych krajín poskytuje Virtuálny katalóg Univerzitnej knižnice v Karlsruhe KVK (www.ubka.uni-karlsruhe.de/hylib/en/kvk.html). Okrem celoštátnych katalógov poskytuje prístup aj k regionálnym súborným katalógom jednotlivých nemeckých spolkových republík a regiónov.

Jednotlivé online katalógy sa ďalej môžu združovať do virtuálnych knižníc alebo informačných brán (ako sú už spomenuté KVK alebo česká Jednotná informační brána www.jib.cz). Tieto brány umožňujú prehľadávanie online katalógov, prípadne aj ďalších zdrojov, ako sú databázy plných článkov textov (EBSCO, ProQuest a pod.), ktoré pracujú v rozdielnych informačných systémoch. Technológia informačnej brány alebo virtuálnej knižnice potom umožní prístup k nim v jednotnom prostredí a na jedno kliknutie.

Online katalógy, súborné katalógy, virtuálne informačné brány, ale aj databázy prístupné online alebo na CD-ROM-och (vrátane národných bibliografií) ďalej môžeme v MVS využívať aj na overovanie bibliografických údajov o dokumentoch (autor, názov knihy, miesto, rok vydania, vydavateľstvo, ISBN, autor a názov článku v periodiku, názov periodika, ročník, rok, číslo, strany jednotlivých článkov a pod.). Všetky uvedené údaje sme predtým museli prácne vyhľadávať v spomenutých tlačených bibliografiách, prípadne v lístkových katalógoch, ktoré boli často dostupné iba vo vzdialených knižniciach.

Získavanie dokumentov

Ako sme už spomínali, v minulosti bolo získavanie dokumentov prostredníctvom MVS zdĺhavé a často neúspešné.

Dnes sa už ako inteligentný písací stroj využívajú počítače. V našom oddelení používame textový editor MS Word napríklad na vypĺňanie a tlač IFLA žiadaniek pre MMVS. Ďalej využívame Word na evidenciu a tlač adries našich partnerov v zahraničí aj v SR, takže nemusíme rovnakú adresu vypisovať na obálku stále odznova, a ďalšie podobné spôsoby využitia bežných textových a tabuľkových editorov azda netreba ďalej rozvádzať.

Spôsobov, ako odoslať žiadanku do knižnice, ktorá dokument priamo vlastní a je možné ho od nej požičať, je okrem využitia bežnej pošty hneď niekoľko. Veľmi obľúbeným a rýchlym je využitie elektronickej žiadanky. To znamená, že žiadajúca knižnica vyplní elektronický formulár zverejnený na internetovej stránke knižnice, ktorú žiada o poskytnutie dokumentu. Po vyplnení všetkých požadovaných údajov sa formulár odošle do oddelenia MVS tejto knižnice.

Ďalšie možnosti odoslania žiadanky zahŕňajú využitie e-mailu a faxu. Žiadanky MVS v tejto forme by však mali mať jednotnú úpravu, ktorá bola dohodnutá a zjednotená v pravidlách vydaných knihovníckou federáciou IFLA. Na dodržiavaní týchto pravidiel sa dohodli aj slovenské knižnice v rámci Národnej komisie pre služby (na internetovej stránke komisie www.snk.sk/sluzby/nar_komisia.html sú zverejnené pravidlá na úpravu žiadaniek MVS zasielaných uvedenými spôsobmi). Jednotná úprava žiadaniek MVS uľahčuje a urýchľuje ich evidenciu a ďalšie spracovávanie. Pred odoslaním žiadanky e-mailom alebo faxom by sa mala žiadajúca knižnica ubezpečiť, či poskytujúca knižnica prijíma žiadanky v tejto forme.

Modernejšou formou, ktorá sa rozširuje už aj v našich krajinách (viac v ČR, u nás v SNK), je registrácia žiadajúcej knižnice ako čitateľa v knižnici, ktorá dokument vlastní. Na základe tejto registrácie si žiadajúca knižnica potom môže objednávať knihy priamo z online katalógu poskytujúcej knižnice tak ako všetci ostatní čitatelia. Rozdiel je v tom, že žiadanku v poskytujúcej knižnici nespracúva výpožičné oddelenie, ale oddelenie MVS. Výhodou je, že žiadajúca knižnica si dokument sama objednáva priamo z fondu poskytujúcej knižnice, môže si predlžovať výpožičný čas dokumentu alebo dokument rezervovať a pod. (Podrobnejšie o možnostiach výpožičiek MVS prostredníctvom registrácie v SNK: Janovská, D. Medziknižničné výpožičné služby Slovenskej národnej knižnice. In: Knižnica. 2003, roč. 4, č. 11-12, s. 571-576. Dostupné aj na http://www.snk.sk/kniznica/2003/nov/571.pdf.)

Ďalším krokom na tejto ceste je vytváranie systémov dodávania dokumentov (document delivery). Tieto systémy môžu združovať fondy jednej alebo viacerých knižníc (zväčša v rámci jedného regiónu, štátu alebo podobného zamerania), ktoré je možné prehľadávať a ktoré ďalej umožňujú registrovaným používateľom (jednotlivcom alebo knižniciam) zadávať požiadavky na MVS alebo MMVS. Systém potom registruje stav výpožičky, všetky platby za dodanie dokumentov, umožňuje vykonávať platby prostredníctvom predplateného konta alebo vystavovanie faktúr za určité obdobie a pod. Prostredníctvom takýchto systémov sa dodávajú zväčša kópie článkov, a to v elektronickej podobe na e-mailovú adresu používateľa, ale niektoré z nich umožňujú aj výpožičky kníh. Takéto systémy fungujú bežne v celom svete (u nás najznámejší bol JASON, dnes sa využíva napr. nemecké Subito, z Veľkej Británie je možné žiadať dokumenty prostredníctvom Document Supply Centre Britskej knižnice, v Čechách funguje Virtuální polytechnická knihovna alebo DoDo Národnej knižnice v Prahe, svetovo známe a obľúbené je OCLC). Takéto služby sú veľmi kvalitné a rýchle, sú však často finančne náročné. Moderné trendy však ukazujú, že vývoj v oblasti MVS sa bude pravdepodobne uberať týmto smerom.

Zmeny v skvalitnení a zrýchlení dodávania dokumentov umožňuje teda aj zasielanie článkov a častí dokumentov v elektronickej forme. Takéto články je možné získať nielen zo systémov dodávania dokumentov, ale aj bežne od knižníc, ktoré majú možnosti takto dokument spracovať a odoslať a tiež prijať (skener, príslušné softvérové vybavenie a pod.). Články v elektronickej forme je ďalej možné okamžite získať aj z plnotextových databáz, ku ktorým má konkrétna knižnica a jej čitatelia prístup na základe predplatených licencií či voľnej dostupnosti. Overovanie informácie, či je článok dostupný v niektorej z plnotextových databáz, sa stalo súčasťou bežnej práce v MMVS v UKB.

Využitie moderných technológií v MVS v SR

(údaje z prieskumu z roku 2002)

Z prieskumu situácie v oblasti MVS v SR, ktorý prebehol v roku 2002 a zahŕňal oddelenia MVS všetkých veľkých vedeckých univerzálnych aj špecializovaných knižníc, akademické knižnice, regionálne a mestské knižnice a niektoré podnikové a lekárske knižnice (podrobnejšie pozri Marušiaková, K. – Tóthová, D.: Prieskum situácie vo využívaní MVS na Slovensku. In: ITlib. Informačné technológie a knižnice. 2002, roč. 6, č. 3, s. 30-35. [Dostupné aj na http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib023/marusiakova.htm]), vyplynulo, že počítače s pripojením na internet má zhruba 60 % knižníc, ktoré sa do prieskumu zapojili. Uvedené percento knižníc využíva výpočtovú techniku, internet a e-mailovú poštu pri práci v MVS. Počítače a internet by mali byť postupne bežnou súčasťou každodennej práce knihovníkov vo všetkých typoch knižníc, zatiaľ sú však rozšírené najmä vo veľkých univerzálnych a špecializovaných vedeckých knižniciach, akademických knižniciach, vo väčšine regionálnych knižníc (bývalé krajské) a v mnohých lekárskych a podnikových knižniciach. Najhoršia situácia bola v mestských knižniciach, z ktorých malo počítačové vybavenie iba okolo 30 %.

Pracovníci oddelení MVS využívajú internet najmä na (v uvedenom poradí podľa frekvencie): overovanie bibliografických údajov v online katalógoch, prehliadanie internetových stránok iných knižníc a posielanie elektronických žiadaniek cez formuláre na týchto stránkach, vyhľadávanie ďalších údajov potrebných pri práci v MVS, prácu s internetovými vyhľadávačmi a nakoniec prehľadávanie plnotextových a citačných databáz. Z nich boli v roku 2002 najviac využívané na Slovensku prístupné: EBSCO, Medline, Springer Link a Web of Science, ďalej Science Direct a IDEAL Library a ProQuest (podľa dostupnosti v rôznych knižniciach).

E-mail sa využíva na komunikáciu s inými knižnicami aj s vlastnými čitateľmi. Cez e-mail pracovníci MVS najčastejšie zasielajú žiadanky MVS knižniciam, ktoré ich prijímajú, poskytujú informácie iným knižniciam, získavajú informácie potrebné pri práci od iných knižníc a overujú citácie v iných knižniciach, ďalej spresňujú bibliografické citácie s čitateľmi, ktorí MVS žiadajú, poskytujú informácie o MVS svojim čitateľom a tiež im oznamujú výpožičky. Internet a e--mail sa pritom vo väčšine prípadov využíva na pracovisku MVS niekoľkokrát denne, prípadne jeho využitie závisí od potrieb používateľov. Menšiu frekvenciu uviedlo iba niekoľko málo knižníc.

Záver

Zavedenie informačných technológií a na ne nadväzujúcich online služieb zásadným spôsobom ovplyvnilo všetky fázy práce v medziknižničných službách – domácich aj zahraničných. Výrazne sa zvýšila ich kvalita aj rýchlosť, čím sa upevnilo aj ich postavenie medzi ostatnými druhmi knižničných služieb a postupov. Tento faktor je pre knižnice zásadný, pretože dnešní čitatelia od nich požadujú kvalitné a rýchle služby, používateľsky priateľské a pohodlné. Mnohí z nich sú ochotní za takéto služby aj zaplatiť. Pri ich poskytovaní knižnice musia využívať aj moderné informačné technológie, zdroje a služby. Predpokladom toho je zavedenie výpočtovej techniky, automatizovaných výpožičných systémov a internetu do každej knižnice. Už dnes ich využíva veľa slovenských knižníc, ale ešte stále to nie je ani väčšina z nich. Ďalším krokom potom bude vytvorenie fungujúcich súborných katalógov, prípadne informačných brán alebo virtuálnych knižníc, na základe čoho potom budú môcť knižnice poskytovať rýchle a kvalitné služby MVS a dodávania dokumentov.

Oddelenia MVS slovenských knižníc vo veľkej miere využívajú mnohé zo spomenutých informačných technológií a služieb. Vývoj v tejto oblasti je však veľmi rýchly a výrazne smeruje k budovaniu systémov dodávania dokumentov, elektronických súborných katalógov celoštátnej aj medzinárodnej úrovne a využívaniu informačných brán a virtuálnych knižníc. A vo všetkých týchto oblastiach, bohužiaľ, slovenské knihovníctvo stále zaostáva.

Katarína Marušiaková (ill@ulib.sk, mmvs@ulib.sk)
Univerzitná knižnica v Bratislave

MARUŠIAKOVÁ, Katarína. Vplyv informačných technológií na poskytovanie služieb MVS. In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online].  2004, č. 01 [ cit. 2004-03-23].  Dostupné na internete <http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib041/marusiakova.htm>. ISSN 1336-0779
ITlib. Informačné technológie a knižnice