Public relations Národného informačného strediska Hasičského a záchranného zboru

Čo ponúka?

Národné informačné stredisko Hasičského a záchranného zboru (ďalej len NISHaZZ) je špecializované odborné pracovisko s pôsobnosťou pre celú Slovenskú republiku. Jeho hlavnou úlohou je získavanie, spracúvanie, archivácia a sprístupňovanie informácií z oblasti ochrany pred požiarmi a záchranných činností a informačná podpora pri harmonizácii právnych a technických predpisov SR s právom Európskej únie.

Na Slovensku i v okolitých krajinách by ste stredisko s podobným zameraním hľadali márne. Vzhľadom na to, že problematika ochrany pred požiarmi je prierezovou profesijnou disciplínou, NISHaZZ je zároveň nielen miestom s najväčšou koncentráciou informačných zdrojov z oblasti ochrany pred požiarmi a záchranných činností na Slovensku, ale i strediskom s primerane koncentrovanou zásobou informačných zdrojov z oblasti chémie, fyziky, stavebníctva, strojárstva, elektrotechniky, výrobných technológií a iných príbuzných vedných odborov.

Komu ponúka?

Zo širokého zamerania protipožiarnej ochrany a záchranných služieb vyplýva aj veľká rôznorodosť nášho používateľského zázemia. NISHaZZ má v podstate dve základné cieľové skupiny používateľov:

Samozrejme, dvere nášho strediska sú otvorené aj ostatným záujemcom, či už z radov právnických alebo fyzických osôb.

Požiarnotechnický a expertízny ústav MV SR, ktorého súčasťou je aj NISHaZZ, si v roku 2002 pripomenulo 30. výročie svojho vzniku. Ako každé “okrúhle” výročie, aj toto vytvára priestor na krátke zastavenie sa v čase, obzretie sa do minulosti, zhodnotenie výsledkov práce, no hlavne na zamyslenie sa nad perspektívami do budúcnosti. Hlavnou ambíciou strediska by malo byť uchovanie tradície a kontinuity jeho vývoja s následnou transformáciou na knižnično-informačnú inštitúciu moderného typu, ktorá by bola schopná pružne reagovať na čoraz náročnejšie používateľské prostredie z radov nielen hasičskej, ale aj širšej verejnosti. K naplneniu tejto ambície má prispieť aj projekt komunikačnej politiky (spracovaný na základe čiastkového marketingového výskumu), ktorý sa toto stredisko snaží implementovať do svojej každodennej činnosti.

Ako ponúka?

Aj v našom stredisku, v súlade s príslušnými odporúčaniami, pokladáme za základné prvky komunikačnej politiky informovanie, presviedčanie a integrovanie. Tieto prvky nám potom vytvárajú trvalý smer informácií v týchto oblastiach:

Ciele, ktoré chceme dosiahnuť, sú nasledujúce:

1. U verejnosti (zriaďovateľ a všetky zložky, ktoré priamo rozhodujú o existencii, organizačnej štruktúre a výške rozpočtu strediska, podnikateľská verejnosť, odborníci z radov knižničnej a informačnej teórie a praxe, médiá) bolo naším cieľom dosiahnuť dlhodobú dôveru, pozitívne postoje a pozitívny imidž strediska.

Realizácia projektu komunikačnej politiky v konkrétnej praxi: Zriaďovateľom nášho strediska je MV SR. V nedávnej histórii nášho strediska už bolo obdobie, keď práve náš zriaďovateľ uvažoval, či je potrebné, aby na Slovensku takéto stredisko vôbec existovalo. Taktiež tu boli pokusy o zrušenie nami vydávaného referátového časopisu Abstrakty – požiarna prax a veda. Dovolím si povedať, že práve projekt komunikačnej politiky nám v týchto časoch veľmi pomohol. Nielenže náš časopis vydávame naďalej (viaceré časopisy vydávané v rámci rezortu ministerstva vnútra boli zrušené), ale podarilo sa nám aj úspešne zažehnať zriaďovateľove myšlienky o našom zrušení.

O organizačnej štruktúre a rozpočte nášho strediska rozhoduje Prezídium Hasičského a záchranného zboru (ďalej len HaZZ). Neustálou propagáciou našej činnosti pred samotným vedením HaZZ (najčastejšie v rámci tzv. veliteľských dní, ktorých cieľom je informovať príslušníkov HaZZ o novinkách na úseku ochrany pred požiarmi a záchranných činností) sa snažíme zdôvodňovať potrebu zvyšovania finančných dotácií do nášho strediska a, samozrejme, v rámci systemizácie funkčných miest v HaZZ, ktorú každý rok schvaľuje vláda SR, aj potrebu zachovania, poprípade zvýšenia počtu funkčných miest v našom stredisku.

Čo sa týka podnikateľskej verejnosti, naše stredisko neustále udržiava kontakt predovšetkým s našimi sponzormi. Pravidelne ich informujeme o našej činnosti (napr. automaticky im zasielame nielen všetky produkty našej edičnej činnosti, ale aj oznamy o nových prírastkoch vo fonde, o zavedení nových služieb a pod.) a o pripravovaných akciách (pozývame ich ako VIP hostí na nami organizované výstavy, konferencie, súťaže, akcie zamerané na preventívno-výchovnú činnosť a propagáciu zboru a pod.). Za poskytnutie akéhokoľvek príspevku každý sponzor od nás obdrží na tieto účely vyrobený ďakovný list. Samozrejme, okrem udržiavania kontaktu s našimi stabilnými sponzormi orientujeme sa aj na získavanie podpory od firiem, potenciálne prichádzajúcich do úvahy pre sponzorstvo nášho strediska. Ako najlepšia stratégia získavania nových sponzorov sa ukázala stratégia spontánnej publicity, ktorá sa realizuje spontánnou komunikáciou v pracovnom, ale predovšetkým mimopracovnom styku.

Jednou z najväčších slabín nášho strediska bolo a do istej miery ešte stále je jeho nedostatočná propagácia medzi odbornou knihovníckou verejnosťou. Poznajú nás iba tie knižnično-informačné inštitúcie, s ktorými máme podpísané dohody o spolupráci (ide o domáce i zahraničné inštitúcie, avšak obyčajne nie výhradne zamerané na knižnično-informačnú činnosť). V ostatnom roku sa snažíme spropagovať sa aj medzi širšou knižnično-informačnou verejnosťou (napr. prezentácia nášho strediska na INFOS-e 2003).

V mediálnej sfére sme sa začali viacej presadzovať tiež až v ostatnom roku. Pomerne často spolupracujeme s tlačovou hovorkyňou HaZZ, ktorej pravidelne (každý mesiac) nahlasujeme pripravované aktivity, ktoré sú následne zahrnuté do oficiálneho kalendára podujatí HaZZ (poskytuje sa každý mesiac tlačeným i elektronickým médiám). V prípade záujmu konkrétneho média sú potom na vyžiadanie poskytnuté ďalšie prislúchajúce informácie. S pozitívnym ohlasom sa stretla aj prezentácia nášho strediska v rámci tlačovej besedy prezidenta HaZZ, usporiadaná v marci pri príležitosti mesiaca knihy. V štádiu budovania je aj videotéka, ktorá má slúžiť ako zdroj obrazového materiálu pre spravodajstvo a publicistiku elektronických médií. Myšlienka vybudovať takýto fond pochádza od samotných novinárov.
Čo sa týka rezortných a odborných “hasičských” periodík, informácie o našom stredisku sa tu objavujú veľmi často.

2. U používateľov sme sa snažili o posilnenie dôvery ku kvalite služieb, dôvery k stredisku, čiže o vytváranie pozitívneho imidžu nášho strediska v ich povedomí.

Realizácia projektu komunikačnej politiky v konkrétnej praxi: Základným princípom uplatňovaným v styku strediska k používateľom je individuálny prístup. Tento princíp môžeme uplatňovať nielen vďaka nie veľmi početnému používateľskému zázemiu (v tomto máme veľkú výhodu v porovnaní s veľkými knižnicami, ako napr. UK v Bratislave alebo CVTI SR), ale aj vzhľadom na skutočnosť, že všetci zamestnanci museli po nástupe do práce v našom stredisku absolvovať základnú odbornú prípravu pre príslušníkov HaZZ (je rovnaká pre zásahových hasičov i tzv. hasičov – úradníkov), a teda sú odborne pripravení na poskytovanie fundovaných informačných výstupov nielen po stránke knižnično-informačnej, ale i “hasičskej”. Okrem stálych používateľov sa stredisko neustále snaží získavať aj používateľov nových. Rôznymi formami (rozdávanie propagačných materiálov, exkurzie v našom stredisku) sa každoročne na začiatku školského roka snažíme podchytiť prvákov vysokých škôl technického zamerania (hlavne SF TU v Bratislave, DF TU vo Zvolene, TU v Košiciach, TU v Žiline, APZ MV SR v Bratislave), resp. prvákov na Strednej škole požiarnej ochrany MV SR v Žiline. Našu činnosť medzi študentmi propagujú aj samotní učitelia, my im zasa recipročne pomáhame pri edičnom spracúvaní ich odborných prác, pozývame ich bezplatne na naše konferencie, ale spolupracujeme s nimi aj na rôznych projektoch, vypomáhame im v pozícii školiteľov a oponentov diplomových prác žiakov a pod.

3. U zamestnancov sme sa zamerali na vzbudenie a udržanie pocitu príslušnosti ku knižnici, pozitívnych postojov k vlastnej práci, k práci kolegov i k používateľom samotným.

Realizácia projektu komunikačnej politiky v konkrétnej praxi:

Pri formulovaní tejto časti projektu sme vychádzali z toho, že ak chceme dosiahnuť vysokú profesionalitu našich zamestnancov, a to ako po stránke odbornej, tak i ľudskej, musíme dbať na to, aby sme v stredisku mali ľudí na túto prácu kvalifikovaných a zároveň takých, pre ktorých ich práca nie je záťažou, ale naopak, táto práca ich baví. Každý zamestnanec má tak právo, na náklady zamestnávateľa, zvyšovať si svoje jazykové znalosti v niektorej z akreditovaných jazykových škôl. Taktiež sa snažíme o to, aby bolo zamestnancom umožnené prehlbovať si svoju odbornú úroveň účasťou na rôznych knižnično-informačných, normalizačných či počítačových seminároch, kurzoch, konferenciách, poprípade zúčastňovať sa rôznych foriem odbornej prípravy pre príslušníkov HaZZ. Aj napriek tomu, že sa zamestnanci navzájom oboznamujú s vlastnou pracovnou činnosťou, sme pripravení aj na prípad, keď nám nečakane “vypadne” niektorý zamestnanec (u nás sa na jeden typ činnosti zameriava obyčajne len jeden človek). Každý zamestnanec preto spracoval podrobný manuál činnosti, na základe ktorého je, v prípade jeho neprítomnosti, možné bez väčších problémov vykonávať aj pomerne úzko špecializovanú odbornú činnosť. Na obsadenie strediska kvalifikovanými kádrami sa kladie dôraz už pri výbere uchádzačov o miesto v našom stredisku (napr. na tieto účely boli spracované vstupné jazykové testy). Samozrejme, na vytváranie priaznivej klímy na pracovisku vplýva aj rozvíjanie dobrých mimopracovných vzťahov. V záujme toho sa pre zamestnancov organizujú rôzne poznávacie výlety, spoločenské akcie (napr. pri príležitosti osláv sv. Floriána – patróna hasičov), športové podujatia i spoločné návštevy rôznych kultúrnych podujatí.

Na to, aby sa naši zamestnanci a predovšetkým naši používatelia v našich priestoroch cítili dobre, slúži i cielené budovanie tzv. corporate design, čiže vizuálnej predstavy strediska. Kvôli tomu sa neustále snažíme nielen o vylepšovanie (z informatívnej i estetickej stránky) budovy a interiéru strediska, ale aj o budovanie jednotného informačného systému strediska (bolo spracované logo strediska, ktoré je trvalou súčasťou všetkých materiálov súvisiacich s jeho činnosťou; pracuje sa na novom informačnom systéme v blízkom okolí budovy a v interiéroch). Do budúcnosti nám zostáva ešte vyriešiť otázku zastúpenia strediska v orientačnom systéme lokality (mapy, orientačné tabule, sprievodcovia, regionálne tlače).

Uvedené skutočnosti v konečnom dôsledku vedú k naplneniu hlavnej ambície nášho strediska, a to k vytvoreniu a upevňovaniu jeho pozitívneho imidžu. K dosahovaniu tejto ambície nám pomáhajú základné prostriedky komunikačnej politiky, ktorými sú propagácia, reklama, publicita a iné prostriedky. V oblasti publicity stredisko využíva viaceré stratégie, no najviac sa osvedčila stratégia orientovaná na predstaviteľov verejnej mienky a stratégia dobrého dojmu. Z reklamných prostriedkov využívame nielen pozičnú reklamu (vývesky, nástenky v priestoroch strediska; reklamné panely a elektronické prezentácie na odborných konferenciách a informačné stánky na výstavách: FIRECO, E+R+P a pod.), ale i priamu reklamu (ponukové listy, bibliografické letáky, pozvánky, oznamy, prospekty, letáky, sprievodcov, jubilejné a iné periodické i neperiodické publikácie).

Na záver

Možno konštatovať, že NISHaZZ ako nasledovník niekdajšieho strediska VTEI, si po stránke technického a technologického zabezpečenia v období ostatných dvoch rokov vytvorilo skutočne vhodné podmienky na postupné začlenenie sa medzi moderné knižnično-informačné inštitúcie, ktoré svoju budúcnosť vidia v kontexte celkového knižnično-informačného systému SR a nie ako samostatných jednotiek, ktoré nereagujú na podnety z okolia a ktoré sami na svoje okolie nijako nevplývajú.

Realizácia čiastkového marketingového výskumu však poukázala na isté nedostatky v oblasti práce strediska s verejnosťou. Práve z tohto dôvodu bolo potrebné vymyslieť nástroj, prostredníctvom ktorého by stredisko mohlo informovať verejnosť o zásadných zmenách, cieľoch a pod. vo vlastnej činnosti, a touto cestou by tak získavalo spätnú väzbu od verejnosti k sebe. Veríme, že spracovanie projektu komunikačnej politiky, ako aj jeho dôsledné uplatňovanie v praxi nám pomôže dosiahnuť cieľ, ktorý sme si vytýčili, a teda to, aby bolo naše stredisko verejnosťou vnímané ako hodnoverný, príťažlivý a hlavne užitočný partner.

 

Zoznam bibliografických odkazov:

Pokyn prezidenta Hasičského a záchranného zboru č. 6/2003, ktorým sa zriaďuje Národné informačné stredisko Hasičského a záchranného zboru

Sakálová, Elena. 1995. Knižničný manažment. Bratislava : Slovenská technická knižnica – Centrum VTI SR, 1995. 190 s. ISBN 80-85165-56-2

Mgr. Dana Šebestová
dsebestova@pobox.sk
NISHaZZ, Bratislava

 

 

http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib034/public.htm
ITlib. Informačné technológie a knižnice