Akademická knižnica a informačný manažment akademických činností

Systém manažérstva rozhodujúcim spôsobom ovplyvňuje efektívnosť, kvalitu a pružnosť činnosti každej inštitúcie – teda aj vysokej školy (univerzity). Ak má univerzita (a jej fakulty) plniť svoje poslanie v príprave (výchove, vzdelávaní) ľudí pre súčasnú informačnú spoločnosť, musí sama vykazovať vysokú úroveň organizovanosti a vysoký stupeň racionality systému manažérstva, t. j. najmä informačného a komunikačného subsystému systému manažérstva, informačného manažmentu.

Účinnosť a efektívnosť riadenia fakulty je závislá od informácií, od ich zhromažďovania, spracovania a distribúcie. Na základe včasných, presných a kvalitných informácií môžu byť stanovené ciele, stratégie, plány na všetkých úrovniach fakulty. Niektoré informácie sú potrebné ku každodennému životu, iné pri riešení určitých úloh (strategické zámery, príprava nového vzdelávacieho programu, vypracovanie sylabov predmetov a pod.). Nedostatok, ale i prebytok informácií môžu spôsobiť problémy.

Všetky činnosti na fakulte, ktoré možno zhrnúť do činností výchovno-vzdelávacích, činností v oblasti vedy a výskumu, či v oblasti zahraničných stykov a vzťahov s verejnosťou, sa dajú označiť ako akademické činnosti. Integrácia uvedených činností do subsystému akademických činností a jeho zaradenie do organizačnej štruktúry riadenia fakulty (s jednoznačným definovaním informačných tokov, prepojením na iné subsystémy informačného a komunikačného systému fakulty) vytvára nový priestor pre akademické knižnice ako predstaviteľa informačného manažmentu, ktorý má schopnosť vytvárať zreteľne formulovaný rámec pre interpretáciu významu akademického prostredia. Je to práve akademická knižnica, ktorá musí byť schopná porozumieť vlastnej organizácii prostredníctvom znalostného rámca. Informačný manažment akademických činností zahrňuje pracovníkov, riadenie a informačné technológie pre zber, analýzy, spracovanie, vyhodnocovanie a distribuovanie potrebných informácií pre manažment fakulty. V dnešných podmienkach riešenie zložitých komplexných procesov už nie je iba otázkou efektivity, ale skôr nevyhnutnosti, aby jeden tím vykonával (zabezpečoval) všetky činnosti, ktoré tvoria integrovaný celok. Úlohu informačného manažmentu nie je možné vidieť iba v tom, že iných pracovníkov odbremení od práce s informáciami, ale v uľahčení a zhodnotení práce s informáciami. Jeho úlohu treba vidieť v tom, že zariadi pracovníkom organizácie vhodné štruktúry a racionalizačný efekt [1]. Takýto prístup prináša zvyšovanie kvality realizácie procesov, vzrast produktivity práce a v neposlednom rade i úsporu pracovníkov, ale i prejav spokojnosti. Teda nie organizácia práce po jednotlivých operáciách, ale integrácia činností, ktorých hlavným produktom sú informácie, do jedného celku – teda reorganizácia procesov. Musí vzniknúť informácia, ktorá má plnú hodnotu a posolstvo. Takáta organizácia činností bude produkovať hotovú informáciu a nie informácie o postupe [2]. V intelektuálnom svete (a život fakulty je takým prostredím), ktorý urobil z komunikácie jeden zo svojich princípov, sa akademické knižnice stávajú sprostredkovateľom medzi zdrojmi poznatkov a ich používateľmi (študenti, vedeckí pracovníci, učitelia).

Organizačné zabezpečenie akademických činností naznačuje vzájomné väzby a prepojenia a vytvára priestor na tvorbu špecifického subsystému. V poslednom období sa zdôrazňuje napr. prepojenie knižničnej oblasti na oblasť správy finančných zdrojov (zúčtovanie nákupu dokumentov), na oblasť vzdelávania (zoznamy študentov, diplomových prác a ďalších kvalifikačných prác), na oblasť zahraničných stykov (sledovanie účasti na konferenciách a akciách v zahraničí) i na oblasť vedy (akreditácie, doktorandské štúdium, habilitačné a inauguračné konania, granty, výskumné úlohy).

Subsystém akademických činností by teda mal vystupovať ako manažér tvorby, sprostredkovania, využívania a uchovávania týchto informácií. Pomocou informačného procesu sa na fakulte realizujú všetky riadiace aktivity. Treba si však uvedomiť, že nemož-

no tento proces stotožňovať so systémom riadenia. Subsystém informačného a komunikačného systému akademických činností je súčasťou riadiaceho procesu a jeho úlohou je včasné poskytovanie relevantných informácií každej organizačnej zložke a každému pracovníkovi riadeného systému. Z uvedeného vyplýva, že ak má byť subsystém úseku akademických činností podporným aparátom pre rozhodovacie procesy, tak kvalita rozhodovacích procesov je potom vždy priamo závislá od úplnosti, relevantnosti a včasnosti informácií.

Meranie efektívnosti organizačného zabezpečenia informačného a komunikačného systému v rámci organizačnej štruktúry fakulty nie je jednoduchá záležitosť. Finančné náklady na vývoj a prevádzku je možné dosť presne odhadnúť, ale výsledné efekty sú ťažko merateľné. Zatiaľ čo napríklad marketingový informačný systém je merateľný zvýšeným finančným príjmom z predaja, v oblasti vedy, výskumu a vzdelávania sa efekty prejavia len nepriamo a nie bezprostredne. Vo vysokoškolsky vzdelávacích inštitúciách nie je a ani nemôže byť hlavným kritériom pomer nákladov a prínosov, jednako by sa otázka efektívnosti nemala opomínať [3].

Napriek tomu je nesporne dokázateľné, že dobre organizovaný informačný a komunikačný systém zásadným spôsobom ovplyvňuje systém manažérstva univerzity (fakulty) najmä tým, že :

• uľahčuje (zjednodušuje) výkon manažérskych aktivít akademických funkcionárov,
• zjednodušuje a urýchľuje spracovanie dokumentácie pre akreditáciu a evaluáciu.

Fakulta si musí priebežne plniť svoje úlohy zo zákona, preto musí vytvoriť taký systém riadenia, ktorý vytvorí podmienky na správny výkon všetkých potrebných funkcií. Ak tento systém bude v sebe združovať všetky procesy potrebné na dosiahnutie zhody so všetkými požiadavkami “hodnotiteľov” a dokumenovať ich tak, aby bolo možné túto spôsobilosť dokázať, bude tento systém, resp. fakulta pripravená na akreditáciu, evaluáciu, resp. certifikáciu podľa noriem ISO 9001 [4].

Jedným z najzávažnejších kritérií hodnotenia fakúlt je publikačná činnosť. Len v tejto jednej oblasti sa môže konštatovať, že k tomu, aby mohol model organizácie informačného a komunikačného systému akademických činností fakulty efektívne plniť svoje úlohy s využitím informácií obsiahnutých v spomínaných výstupoch, je potrebné:

• na úrovni vedenia fakulty
  • integrovať aktivity spojené s tvorbou, evidenciou, distribúciou a archivovaním publikácií pracovníkov fakulty,
  • personálne a technicky zabezpečiť starostlivosť o výstupy publi- kačnej činnosti fakulty;
     
• na úrovni akademických činností
  • zabezpečiť komplexnosť a kontinuitu evidencie, spracovania, distribúcie, ochrany a archivácie výstupov z publikačnej čin- nosti fakulty,
  • spolupracovať s ostatnými pracoviskami v oblasti akademických činností fakulty,
  • zabezpečiť poradenské služby a informačný servis (spracovanie ohlasov na publikačnú činnosť, nasmerovanie publikovania do preferovaných titulov, podávanie grantov);

• na úrovni katedier a pracovísk fakulty
  • zabezpečiť operatívny tok informácií o publikačnej činnosti za sledované obdobie (komplexnosť, správnosť, porovnateľnosť in-
  • formácií, forma spracovania, nosič informácií a pod.),
  • zabezpečiť informovanosť tvorcov publikácií o zásadách hodno- tenia publikácií a zásadách správneho zápisu bibliografických odkazov,
  • vytvárať podmienky a motivovať pracovníkov k rozširovaniu a skvalitňovaniu publikačnej činnosti v oblasti vedy, k vedeckej prí- prave a kvalifikačnému rastu.

Aby sa publikačná činnosť pracovníkov fakúlt skutočne stala významným zdrojom informácií pre ich manažment a pre skvalitňovanie pedagogického procesu a oblasť vedy, je potrebné:

• rozšíriť možnosti špičkových odborníkov VŠ publikovať v “karentovaných” časopisoch,
• stabilizovať štruktúru výstupov publikačnej činnosti a jej hodno- tenie pre potreby akreditácie a evaluácie fakulty, ale aj v rámci hodnotenia fakulty vo vnútri,
• navrhnúť, realizovať a prevádzkovať celoštátny systém eviden- cie domácich ohlasov na publikačnú činnosť,
• vytvárať lepšie možnosti na podporu publikačnej aktivity pracovníkov fakúlt zo strany podnikateľských subjektov (vrátane možnosti publikovania kvalifikačných prác pracovníkov VŠ).

Náklady na zavedenie subsystému informačného a komunikačného systému fakulty sú reprezentované:

• finančnými nákladmi,
• časom potrebným na uvedenie organizačných zmien do pre- vádzky,
• a nepriamo aj kvalitou výsledkov, teda schopnosťou plniť poža- dované funkcie.

Do nákladov treba zarátať :

• náklady na nákup a inštaláciu technických zariadení (siete, úpra- vy rozvodov a pod.),
• náklady na riešenie projektu,
• náklady na prevádzku a údržbu,
• náklady na obstarávanie a údržbu informačných zdrojov.

Prínosy, resp. efekty zo zavedenia systému do prevádzky môžu byť:

• priame (vyčísliteľné):
  • úspora prácnosti niektorých operácií a z toho vyplývajúca možná úspora pracovných síl,
  • úspora materiálových a režijných nákladov,
  • úspora finančných nákladov, napr. účelným využitím kapacity pracovníkov, alebo technického vybavenia;
     
• nepriame (nekvantifikovateľné):
  • význam pre manažment fakulty v oblasti rozhodovania,
  • význam pre celú akademickú obec.

Nepriame prínosy, ktoré sú vlastne nekvantifikovateľné, sa prejavujú na strane používateľa. Ide o získanie informácií potrebných na rozhodovanie či riešenie výskumných úloh, rozšírenie možností prístupu k informačným zdrojom, skrátenie času pri čakaní na výsledky informačných prieskumov. V knižnično-informačných systémoch ide skutočne o nemerateľné efekty, o nepriame prínosy, pretože napr. výsledky výskumu sú ovplyvňované viacerými faktormi a nedá sa presne vymedziť, aký konkrétny podiel mali informácie z tohto systému. Naproti tomu sa domnievam, že výsledky integrovaného systému akademických činností prinášajú priame efekty v rozhodovaní manažmentu fakulty.

Zo zavedenia a využívania organizačného usporiadania informačného manažmentu akademických činností na fakulte možno očakávať prínosy, ktorých ekonomickú hodnotu možno pomerne zložitým (ale predsa len) systémom kvantifikovať.

Charakteristiku možných prínosov informačného manažmentu akademických činností určuje:

• na úrovni vedenia (topmanažmentu) fakulty
  • komplexné zabezpečenie starostlivosti o súbor dát z rozho- dujúcich oblastí činnosti fakulty,
  • aktualizácia a úprava informácií pre výkon manažérskych aktivít (príprava rozhodnutí) akademických funkcionárov fakulty,
  • aktualizácia a úprava informácií pre komunikáciu s vedením univerzity, s vedeniami ostatných fakúlt univerzity, respek- tíve s vedeniami ostatných univerzít regiónu,
  • integrácia a racionalizácia tvorby a spracovania informácií pre tvorbu koncepčných zámerov fakulty (strategické pláno- vanie);
     
• na úrovni akademických činností fakulty
  • zabezpečenie profesionality, komplexnosti a kontinuity zberu, spracovania, distribúcie, ochrany a archivácie súboru informácií o:
    • štruktúre publikácií ako výstupoch vedeckovýskumnej činnosti fakulty a ohlasov na publikačnú činnosť,
    • realizovaných aktivitách v oblasti zahraničných vzťahov a ich výsledkoch,
    • priebehu a výsledkoch vzdelávacieho procesu vo všet- kých formách štúdia,
    • realizovaných aktivitách v oblasti vedeckého rastu pracovníkov fakulty,
    • možnostiach a postupoch na získanie grantov, medziná- rodných projektov a ponúk na spoluprácu,
  • integruje činnosť zložiek akademických činností, zvyšuje rozsah, obsah, kvalitu i rýchlosť poskytovaných služieb,
  • vylučuje duplicity v činnosti a vytvára predpoklady na ich (organizačnú, technickú, personálnu) racionalizáciu,
  • dáva možnosť operatívnej kontroly správnosti obsahu po-
  • skytovaných informácií,
  • odstraňuje kampaňovitosť v oblasti akademických činností;
     
• na úrovni katedier a pracovísk fakulty
  • zabezpečuje prístup k aktuálnym informáciám o výsledkoch z predmetných oblastí akademických činností,
  • poskytuje poradenstvo v oblasti publikačnej činnosti,
  • dáva možnosť retrospektívnej analýzy činnosti katedry.

Tieto prínosy sa prejavia napr. v eliminácii nárazových kampaní pred dôležitými hodnotiteľskými procesmi (ako sú predovšetkým akreditácia či evaluácia fakulty, resp. certifikácia podľa noriem ISO 9001) pri súčasnom zabezpečení podmienok na efektívne priebežné plnenie úloh fakulty, ktoré jej vyplývajú zo zákona.

Zoznam bibliografických odkazov:

[1] GRUDOWSKI, S. 1996. Begriffsverständniss “Informationsmanagement” aus Sicht von Information und Dokumentation. In Nachrichten für Dokumentation, 1996, č. 6, s. 351-360.

[2] HLOUŠKOVÁ, I. 1998. Vnitrofiremní komunikace. Praha : Grada Publishing, 1998. 103 s.

[3] KIMLIČKA, Š. 1995. Manažment tvorby informačných systémov : teoretické východiská, metódy a postupy vo sfére vedy, výskumu a vzdelávania. Bratislava : SlTK – Centrum VTI SR, 1995. 137 s.

[4] Komplexní řízení kvality akademických procesů. Brno: VUT-FS, 1998. 27 s.

PhDr. Kvetoslava Rešetová
resetova@mtf.stuba.sk
Materiálovotechnologická fakulta STU Trnava

http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib034/akadem.htm
ITlib. Informačné technológie a knižnice