Výkony verejných knižníc

Významným nástrojom riadiacej práce je meranie a hodnotenie výkonov riadenej organizácie. Možnosť porovnávania výkonov vlastnej organizácie s obdobnými pomáha objektivizácii hodnotenia.

Získané informácie sú nevyhnutné pre manažment knižnice pri plánovacích a riadiacich procesoch, sú argumentačným materiálom pri získavaní finančných prostriedkov od zriaďovateľa, ale aj z grantových zdrojov, môžu poslúžiť na prípadné zmeny v organizačnej štruktúre, v rozsahu otváracích hodín, v skladbe knižničných fondov, služieb, v personálnej reštrukturalizácii a pod.

Sú významným podnetom pre sebareflexiu, pre nachádzanie a utvrdzovanie si hodnoty vlastnej knižnice, ako aj určitou satisfakciou – v prípade pozitívnych výsledkov a porovnaní, že investované úsilie bolo zúročené. Zároveň im prisudzujem aj veľký motivačný význam. Toto porovnávanie by však nemalo slúžiť na honbu za číslami povedzme aj nie celkom štandardnými spôsobmi (napr. prolongáciou výpožičiek pred uplynutím výpožičnej doby, viacnásobnou evidenciou používateľov využívajúcich služby viacerých oddelení, pobočiek, prezenčnými výpožičkami periodík a pod.). Na druhej strane nás úvahy nad jednotlivými výkonmi vlastnej i iných knižníc môžu priviesť k zisteniu, že niektoré evidencie, ktoré vykonáva sám používateľ (poznáme ochotu vypisovať tlačivá!) alebo sa ešte robia manuálne, ako sú napr. prezenčné výpožičky periodík, registrované bibliografické a faktografické informácie, sa nevykonávajú dôsledne, a tak nám unikajú výpožičky alebo iné výkony.

Sledovanie a porovnávanie výkonov vlastnej organizácie s inými je dôležité z rovnakých dôvodov aj pre ostatných zamestnancov knižnice, je podkladom pre argumenty a dialóg medzi vedením a zamestnancami knižnice.

Keďže výkony knižníc sú v podstatnej miere späté s ich finančným zabezpečením, táto otázka by mala zaujímať aj zriaďovateľov knižníc a motivovať ich k objektivizácii rozdeľovania verejných zdrojov. Prax v minulosti značne nekorešpondovala s touto mojou predstavou, a preto boli a nakoniec dodnes sú pomerne značné rozdiely vo finančných zdrojoch i vo výkonoch, čo sa najlepšie preukáže najmä v prepočtoch na pracovníka, na obyvateľa, na používateľa, v nákladoch na výpožičku a pod. Niektoré prepočtové údaje sú obsiahnuté v Štatistickom prehľade činnosti verejných a vedeckých knižníc v SR spracovaných (žiaľ, s veľkým časovým posunom) v ostatných rokoch Univerzitnou knižnicou v Bratislave, niektoré ďalšie nie je problém (pri ochote investovať trochu času) získať.

Spomínané rozdiely majú pôvod v “diferencovanom” vzťahu funkcionárov okresných národných výborov ku knižniciam, keď boli ich zriaďovateľmi. Tak sa stalo, že bývalé okresné knižnice sa delimitovali do zriaďovateľskej pôsobnosti ministerstva kultúry s naozaj výrazne rozlíšenou východiskovou základňou. Počas existencie okresných knižníc v riadení MK nebol čas alebo vôľa analyzovať náklady knižníc a ich skladbu v pomere k výkonom a organizačnej štruktúre (počtu pobočiek) a ďalším podmienkam (napr. vlastné alebo prenajaté priestory). Pamätám si, že po niekoľko rokov dosahovala Žilinská knižnica v absolútnych číslach i v prepočte na pracovníka vykony na 1., 2., 3. mieste v rámci 36 okresných knižníc. V prepočte finančných prostriedkov od zriaďovateľa na 1 obyvateľa však figurovala na 3., 4. mieste od konca. Napriek tomu sme roky investovali najvyšší alebo temer najvyšší objem finančných prostriedkov do knižničných fondov (priznám, že aj na úkor miezd, určitej redukcie pracovníkov a nákladov, ktoré sme nepovažovali v tom čase za nevyhnutné). Nebolo by nezaujímavé porovnanie nárastu príspevkov na činnosť od zriaďovateľov za obdobie 1990 – 2000, resp. 2001. Neviem však, či by tieto údaje v súčasnosti oslovili predstaviteľov samosprávnych krajov.

Rozbor výkonov spolu s hlbšou analýzou ďalších faktov a súvislostí by perspektívne mal byť predmetom záujmu aj ústredného metodického pracoviska, ktoré by sa mohlo kvalifikovane a zodpovedne vyjadriť k niektorým výkonovým disproporciám, ktoré môžu mať logický dôvod, prípadne pramenia z nesprávneho štatistického vykazovania, ale na prvý pohľad prekvapia (napr. zdá sa mi neobvyklé, ak vo veľkej regionálnej knižnici temer 50 % z celkového počtu tvoria výpožičky periodík). Dali by sa nájsť aj iné zaujímavosti, ktoré zvedavému človeku nedajú pokoj.

Základné knižničné ukazovatele v klasickom ponímaní – knižničné fondy, používatelia a výpožičky – v absolútnych číslach takmer nič nehovoria. Môžeme ich však využiť pri sledovaní počas viacročného obdobia na zistenie, či knižnica rovnomerne stúpa vo výkonoch, alebo si ich udržiava, prípadne jej výkony klesajú. Vtedy sa snažíme (ak to nevieme) hľadať dôvody, faktory, ktoré ovplyvnili tento pokles alebo prípadný prudký nárast.

Mimochodom, keď som prezerala Štatistiku a analýzu údajov o 36 okresných knižniciach SR a 6 knižniciach v Bratislave za roky 1990 – 1995, spracovanú KCK SNK MS, tak ma mnohé údaje prekvapili a pomyslela som si na klasika, ktorý hovorí, že štatistika je presný súčet nepresných čísiel. Keď vidím extrémne rozdiely v niektorých výkonoch tak, ako boli v minulosti a pretrvávajú dodnes, je aktuálna otázka exaktného štatistického sledovania a vykazovania.

Množstvo informácií o výkonoch – s ohľadom na určitú mieru odchýlok spôsobených nesprávnou interpretáciou obsahu predmetu sledovaného ukazovateľa – získavame zo štatistických výkazov. V nich sme sa stretli napríklad s takýmito nepresnosťami alebo nedôslednosťami: knižnica evidentne mala edičnú činnosť, ale ju nevykazovala, lebo za edičnú činnosť považovala len monografické, resp. tlačené diela; iný príklad: knižnica má vo fonde elektronické informačné zdroje, ale vo výpožičkách elektronických dokumentov táto služba nenašla adekvátny odraz, výrazné rozdiely sú zrejme aj v ponímaní a tým aj vykazovaní poskytnutých registrovaných bibliografických a faktografických informácií (pozri priepastné rozdiely medzi porovnateľnými knižnicami a pod.). Informácie získané zo štatistických výkazov sú priamymi ukazovateľmi výkonov knižníc. Za nepriame ukazovatele výkonov môžeme považovať rôzne prepočty na obyvateľa, používateľa, pracovníka, atď., ktoré spolu s ďalšími doplňujúcimi informáciami môžu presnejšie dokumentovať efektívnosť organizácie, osvetliť výkyvy v činnosti. Tieto údaje majú vysokú mieru výpovednej hodnoty. Až tieto prepočtové údaje umožňujú hodnotiť merateľné, t. j. kvantitatívne výkony, ktoré do značnej miery vypovedajú aj o kvalite služieb sledovanej knižnice, o organizácii knižnično-informačných služieb, o “vyťaženosti” jej pracovníkov, o efektívnom nakladaní s finančnými prostriedkami i o vzťahu zriaďovateľa ku knižnici, vyjadrenom dotáciou na činnosť. Tento vzťah sa dá pomerne objektívne vyčísliť prepočtom príspevku na činnosť na obyvateľa, príp. používateľa. Jeho hodnotenie však musí brať do úvahy miestne podmienky a situáciu, ako aj tú skutočnosť, že určitá časť prevádzkových nákladov zaťažuje menšiu aj väčšiu knižnicu, preto menšie knižnice obvykle dosahujú v tomto prepočte vyššiu hodnotu. Preto ani prepočtové údaje nie je správne len mechanicky porovnávať. Je potrebné hľadať ďalšie informácie, vedieť čítať medzi riadkami, resp. medzi číslami, a nevyvodzovať bez dostatočných poznatkov závery. Prepočtové údaje môžu mať totiž rôznu úroveň objektivity, determinovanú vplyvom vonkajšieho prostredia na ten-ktorý ukazovateľ výkonu. Absolútne i prepočtové ukazovatele výkonu sú merateľné, nepostihujú však kultúrnu hodnotu knižníc, ktorá pri absencii parametrov ekonomického hodnotenia dosahu knižničných služieb a výkonov v súčasnosti je nemerateľná.

Pri značnej miere mojej skepsy k motivácii všetkých pracovníkov vlastnej organizácie určite aspoň časť pracovníkov porovnávanie výkonov s lepšími knižnicami osloví (veď ak chceme napredovať, musíme sa porovnávať s tými, ktorí sú už v niečom ďalej). Spoločne premýšľame, kde je asi ukryté to tajomstvo úspechu iných a čo môžeme alebo nemôžeme preň urobiť. Zdravá rivalita a “pozitívna závisť” tu má svoje opodstatnenie.

Na druhej strane môže byť zistenie, že v relatívne porovnateľných alebo až v neporovnateľných knižniciach sú výrazne vyššie priemerné platy než vo vlastnej inštitúcii. Tam, kde poznáme internú situáciu, môžeme polemizovať (zrejme so zriaďovateľom, ktorý určuje limity počtu zamestnancov a mzdových prostriedkov) o vzdelanostnej a vekovej štruktúre, o podiele robotníckych profesií, ktoré znižujú priemernú mzdu, ale ani tieto individuálne špecifiká nie sú dôvodom na 1 000 až 1 500 či 2 500-korunové rozdiely v priemernej mzde.

Na ilustráciu som spracovala dve tabuľky, jednu výkonovú a jednu finančnú (pozri tab. 1 a tab. 2), v ktorých sú údaje za väčšiu a menšiu verejnú knižnicu z troch teritórií Slovenska. Vzhľadom na to, že sa necítim byť kompetentná hodnotiť ich výkony a nemám ani dostatok ďalších doplňujúcich informácií, zachovala som ich anonymitu.

V ekonomickej tabuľke nájdeme výrazné, až extrémne rozdiely, ich časť ide na vrub už spomínaným miestnym podmienkam, ale aj na vrub priaznivejšiemu alebo menej priaznivejšiemu oku zriaďovateľa.

Roku 1995 bolo na základe výnimky možné realizovať z príspevku na činnosť aj investičné akcie, pokiaľ boli už v predchádzajúcich rokoch rozpracované, takže niektoré enormné skoky môžu mať aj tento dôvod. Porovnanie prepočtov pro-striedkov na nákup knižničných fondov v sledovaných rokoch nie je (až na jednu výnimku) vôbec povzbudivé, keď vieme, ako narástli a rastú ceny knižničných fondov a periodík, aké sú ceny elektronických informačných zdrojov. V príkrom protiklade s tým je zaužívaná síce absolútne nesprávna, ale jediná možná prax, že pri obmedzených zdrojoch a nevyhnutnosti uhrádzať fixné náklady na existenciu obvykle knižnica redukuje nákup knižničných fondov. Takáto tabuľka nám môže poslúžiť ako argumentačný materiál voči zriaďovateľom. Pokiaľ máme vyššie náklady na 1 výpožičku než iné knižnice a nevieme si výšku svojich nákladov doložiť objektívnymi fakt-mi, tak by som pri narábaní s týmto údajom voči zriaďovateľovi volila opatrný postoj.

Výkonová tabuľka jednoznačne vypovedá o tom, že napriek všetkým skutočnostiam a faktorom, ktoré ovplyvňujú čítavosť obyvateľstva za sledované obdobie, potreba čítať a využívať na to aj verejné knižnice sa výraznejšie či menej výrazne zvýšila, čo je pozitívny jav (výpožičky na obyvateľa, používateľa, % používateľov z počtu obyvateľov). Podrobný rozbor skladby výpožičiek s porovnaním skladby používateľov nám poskytuje informácie, z ktorých môžeme vyvodiť závery pri doplňovaní knižničných fondov, orientáciu na používateľské komunity a pod. Vhodným doplnením týchto informácií sú ankety, prieskumy, ktoré knižnice aktívne využívajú na spresnenie svojich predpokladov prameniacich z vyhodnotenia vlastných výkonov. Prepočty výkonov na pracovníka (výpožičky, používatelia) hovoria jednoznačne o značnej intenzifikácii práce v knižniciach, ale najmä vo výpožičkách. Objektívne však treba vidieť aj to, že sa podstatne zintenzívnil aj záujem používateľov o využívanie periodík, resp. iných informačných zdrojov vrátane elektronických. Na druhej strane naše knižnice nepotláčajú (nechtiac) ľudskú dimenziu, to sociálno v najširšom zmysle slova práve tým, že v dôsledku znižovania počtu pracovníkov, prípadne ich preradením do nových pracovných pozícií, služieb a tlakom na elektronizáciu už nie je čas venovať sa používateľom osobne (nehanbím sa použiť možno už pozabudnutý výraz individuálna práca s používateľmi)? Vcelku prekvapujúce bolo pre mňa však zistenie, že administratívne či reštrikčné mlyny nemleli počty pracovníkov rovnako.

Manažment každej knižnice si nepochybne kladie okrem základných existenčných otázok aj otázky, ako ďalej zlepšovať svoju prácu, ako dosahovať vyššie výkony, aké sú optimálne výkony pre našu konkrétnu knižnicu, za akých podmienok sa výkony dajú zvyšovať a či sa majú zvyšovať, aký je vzťah medzi finančnými zdrojmi a výkonmi, pretože všade vo svete musia knižnice dosahovať lepšie výsledky s menšími nákladmi a tomuto trendu sa nevyhnú ani slovenské verejné knižnice. Mali by sme sa však pýtať aj na to, aká je kvalita našich výkonov.

O skutočnosti, že táto problematika bola aktuálna aj v minulých rokoch, svedčia Normy knižničných služieb pre profesionálne ľudové knižnice a ich kvantifikácia na jednotlivé okresy Slovenska, spracované Ing. Borisom Prochádzkom a vydané Ústrednou ekonomickou knižnicou v Bratislave v roku 1974. Tieto orientačné normy boli spracované na základe analýzy činnosti vtedajších ľudových knižníc, ich perspektívneho plánu a s využitím zahraničných noriem vrátane IFLA, odobrené kolégiom ministra kultúry SSR. Ich úlohou bolo vytýčiť hlavné princípy knižničnej činnosti pre riadiace orgány knižnice, ako aj sformulovať zásady knižničných služieb pre profesionálne knižnice. Ich predmetom boli knižničné fondy, profesionalizácia, knižničné služby a priestory. Napriek tomu, že normy vznikli temer pred tridsiatimi rokmi, v mnohom sú stále aktuálne, v niečom boli dnešnou optikou videné možno nereálne (profesionalizácia, resp. personálne zabezpečenie knižnično-informačných služieb, ale aj odborných činností, nepredpokladajúc reštrikčné opatrenia zriaďovateľov a iných orgánov, ale aj nástup automatizácie). Pomocou kvantifikácie vyjadrovali želateľný stav, ale bola v nich obsiahnutá aj požadovaná kvalita tak, ako ju bolo vtedy možné sformulovať. Neviem, či sa metódy hodnotenia (nehovoriac o financovaní) knižníc opierali dôslednejšie o tieto normy, ale absencia aktuálnejších, reflektujúcich diametrálne zmenené podmienky práce knižníc, rozsah a záber ich činnosti bola v knižničnej komunite určite pociťovaná. Ich potreba zaznela na 2. slovenskom knihovníckom kongrese (roku 1999 v Košiciach), napr. v príspevku E. Veľasovej, ktorá hovorila o potrebe “vypracovať nové výkonové normy pre základné knižničné činnosti”. D. Katuščák, ktorý v duchu odporúčaní Rady Európy pre knižničnú legislatívu nastoľuje otázku kvality hodnotenia knižničných služieb a navrhuje zahrnúť do strategického plánu slovenského knihovníctva okrem iného úlohu pre ÚKR a iné knižničné autority “rozvíjať organizačné štruktúry, dozorné a kontrolné mechanizmy, ktoré by zaručili čo najefektívnejšie využitie verejných finančných prostriedkov na knižničné služby na základe použitia metód hodnotenia kvality činnosti a služieb knižníc podľa ich typu. Vypracovať predpisy na meranie kvality činnosti knižníc vzťahujúce sa na jednotlivé typy knižníc a ich poslanie.”

V roku 2000 bola u nás prevzatá medzinárodná norma ISO 11620 z r. 1998, ktorá teraz už ako slovenská norma STN ISO 11620 Informácie a dokumentácia. Ukazovatele výkonu knižníc špecifikuje požiadavky na ukazovatele výkonu v knižniciach všetkých typov a určuje ukazovatele na hodnotenie výkonu knižníc s cieľom predovšetkým zjednotiť používanie ukazovateľov výkonu. Obsahuje normalizovanú terminológiu a stručné definície ukazovateľov výkonu. Ako je uvedené v jej úvode, pre niektoré knižničné činnosti a služby neboli v čase tvorby normy dostatočne overené a dobre zdokumentované ukazovatele, ako napríklad informačné služby, výchova používateľov a elektronické služby všeobecne. Norma uvádza nasledujúce ukazovatele výkonu:

Ďalšie činnosti, ktoré sú tu vymenované, ale v súčasnosti nie je k nim stanovený ukazovateľ výkonu, neuvádzam. Ku každému ukazovateľu je uvedený zámer, ktorý sa jeho hodnotením sleduje, ďalej je špecifikovaný predmet ukazovateľa, jeho definícia, metóda skúmania, hodnotenia výkonu, interpretácia údajov a faktory, ktoré ukazovateľ ovplyvňujú. V časti Zdroje sú uvedené odkazy na súvisiace normy a literatúru citovanú v Prílohe C (informatívnej).

Ak by sa norma mala používať na porovnávanie kvality jednotlivých výkonov knižníc rovnakého typu, mala by byť spracovaná detailná metodika, pretože rozdielny prístup by znamenal nekompatibilitu a tým neporovnateľnosť výkonov. Nehovoriac o tom, že využitie normy by bola náročná “ručná práca”, spočívajúca v prevažnej miere na dotazníkovej forme prieskumu, na osobných rozhovoroch s používateľmi a pod. (kde vziať ľudí a čas?). Týmto ju však nechcem odsunúť na okraj nášho záujmu, naopak v krátkej budúcnosti nás život dovedie k tomu, aby sme sa otázkami kvality našej práce začali vážnejšie zaoberať.

Publikácia Služby verejných knižníc. Smernice IFLA/UNESCO pre rozvoj, vydaná roku 2001 a v češtine sprístupnené SKIP ČR v roku 2002, je tiež kvalitatívnou normou pre rozvoj verejných knižníc. V hlavných častiach (Úloha a ciele verejnej knižice, Právne a finančné zabezpečenie, Uspokojovanie potrieb používateľov, Budovanie fondov, Ľudské zdroje, Manažment a marketing verejných knižníc) je definované, akými formami, prostriedkami je potrebné sa usilovať o rozvoj verejných knižníc, k akému horizontu sa približovať. S ohľadom na rozdiely v národných knižničných systémoch neuvádza temer žiadne odporúčané číselné ukazovatele, ale dokladá konkrétne príklady zabezpečovania služieb v rôznych častiach sveta ako inšpiráciu i dôkaz toho, že aj v zložitých podmienkach a s malými zdrojmi je možné zabezpečovať knihovnícke služby.

Zaujala ma (okrem iného) časť 5.3 Kategórie personálu, kde rozlišuje tieto kategórie pracovníkov verejných knižníc:

Už slovenské normy z roku 1974 naznačovali potrebu určiť vzťah medzi odbornými pracovníkmi a pomocným personálom (bližšie nešpecifikovaným), ktorého nedostatok spôsobuje “diskvalifikovanosť odborných pracovníkov” vykonávajúcich aj pomocné práce. Vieme, aká je slovenská realita!

Smernice IFLA/UNESCO v časti 6.10.3 Ukazovatele výkonu citujú hlavné ukazovatele, ktoré možno využiť na hodnotenie a sledovanie plnenia úloh knižníc. Drvivú väčšinu uvádzaných údajov sledujeme alebo môžeme sledovať zo štatistík a prepočtov.

V prílohách uvádza znenie niektorých knihovníckych zákonov vrátane slovenského č. 183/2000 a príklady lokálnych noriem, dokumentov iných krajín.

Takže máme sa o čo oprieť. Ak chceme uplatňovať odborné normy a štandardy v knižničnej praxi, je potrebné venovať sa problematike výkonov knižníc nie kvôli unifikácii, ale s cieľom dosiahnuť určitú optimalizáciu s dôrazom na rovnocenné zastúpenie kvantity a kvality v službách verejných knižníc.

balko1.jpg (44069 bytes)
Tabuľka č. 1

 

balko2.jpg (43457 bytes)
Tabuľka č. 2

Zoznam bibliografických odkazov:

1. KATUŠČÁK, Dušan: Knižničná legislatíva. In: Knižnice pre 21. storočie. Bulletin Spolku slovenských knihovníkov, 1999, č. 2, s. 53.

2. Normy knižničných služieb pre profesionálne ľudové knižnice a ich kvantifikácia na jednotlivé okresy Slovenska 1974. Bratislava : Slovenské pedagogické nakladateľstvo, 1974. 152 s.

3. Služby veřejných knihoven. Směrnice IFLA/UNESCO pro roz- voj. Praha : SKIP ČR, 2002. 127 s.

4. STN ISO 11620. Informácie a dokumentácia. Ukazovatele vý- konu knižníc. Bratislava : SÚTN, 2000. 60 s.

5. VEĽASOVÁ, Elena: Krajské konferencie a ťažiskové otázky knižníc. In: Knižnice pre 21. storočie. Bulletin Spolku sloven- ských knihovníkov, 1999, č. 2, s. 53.

Mgr. Mária Balkóciová (krajska knižnica@nextra.sk)
Žilinská knižnica

 

 

http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib024/balko.htm
ITlib. Informačné technológie a knižnice