Uchovanie intelektuálneho bohatstva prostredníctvom depozitných procesov vyžaduje spojené úsilie všetkých strán stojacich pri tvorbe, distribúcii a ochrane vrátane autorov, vydavateľov a konzervačných knižníc. Existuje úzky vzťah medzi pravidlami depozitu a autorským právom, najmä v oblasti sprístupňovania a služieb používateľom, ale v určitých prípadoch aj s ohľadom na uchovávanie. Pri rozvíjaní praxe uchovávania a ochrany elektronických publikácií pre využitie v budúcnosti je potrebné rozhodnúť, či uchovávať artefakt (t. j. publikáciu v pôvodnej forme a operačnom prostredí), alebo informačný obsah (reformátovaný dokument). Princípy selekcie, tak ako existujú, sú rôzne a nie pevne stanovené. Chýba základná teória, o ktorú by bolo možné oprieť selekčné kritériá. S ohľadom na rôznorodosť elektronických publikácií a vzrastajúci počet organizácií a jednotlivcov, ktorí sprístupňujú informácie v elektronickej forme, by mali konzervačné knižnice aktívnejšie pristupovať k zhromažďovaniu elektronických dokumentov. Sprístupňovanie uchovávaných elektronických publikácií a rozvoj používateľsky orientovaných služieb je problematický a stále zostáva otvorený na diskusiu s vydavateľmi.

Dlhotrvajúcou funkciou konzervačných knižníc je uchovávanie dokumentov pre budúce generácie. Knihy a časopisy sa používaním opotrebúvajú, strácajú sa alebo vyraďujú. Konzervačná knižnica je “poslednou inštanciou” pre publikácie, ktoré sa v mnohých iných prípadoch stratia. Je zároveň jediným miestom, kde sa sústreďuje celková vydavateľská produkcia danej krajiny vo forme jedinečnej kultúrnej jednotky.

Bolo by vážnou chybou domnievať sa, že v elektronickej ére už netreba uchovávať klasicky tlačené publikácie. Elektronické publikácie sa ako také používaním fyzicky neopotrebúvajú, ale existuje mnoho dôvodov veriť, že ich životnosť je výrazne kratšia než životnosť klasicky tlačených dokumentov.

Príklady zo sveta:

1. Francúzska národná knižnica získava väčšinu elektronických publikácií na CD-ROM-och alebo disketách. Uchovávanie a ochrana pred technickým zastarávaním je ešte stále problematická. Základným predpokladom však je, že sa vytvára interná kópia nezávislá od nosiča (napr. konverzia na optické médium v štandardnom formáte). Dôraz sa teda kladie na uchovanie obsahu elektronickej publikácie a nie na ochranu jej samotnej.

2. Deutsche Bibliothek získava povinný výtlačok elektronických publikácií vo forme offline podobne ako Francúzska národná knižnica. Základný prístup k elektronickým publikáciám je rovnaký ako pri tlačených dokumentoch vrátane kontroly dokumentu pri jeho príchode do knižnice. V DB taktiež počítajú s konverziou elektronických publikácií na médiá s dlhodobou životnosťou.

3. V Holandsku neexistuje zákon o povinnom výtlačku a vydavatelia odovzdávajú dokumenty na báze dobrovoľnosti a dohody, ktorú uzavrú s Kráľovskou (teda národnou) knižnicou. Elektronické seriálové publikácie sa uchovávajú na archivačnom disku. Malé jednotky (menej než 2 KB) a dokumenty, ktoré nie sú určené na verejnú distribúciu, sa taktiež neuchovávajú. Hlavným problémom sú autorskoprávne otázky a otázky spojené s poplatkami za využívanie elektronických publikácií v knižnici.

 Dlhodobé uchovávanie ovplyvňuje budúce sprístupnenie elektronických publikácií

Z hľadiska dlhodobého uchovávania elektronických publikácií, ktoré je jednou z najdôležitejších úloh národnej knižnice, sú závažné nasledujúce skutočnosti:

Fyzická degenerácia nosiča – nosiče určené na distribúciu a uskladňovanie elektronických publikácií nezostávajú nedotknuté donekonečna. Musia sa preto periodicky obnovovať (diskety každé dva roky, CD-ROM-y každých 5 až 10 rokov).

Zastarávanie technického prostredia – hardvér a softvér, ktoré sa v súčasnosti používajú na sprístupňovanie elektronických publikácií, budú pravdepodobne nahradené novými technológiami. Bez konverzie do nového technického prostredia sa publikácie v zastaranom formáte, na zastaranom médiu a v zastaranom operačnom prostredí stanú nedostupnými.

Ekonomické a riadiace súvislosti – finančné náklady, ľudský potenciál alebo kompatibilita s inými systémami v rámci knižnice môžu vytvoriť potrebu obmedziť používanie rozličných formátov a nosičov alebo obmedziť požadovanú kapacitu na uchovávanie formou kompresie dát.

“Skutočné” dôvody – napríklad publikácie zverejnené v sieti sa nemôžu získavať a uchovávať na ich pôvodnom nosiči. Musia byť konvertované na iný nosič.

Z uvedeného je zrejmé, že akokoľvek starostlivé uchovávanie elektronických publikácií v ich pôvodnom formáte a nosiči je nedostatočné na to, aby sa uchovali na sprístupnenie v budúcnosti. Je preto žiaduce vyvinúť stratégiu na reformátovanie elektronických publikácií z hľadiska stability nosiča, formátov a prostredia, ktoré zaručí ich dlhodobé uchovanie. Na uchovávanie elektronických publikácií v zbierkach konzervačných knižníc sa odporúčajú nasledujúce overené reformátovacie stratégie:

Obnovenie nosiča – kopírovanie údajov z fyzického nosiča (napríklad diskety) na iný nosič rovnakého druhu (napríklad na novú disketu). Tu sa odporúča konvertovať publikácie, ktoré vyžadujú časté obnovovanie na stabilnejšie médium.

Konverzia nosiča – prenos elektronických publikácií z jedného nosiča (zvyčajne menej stabilného alebo neštandardného) na iný nosič (stabilnejší a štandardný). Na účely dlhodobého uchovávania je podstatné, aby konverzia nosiča zabezpečila integritu a funkčnosť publikácie. Konverzia elektronických publikácií na papier sa neodporúča.

Konverzia formátu – konverzia z jedného údajového formátu do iného. Konverzia formátu sa zvyčajne aplikuje s cieľom zredukovať množstvo rozličných formátov, s ktorými sa knižnica stretáva. Konzervačná knižnica by si mala overiť, či výstup konverzného softvéru harmonizuje so štandardmi formátov a či spoľahlivo uchová obsah a funkčnosť pôvodného dokumentu.

Zmena technického prostredia – konverzia publikácií s cieľom manipulovať s nimi v inom technickom prostredí (v zmysle HW a SW), než bolo pôvodné. Pri typických interaktívnych multimediálnych publikáciách môže dôjsť až k čiastočnému preprogramovaniu. Táto metóda sa však považuje za jednu z najnákladnejších a v mnohých prípadoch za obťažnú, ba dokonca nemožnú bez toho, aby nedošlo k významnej strate pôvodnej funkčnosti e- lektronickej publikácie.

Emulácia technického prostredia – ako sme už uviedli, technická zmena môže byť veľmi drahá a prakticky nemožná. Alternatívnym riešením môže byť vývoj “emulátorov”, t. j. systémov, ktoré pracujú pod novým operačným prostredím, ale emulujú (napodobňujú) predchádzajúce, teraz už zastarané prostredie. Softvér pre takéto zastarané počítače sa môže použiť s emulátormi bez akejkoľvek zmeny. Konzervačné knižnice by mali podporiť rozvoj emulátorov ako finančne výhodnej metódy technickej zmeny.

Krátkodobé reformátovanie sa dotýka činností, ktoré by mali prebehnúť v priebehu piatich rokov. Reformátovanie v záujme dlhodobého uchovávania postihuje dlhšie časové obdobie – 10 až 25 rokov.

Reformátovanie v záujme krátkodobého uchovávania určuje potreba konverzie jednotiek na stabilné nosiče, potreba konverzie formátu a potreba obnovenia nosiča, ak sú publikácie uložené na nosičoch s obmedzenou životnosťou (napríklad diskety). Pri plánovaní reformátovania je potrebné brať do úvahy skutočnosť, že vlastné technické prostredie knižnice sa bude meniť veľmi dynamicky a v určitých časových intervaloch (5 až 10 rokov). Toto si vyžaduje nákup účinnejších a finančne výhodných technických zdrojov, stabilných uchovávacích nosičov a pod.

Plánovanie reformátovania s cieľom dlhodobého uchovávania je oveľa náročnejšie, pretože sa dá len veľmi ťažko predpokladať, aká bude úroveň technológií o 10 až 25 rokov alebo aký druh alternatívnych postupov bude dostupný. Konzervačné knižnice by mali pozorne sledovať technický rozvoj vo vzťahu k stavu ich zbierok a očakávaným požiadavkám na zmenu. Nemali by sa teda venovať len dlhodobému rozvoju, ale predovšetkým identifikovať možné “vražedné technológie”, ktoré môžu viesť k radikálnym zmenám vo veľmi krátkom čase.

Pre efektívnu stratégiu reformátovania je potrebné zhromaždiť a uchovať rôzne typy údajov. Takéto údaje by mali byť súčasťou bibliografických záznamov (alebo by k nim mali byť pripojené), pretože prinášajú užitočné informácie o fyzických a obsahových aspektoch jednotky popísanej v zázname. K takýmto údajom patrí:

• záznam o histórii reformátovania – popisuje spôsob reformátovania, dátum, zmeny v obsahu, funkčnosti atď.;
• údaje o technickom prostredí – požadujú sa pre publikácie v ich súčasnej archivačnej forme (napr. hardvér, operačný systém, prieskumový softvér, špecifické parametre konfigurácie...). Tieto údaje by mali byť dostatočné na znovuvytvorenie prostredia, a to automatickým spôsobom. Očakávaná životnosť súčasne použitého nosiča a plánovaný dátum reformátovania.

 Výberové kritériá uchovávania

Základným princípom konzervačných knižníc je princíp uchovať všetko, čo obsahujú príslušné knižničné zbierky. Prax je však trocha odlišná a zvyčajne z finančných dôvodov musia knižnice pristúpiť na selektívnejšiu politiku uchovávania. Táto politika by mala byť založená na princípe reprezentatívnosti, t. j. uchovávať reprezentatívnu vzorku všetkých typov elektronických dokumentov. Toto sa týka formálnych znakov publikácií a zároveň ich obsahu, zdroja a kontextu. Inými slovami: vzorka by mala dostatočne reprezentovať rozličné predmety, autorov, vydavateľov, používateľské určenie atď.

Nevyhnutným, a preto prijateľným kritériom je stupeň, v ktorom rozličné hľadiská publikácie, akými je obsah, prezentácia, interaktivita atď., môžu byť uchovávané v novom technickom prostredí. Ak je hodnota obsahu nízka, treba uprednostniť iné knižničné jednotky s vyššou obsahovou a informačnou hodnotou.

Slovenská národná knižnica podľa zákona č. 182/2000 Z. z. o povinných výtlačkoch získava dokumenty, ktoré uvedený zákon definuje. Dotýka sa teda aj elektronických publikácií, ktoré sú súčasťou tlačených dokumentov alebo ktoré vznikli ako samostatné elektronické publikácie. Zákon však nešpecifikuje formu (offline alebo online) elektronických publikácií vydávaných jednotlivými vydavateľmi. Práca s elektronickými publikáciami v knižnici je rovnaká ako s akýmkoľvek tlačeným dokumentom. Záznamy o dokumentoch sa vytvárajú podľa schválených pravidiel a noriem a zverejňujú sa v národnej bibliografii.

Jednou z mnohých úloh SNK je tvorba zásadných materiálov a aplikácia efektívnych metód v oblasti dlhodobého uchovávania dokumentov na všetkých druhoch nosičov. Všetky uvedené skutočnosti bude pracovná skupina zložená z odborných pracovníkov SNK brať do úvahy pri príprave koncepcie manipulácie s “nepapierovými” dokumentmi, ktorá bude spracovaná v tomto roku. Koncepcia sa nebude dotýkať len elektronických publikácií, ale aj audiovizuálnych dokumentov a ostatných “nepapierových” nosičov. Samotnému spracovaniu materiálu bude predchádzať dôkladná analýza problematiky a vyhodnotenie skúseností z uchovávania elektronických publikácií v iných národných knižniciach. Po spracovaní bude materiál k dispozícii všetkým knižniciam, ktoré o danú problematiku prejavia záujem.