Download záznamov Českej národnej bibliografie do systému T Series

PhDr. Zuzana Hájková, Státní vědecká knihovna České Budějovice

Download záznamov predstavuje novú technológiu umožňujúcu veľmi jednoduchý prenos záznamov medzi katalógmi knižníc. Je možné ju používať aj v systéme T Series (Tinlib). Všetky výhody tohto postupu je možné vyskúšať i na veľmi dobre známej báze dát Českej národnej bibliografie (ČNB). Táto báza dát bola prevedená do systému T Series a vo februári 1999 bola sprístupnená na serveri Univerzity Karlovej (UK). Používatelia systému T Series tak môžu využiť viac ako 300 tisíc záznamov českej vydavateľskej produkcie od 60. rokov do súčasnosti.

Státní vědecká knihovna v Českých Budějoviciach začala využívať záznamy Českej národnej bibliografie hneď od začiatku, to znamená od februára 1999, pre potreby retrokonverzie svojich fondov. S národnou bibliografiou sme mali už skúsenosti, v rokoch 1995 - 1996 sme tieto záznamy využívali v bežnej katalogizačnej praxi. Vtedy sme pracovali s mesačnými aktualizáciami ČNB na disketách. Postup pri preberaní záznamov však bol veľmi zložitý - predstavoval rad nasledujúcich krokov:

• export vybraných záznamov z ČNB do ISO 2709,
• konverzia dát z ISO 2709 do formátu systému T Series,
• oprava dát pred importom - vymazanie nepotrebných záznamov, prípadne ich častí,
• vlastný import celého mesačného súboru (vzhľadom na jeho veľkosť bolo nevyhnutné import robiť samostatne - v jednopoužívateľskom režime, čo znamenalo zastavenie práce),
• kontrola a oprava záznamov po importe. Obidva druhy opráv (pred aj po importe) si vyžadovali kvalifikovanú prácu systémového knihovníka.

Postupom času sa podiel práce, ktorú bolo treba urobiť pred a po importe, natoľko zvýšil, že sa úplne zotrela časová úspora pri katalogizácii. Nevýhody pri preberaní záznamov začali prevažovať nad výhodami, ktorými bolo ušetrenie práce katalogizátora a viacnásobné využitie už raz vytvoreného záznamu. Na účely bežnej katalogizačnej praxe bolo problematické aj pomerne veľké oneskorenie ČNB. Preto sme po necelých dvoch rokoch od tohto spôsobu využívania ČNB upustili. Bližšie informácie nájdete na adrese: http://www.cbvk.cz/~ hajkova/cnb98.htm.

Nová metóda downloadu väčšinu uvedených nevýhod odstraňuje. Obsluha je veľmi jednoduchá, vyžaduje len základnú znalosť práce s oknami vo Windows a znalosť katalogizácie v systéme T Series. Prebieha nasledujúcim spôsobom: katalogizátor má otvorené dve okná - v prvom je klient domáceho katalógu (napr. ŠVK) s možnosťou editácie a importu a v druhom klient vzdialeného katalógu (napr. katalóg so záznamami ČNB) s možnosťou exportu. V okne so vzdialeným katalógom (ČNB) sa vyhľadá požadovaný záznam a stlačením jediného klávesu sa vyexportuje a uloží na lokálny disk počítača katalogizátora. V okne s domácim katalógom (ŠVK) sa tento záznam naimportuje opäť pomocou jediného klávesu. Týmto spôsobom možno preberať záznamy jednotlivo alebo vo väčších súboroch. Záznam sa dopĺňa a opravuje už v domácom katalógu.

Aké sú výhody tohto postupu preberania záznamov ? Predovšetkým:

• download je veľmi jednoduchý (nie je potrebné žiadne zložité školenie), preto môže pomerne zložitú prácu spojenú s katalogizáciou vykonávať aj menej kvalifikovaný pracovník,
• racuje sa vždy s aktuálnou verziou katalógu, to znamená, že prípadné opravy alebo zmeny sa ihneď premietnu do katalógu,
• editácia a kontrola záznamov je možná okamžite po prenesení záznamu, čím sa veľmi obmedzilo poškodzovanie prístupových súborov autorít,
• je možné importovať, prípadne opravovať záznamy jednotlivo alebo vo väčších súboroch bez obmedzenia práce ostatných.

Česká národná bibliografia sa teda využíva na retrokonverziu fondu Státní vědecké knihovny v Českých Budějoviciach. V súčasnosti je prednostne spracovávaný tzv. živý fond - knihy, ktoré sa vracajú od čitateľov. Je stanovený nasledujúci postup: pracovník, ktorý sa podieľa na retrokonverzii, musí najprv skontrolovať, či daný titul už nie je v elektronickom katalógu uložený, prípadne či nie je obsiahnuté iné vydanie toho istého titulu. V takom prípade upravuje už existujúci náš záznam. Ďalším povinným krokom je konzultácia s bázou dát ČNB. Ak tu príslušný záznam nájde, prevezme ho a upraví. Úpravy spočívajú v porovnaní s našimi prístupovými súbormi autorít (autori a ostatní pôvodcovia, ďalej vydavatelia a edície). Porovnanie je vďaka overeniu, ktoré systém T Series ponúka, veľmi jednoduché. Ostatné údaje, ako napríklad údaje o zodpovednosti, fyzický opis, poznámky atď., možno nechať v pôvodnej podobe, aj keď v mnohých prípadoch nezodpovedajú používaným katalogizačným pravidlám AACR2R. Z daného záznamu je totiž zrejmé, že ide o prevzatý záznam - údaj o downloade je uvedený v poli Zdroj.

Okrem všetkých údajov menného popisu čiastočne využívame aj popis vecný, konkrétne údaj o MDT. Aj tu je nevyhnutné porovnanie so znakmi MDT používanými v našom systéme. Na pohľad zložitá kontrola uvedených údajov zabezpečí, že súbory našich autorít zostanú neporušené aj pri preberaní väčšieho počtu záznamov.

Pripojená tabuľka ukazuje počet využitých záznamov ČNB za obdobie február - september 1999.

Mesiac 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Spolu

Počet záznamov 64 416 692 513 259 344 356 523 3167

Práca na retrokonverzii bola negatívne ovplyvnená sťahovaním Knižnice pre mesto do nových priestorov a čiastočným pozastavením prác. Využili sme viac ako 3 tisíc záznamov ČNB, čo tvorí asi štvrtinu všetkých nových záznamov z retrokonverzie. (celkom bolo za obdobie 2-9/99 spracovaných viac ako 12 tisíc zväzkov).

ČNB nemožno využiť na retrokonverziu celého fondu ŠVK, ten je totiž tvorený aj literatúrou zahraničnej proveniencie vrátane slovenskej, ďalej publikáciami so skorším dátumom vydania a pod. Mnoho záznamov z ČNB nevyužívame z jednoduchého dôvodu - máme ich v katalógu spracované z predchádzajúceho obdobia. Tu možno len ľutovať, že tento spôsob získavania záznamov neexistoval už skôr.

Preberanie záznamov z ČNB znamená ďalšie zrýchlenie retrokonverzie. Overili sme si, že v prípade skúseného pracovaníka možno s použitím ČNB prácu na retrokonverzii urýchliť až o 30 %. Prax tiež ukázala, že aj v prípade väčších opráv záznamov je skutočne rýchlejšia oprava ako hľadanie požadovaných údajov a ich zapísanie. Súčasne sme si overili, že vďaka tejto metóde sa na retrokonverzii môžu podieľať aj pracovníci, ktorí nie sú veľmi skúsení v katalogizácii. ČNB v podobe katalógu v T Series sa tak stala významným pomocníkom pri retrokonverzii, prípadne pri retrokatalogizácii fondu knižnice. Možnosť využiť ČNB na serveri UK je však len jednou z možností. Systém T Series umožňuje preberanie záznamov kníh, článkov, seriálov a tiež záznamov menných autorít. Nič už teda nebráni tomu, aby sa jednotlivé knižnice používajúce tento systém navzájom dohodli na využívaní downloadu, a to nielen na retrokonverziu, ale aj katalogizáciu nových prírastkov.

Dúfajme teda, že sa azda blíži čas, keď bude každá kniha katalogizovaná len raz a ostatné knižnice záznam prevezmú...