1 Medzinárodné číslo technickej správy

Výskumné strediská, vzdelávacie a akademické inštitúcie aj priemysel publikujú vlastnú literatúru vo forme výskumných a technických správ. Ich snahou je poskytovať čo najrýchlejšie a najpodrobnejšie výsledky výskumu a získané údaje partnerom, zákazníkom a sponzorom. Výskumné správy, ktoré sa publikujú, sú obvykle určené na vnútorné použitie. V niektorých prípadoch sa však z týchto publikácií stali dobre organizované, verejne dostupné série.

So zámerom umožniť rýchlu a prehľadnú identifikáciu jednotlivých správ začali niektoré korporácie používať na ich označenie jednoduché typy sériových kódov, skladajúcich sa z  akronymu alebo skráteného názvu správy a poradového čísla. Tento kód sa stal číslom správy, ktoré sa citovalo v referenčných časopisoch a bázach údajov. Systém značenia však nebol jednotný a tak boli technické správy aj naďalej ťažko identifikovateľné a nedali sa jednoducho získať.

Na začiatku 80. rokov sa publikovala norma ISO o štruktúre a obsahu technických správ (ISO 5966) [1] a zároveň sa ukázala potreba medzinárodného číslovacieho systému. Pôvodná iniciatíva vyšla zo združenia NTIS (USA) v snahe zlepšiť dostupnosť technických správ a zaviesť poriadok a jednotnosť do identifikácie technickej (a tzv. sivej) literatúry. Systém sa v USA prijal pod názvom štandardné číslo technickej správy - Standard Technical Report Number (STRN) a upravil normou ANSI/NISO Z39.23 (1983, 1997). Koncom roku 1994 sa publikovala norma ISO 10444 : 1994, Information and Dokumentation - International Standard Technical Report Number (ISRN) [2]. Prijatím tohto dokumentu sa položili základy na vytvorenie medzinárodného systému identifikácie technických správ na princípoch podobných dobre fungujúcim a prijatým číslovacím systémom, ako sú ISBN a ISSN.

Medzinárodné štandardné číslo technickej správy - International Standard Technical Report Number (ISRN) je kód určený na jednotnú identifikáciu technických správ. ISRN poskytuje formát na tvorbu jedinečných, pritom kompatibilných čísel, ktoré sa používajú na organizáciu a lokalizáciu technických správ. ISRN je jednoznačný identifikátor špecifickej správy, ktorý sa prideľuje vždy iba jedinej správe. Základné pravidlá, činnosti, použitie a formát ISRN upravuje spomínaná medzinárodná ISO 10444 [2]. Túto medzinárodnú normu možno použiť ako na verejne šírené, tak aj na vnútorne využívané technické správy vrátane tých, ktoré sú na netlačených médiách.

V norme sa na účely registrácie ISRN definuje technická správa takto:

Technická správa je dokument, ”ktorý opisuje výsledky výskumu, prieskumu alebo iných štúdií a ktorý sa prvotne predkladá osobe alebo organizácii, pre ktorú sa prieskum vykonal alebo ktorá ho sponzorovala. Technická správa môže byť o  ľubovoľnom subjekte. Technické správy sa spravidla nezhotovujú na komerčné účely a nie sú obvykle dostupné na nižnom trhu. Technické správy sa publikujú zväčša nepravidelne, najmä ako súčasť sérií alebo ako samostatné monografie.”

S cieľom zaviesť organizovanú a medzinárodne prijatú metodiku na zabezpečenie prehľadu v tomto druhu literatúry, hoci sa nedistribuuje cez známe kanály, norma ISO 10444 podnecuje a upravuje používanie medzinárodného štandardného čísla technickej správy - ISRN. Pri návrhu normy sa zohľadnil doposiaľ jestvujúci systém číslovania technických správ. Čísla sa prideľujú pod záštitou autority ISO, prideľovanie je medzinárodne koordinované a dostupné a zaručila sa identifikácia a zabezpečenie dostupnosti jednotlivých dokumentov. Najmä v elektronickom prostredí sú stručné a jednoznačné identifikátory potrebné na označenie tých dokumentov, ktoré sa použili na účely správy autorských práv a z toho plynúcich prípadných poplatkov.

Číslovací systém ISRN predstavuje doplnok k jestvujúcim identifikačným systémom, ktoré využívajú agentúry a organizácie vydávajúce technické správy. Ak hodlajú organizácie prideliť aj číslo ISSN alebo ISBN, nie je dôvod tak neučiniť. Avšak technické správy ba mali mať na prvom mieste ISRN.

Kód ISRN sa skladá z troch skupín znakov (segmentov), ktoré predchádza skratka ISRN. Každý segment sa oddeľuje skupinovým oddeľovačom "--" (dvojitá pomlčka). Ako osobitnú časť možno k číslu ISRN pripojiť segment miestnych údajov.

Kód správy (Report Code) - prvý segment (povinný) v rozsahu 2 - 16 alfanumerických znakov. V tejto skupine sa identifikuje vydávajúca korporácia alebo organizácia. Môže tiež označovať podrozdelenie vydavateľskej organizácie alebo série, ktorej súčasťou je daná technická správa. Prvý znak kódu správy má byť veľké písmeno abecedy, statné znaky môžu byť abecedné alebo číselné. Jediným iným prípustným znakom v kóde správy sú druhotné oddeľovače (subdividers). Tieto možno použiť za prvými dvoma znakmi. Oddeľovačmi môžu byť lomka ”/” alebo pomlčka ”-”. Kód prideľuje agentúra, ktorá zároveň udržiava register referenčných záznamov.

Poradová skupina (Sequential group) - druhá skupina v rozsahu 1 - 7 numerických znakov na označenie poradového čísla správy, ktoré prideľuje vydávajúca organizácia. Poradová skupina sa oddeľuje od Kódu správy oddeľovačom ”–”. Poradová skupina (číslo je povinné) obsahuje poradové číslo, ktoré správe pridelila vydávajúca korporácia. Poradovú skupina možno rozčleniť na tri časti, ktorými sú rok, poradové číslo a identifikátor verzie. Jedine poradové číslo je povinné. V poradovej skupine možno použiť podobne ako v prvom segmente ISRN ako vnútorné oddeľovače lomku ”/” a pomlčku ”-”.

Kód krajiny (Country code) - je voliteľný segment identifikátora ISRN. Kód krajiny má označovať krajinu, v ktorej sa nachádza vydávajúca organizácia. Používa sa kód krajiny podľa normy ISO 3166 (alpha-2) [105].

Doplnok (Local Suffix) - alebo miestna prípona je štvrtá, voliteľná skupina, ktorú môže prideliť vydávajúca organizácia a využiť podľa vlastnej potreby na zakódovanie doplnkovej informácie, ktorá sa javí ako dôležitá (napríklad typ publikácie, typ média, domáce číslo, predmet, jazyk a podobne). Pred doplnok sa zapisuje znak ”–”, prípadne ”+” alebo ”&”. Miestna prípona nie je súčasťou kódu ISRN.

V jednotlivých skupinách možno na podrobnejšie pomocné vnútorné členenie kódu a po druhej (štvrtej?) číslici poradovej skupiny použiť lomku (najviac dva razy).

Súbežne s prideľovaním a registráciou identifikátorov sa vytvára báza referenčných záznamov pre register ISRN. Každý záznam v lokálnom registri má obsahovať najmenej:

- kód správy,

- dátum prvého použitia kódu alebo dátum vytvorenia záznamu,

- dátum ostatnej zmeny alebo doplnku záznamu v registri,

- kód krajiny,

Legenda:

Kód - kódové označenie poľa

P - údaj o povinnosti ("+" povinné, "=" vyplní MA ISRN)

MD - maximálna dĺžka poľa O - výskyt poľa (opakovanie)

Jednotný formát záznamu medzinárodnej referenčnej bázy metaúdajov vypracovala a rozvíja medzinárodná agentúra ISRN, ktorá udržiava centrálnu bázu údajov (medzinárodný register) a poskytuje programové vybavenie na správu regionálnych (národných) referenčných báz.

Činnosť celosvetového systému registrácie technických správ zabezpečuje sieť národných agentúr, ktorú koordinuje medzinárodná agentúra ISRN so sídlom vo FIZ Karlsruhe (uzol medzinárodnej siete STN). FIZ touto úlohou poverila pracovná skupina ISO-TC 46. Dohoda o registračnej autorite ”Agreement for Registration Authority” sa podpísala v decembri 1994. Adresa agentúry je nasledovná:

Medzinárodná agentúra ISRN (MA ISRN) koordinuje a podporuje činnosť siete národných/regionálnych agentúr (NA ISRN). Tieto agentúry sú zodpovedné za registráciu jestvujúcich a nových čísel správ (kódov správ) a na ich zasielanie do medzinárodného registra. Medzinárodná agentúra pomáha národným agentúram pri zaisťovaní formátov a pravidiel. Úlohou všetkých partnerov medzinárodnej siete ISRN je propagovať používanie ISRN v snahe, aby literatúra technických správ bola ľahšie dostupná na prospech celej vedeckej komunity.

Medzinárodná agentúra ISRN plní najmä tieto úlohy:

Medzinárodná agentúra si predsavzala napomáhať kooperáciu zdrojov medzi rôznymi národnými agentúrami s cieľom obmedzovať dvojitú prácu pri správe údajov.

V súčasnosti sa na pôde medzinárodnej agentúry skúma možnosť získania údajov pre medzinárodný register čísel správ z jestvujúcich referenčných nástrojov (abstraktové služby, bázy sekundárnych údajov, katalógy, online informačné zdroje), ktorý by mohol predstavovať základ na naštartovanie činnosti národných agentúr.

Medzinárodná agentúra zodpovedá za publikovanie a distribúciu týchto produktov:

• medzinárodný zoznam kódov správ,
• výstupy služby SDI a selektívne výbery podľa predmetu alebo iných kritérií,
• regionálne bázy údajov podľa požiadaviek národných agentúr v súvislosti s produkciou národných registrov a zoznamov kódov správ.

Tieto produkty sa budú distribuovať v tlačenej forme, vo forme CD-ROM alebo ako súbory údajov cez sieť.

Medzinárodná agentúra ISRN nedostáva podporu od ISO. FIZ Karlsruhe však hodlá poskytovať služby a produkty, ktoré však v žiadnom smere neovplyvnia využívanie ISRN.

Národné agentúry by nemali fakturovať za procedúry súvisiace s registráciou, ale môžu robiť doplnkové služby za úhradu. Typ publikácie "technická správa" nie je začlenená do vydavateľského obchodu. Spôsoby produkcie, oznamovania a distribúcie týchto správ sú značne rozdielne. Implementácia ISRN môže byť úspešná len vtedy, ak sa do nej zapoja organizácie, ktoré majú prvotný záujem na štandardizácii spracovania sivej literatúry.

Národné agentúry predstavujú väzby (linky, spojky) medzi organizáciami vydávajúcimi technické správy v danej krajine a medzinárodnou agentúrou ISRN. Rôzne typy organizácií môžu pôsobiť ako národné agentúry. V záujme dosiahnuť synergický efekt medzi ich primárnymi úlohami a registračnými úlohami, organizácie zapojené do sústreďovania sivej literatúry v danej krajine, prednostne ústredné organizácie by mohli pôsobiť efektívnejšie a ekonomickejšie ako národné agentúry.

Národné (alebo regionálne) agentúry ISRN sú zodpovedné za registráciu existujúcich a nových kódov správ, tak by mali udržiavať registre pridelených kódov správ. Národné agentúry by mali publikovať pokyny pre korporácie, ktoré vydávajú správy v súlade s normami ISO 10444 a ISO 5966 vo svojom štátnom jazyku.

Pridelené kódy správ sa majú zasielať do medzinárodného registra. Všetci uvažovaní účastníci by mali mať na mysli, že nezačínajú s čímsi novým. Kódy správ sú obvykle súčasťou korporatívnej identity vedeckovýskumných inštitúcií na celom svete. Čísla správ sa citujú v referenčných časopisoch a bázach údajov viac než 40 rokov (niektoré aj vo forme indexov). Normu ISO 10444 vypracovali odborníci z organizácií, kde bolo veľa skúseností s číslami správ, pričom sa v rámci možností do úvahy vzala aj súčasná prax.

Prvou úlohou národnej agentúry je vyhodnotiť a zozbierať jestvujúce kmene čísel správ. V najlepšom prípade bude treba nájdené čísla správ len mierne upraviť (napríklad doplnením o ISRN vpredu alebo zdvojením oddeľovacích pomlčiek). Jestvujúce kmene správ môžu byť kódmi používanými vydávajúcimi organizáciami, ale môžu byť aj vytvorené kódy používané v bázach údajov alebo katalógoch. Tieto dva rôzne typy treba ošetriť dvoma rôznymi spôsobmi, keď sa začne s registráciou. Vyhodnotenie na národnej úrovni má byť vykonané v úzkej spolupráci s medzinárodnou agentúrou. Medzinárodná agentúra bude asistovať národnej agentúre prispením k formátu a pravidiel.

Národné zoznamy kódov správ možno publikovať národnými agentúrami, ak je kmeň čísel správ overený medzinárodnou agentúrou.

Na úvod treba zdôrazniť, že na propagáciu a realizáciu medzinárodného systému ISRN sa vynaložilo nemálo času a prostriedkov. Už prvé reakcie na tlačové správy v zahraničí naznačili, že organizácie, ktoré vydávajú technické správy, majú záujem na organizovanom spôsobe registrácie kódov správ. Systém číslovania organizovaný ISO má výhodu pre všetky organizácie zapojené do produkcie alebo spracovania sivej literatúry, pre vedcov a ich inštitúcie, pre producentov báz údajov a  tiež pre knižnice a služby zasielania dokumentov. Spolupráca registrujúcej agentúry s producentmi informácií môže významne podporiť jej pozíciu vo verejnom a súkromnom informačnom sektore. Národné centrá patriace do siete ISRN teda môžu získať viaceré výhody. Od medzinárodnej agentúry dostanú bezplatne produkty a získajú metodickú podporu pri registračnej činnosti. Organizácia, ktorá prevezme úlohu národného strediska, sa bude propagovať v rámci zoznamu najznámejších korporácií pôsobiacich v rámci informačného trhu.

Medzinárodná agentúra odporúča takýto postup pri založení národnej agentúry:

• Medzinárodná agentúra ISRN prerokuje s vytypovanou knižnicou alebo národným informačnými a dokumentačným centrom možnosť a podmienky zriadenia národnej agentúry ISRN.
• Národná agentúra uzatvorí dohodu s Medzinárodnou agentúrou. V dohode sa stanovia vzájomné povinnosti a zodpovednosť, odsúhlasia sa formáty, postupy a technické špecifikácie základných registračných aktivít.
• Medzinárodná agentúra poskytne metodiku spracovania a opis štruktúry záznamu a výmenného formátu. Pri spracovaní lokálnych údajov možno použiť vlastné systémy a štruktúry záznamov, na požiadanie sa vykoná ich konverzia.
• Dohodne sa spôsob prenosu údajov na diskete, prostredníctvom FTP alebo elektronickej pošty.
• MA ISRN poskytne NA ISRN kópiu centrálnej bázy údajov, ktorá obsahuje všetky jestvujúce kódy správ. Báza sa poskytne národným agentúram v tlačenej forme alebo ako strojom čitateľný súbor údajov.
• Táto centrálna báza údajov sa využije na vybudovanie kontaktov národnej agentúry s organizáciami vydávajúcimi správy a bude základom na založenie a budovanie vlastného registra.
• Po vytvorení základného súboru autorizovaných a  overených kódov správ sa zašle národný register a jeho prírastky do medzinárodnej agentúry. Interval zmien je súčasťou dohody medzi MA ISRN a NA ISRN.
• Národná agentúra ISRN bude spolupracovať s producentmi báz údajov a propagovať používanie štandardných čísel ISRN podľa normy ISO 10444.
• Medzinárodná agentúra ISRN so sídlom vo FIZ Karlsruhe bude spolupracovať s partnermi z oblasti tvorby medzinárodných báz údajov s cieľom nájsť efektívny spôsob na vytvorenie základu registra ISRN. Register bude zrkadlom všetkých jestvujúcich čísel sérií a správ.

[1] ISO 5966:1982, Documentation - Presentation of scientific and technical

reports.

First edition 1982-03-15 (under revision)